Comment choisir son logiciel de recrutement ?
Mise en ligne le lundi 07, décembre 2020
Mise à jour le mardi 02 juillet 2024
Les 6 questions à se poser avant de choisir son logiciel de recrutement
Vous souhaitez vous équiper d’un outil de recrutement digital pour améliorer votre gestion du recrutement ? Mais comment choisir son logiciel de recrutement ? Logiciel ATS, CRM, SIRH, simple CVthèque en ligne ou logiciel on-premise à installer sur votre ordinateur… Les possibilités sont aussi nombreuses que variées ! Avant de jeter votre dévolu sur un outil de recrutement RH, il y a une checklist de questions que vous devez vous poser en interne, mais aussi au prestataire.
Pourquoi adopter un logiciel de recrutement ?
Dans cet article, nous donnons les clés pour bien choisir son logiciel de recrutement en ligne. Mais peut-être n’en êtes-vous pas encore à ce stade de votre réflexion sur votre stratégie de recrutement ? Avant de découvrir ensembles comment choisir son logiciel de recrutement, nous vous proposons donc de lire notre article dédié à la fameuse question “pourquoi s’équiper d’un logiciel de recrutement ?”
Pourquoi s’équiper d’un logiciel de recrutement ?
Ça y est ? Vous avez eu le temps de découvrir les intérêts et avantages d’un logiciel de recrutement RH ? Parfait ! A présent découvrons ensemble comment choisir le bon logiciel de recrutement en posant les bonnes questions !
Quel est mon besoin ?
Avant toute chose, vous devez définir votre besoin. Ça parait simple et évident… Et pourtant de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés dans leurs recrutements du fait de besoins et contraintes mal identifiés ! Pour ce faire, vous devez déterminer certaines informations clés qui vont par la suite orienter votre recherche d’outil de gestion du recrutement :
- Pourquoi ai-je besoin d’une (nouvelle) plateforme de recrutement en ligne ?
- Ai-je besoin d’un service de multidiffusion des offres d’emploi ? Si oui, sur quels jobboards ?
- De quel budget votre entreprise dispose-t-elle pour choisir son logiciel de recrutement ?
- Combien d’utilisateurs au sein de de votre entreprise (ou en externe) auront besoin d’un accès au logiciel de gestion du recrutement ? Et quels types de profils ? Managers, recruteurs, administrateurs DSI…
- A quel niveau et quelle fréquence d’accès est nécessaire pour ces utilisateurs ?
- L’outil doit-il s’adapter au fonctionnement interne de l’entreprise, ou dois-je changer l’organisation actuelle de mes équipes pour l’utilisation de l’ATS ?
En répondant à ces questions préliminaires, vous allez pouvoir déterminer quel type d’outil de gestion des candidatures correspond le mieux à vos besoins, à votre fonctionnement interne et à votre budget. Par exemple, vous saurez ainsi s’il est préférable d’opter pour un logiciel de recrutement SaaS (c’est-à-dire un logiciel accessible avec une simple connexion internet, sans installation préalable) ou un outil On-Premise (qui nécessite au contraire une installation sur les postes de chaque utilisateur-trice).Vous pourrez aussi déterminer à partir de ces informations quel type de logiciel de suivi du recrutement répond le plus à vos besoins. Par exemple, vous n’aurez pas forcément les mêmes fonctionnalités selon que vous choisissez un logiciel ATS, un CRM de recrutement ou encore un outil SIRH.
Quelles fonctionnalités sont indispensables ?
Multidiffusion des offres d’emploi sur plusieurs jobboards, création d’une CVthèque… La plupart des logiciels ATS proposent des fonctionnalités de base similaires et dont beaucoup sont automatisées pour vous faciliter la tâche. Toutefois, certains proposent des outils supplémentaires, ou parfois simplement une méthodologie différente, qui peut jouer dans la balance en fonction de vos besoins identifiés précédemment. Par exemple :
- Le sourcing: en plus d’une CVthèque, Beetween met à votre disposition une extension Google Chrome qui vous permet d’extraire les profils qualifiés que vous avez trouvé sur LinkedIn. En 2 clics, vous avez installé l’extension et importé un CV qualifié dans votre CVthèque ! Que vous soyez dans une démarche de chasseur de tête ou d’entretien d’un vivier de talents, le sourcing de candidats est indispensable. Il faut donc que votre logiciel de recrutement vous permette de qualifier rapidement et efficacement vos profils sourcés. Par exemple, si vous importez des CV dans votre CVthèque mais que vous n’avez pas la possibilité d’effectuer des recherches rapides pour les retrouver… Quelle est alors la plus-value de l’outil ? Avec le logiciel de gestion des candidats Beetween, vous pouvez utiliser la recherche booléenne pour retrouver en un clic toutes les informations liées à un candidat.
- L’import de CV: vous sourcez sur d’autres CVthèque et devez réimporter vos candidats dans votre outil de recrutement ? Il est alors essentiel de pouvoir les importer en masse rapidement et simplement, voire de façon automatique dans votre logiciel de recrutement. Beetween vous propose par exemple plusieurs options : import par e-mail, import direct par glisser-déposer, etc.
- La communication avec les candidats : (re)contacter les candidats est une des tâches les plus chronophages des recruteurs et recruteuses, et la plus importante ! Les logiciels ATS complets comme Beetween vous permettent d’optimiser la gestion de cette tâche si cruciale. Par exemple, Beetween agit comme un CRM de recrutement en vous permettant d’envoyer de véritables campagnes d’e-mail automatisées à plusieurs candidats simultanément, directement depuis l’interface ! Le temps que vous gagnez ainsi peut être mis à profit pour les relances téléphoniques et la gestion des entretiens d’embauche.
- Les statistiques de recrutement, ou reporting : c’est l’un des intérêts majeurs des outils de recrutement ! Tout votre processus de recrutement est centralisé dans un seul outil digital. Le nombre de CV reçus, les jobboards ou réseaux sociaux qui génèrent le plus de candidatures… Un logiciel pour recruteur comme Beetween vous permet ainsi de suivre l’intégralité de vos performances de recrutement, ce qui vous permet de piloter votre stratégie de recrutement de A à Z ! Par exemple, si vous remarquez qu’un des jobboards que vous utilisez traditionnellement ne génère en réalité que des candidatures non-qualifiées, vous pouvez alors rediriger vos annonces d’emploi sur des sites de recrutements plus pertinents.
Nous n’aborderons pas toutes les fonctionnalités qu’un logiciel de recrutement peut proposer. Beetween propose par exemple d’envoyer de façon automatique des questionnaires candidats, ou encore des vidéos de motivation pour remplacer les lettres de motivation, rarement lues et souvent peu pertinentes. Ce sont des outils supplémentaires qui vous permettent d’améliorer la phase de pré-sélection des candidats.L’essentiel n’est toutefois pas le nombre de fonctionnalités proposées, mais bien la corrélation entre celles-ci et vos besoins. Lorsque vous échangez avec des éditeurs de logiciels de recrutement, il est donc important que vous ayez une visibilité claire sur ces fonctionnalités, ce qui vous permettra de choisir le logiciel de recrutement le plus adapté à vos besoins.
Découvrez toutes les fonctionnalités Beetween
L’interface est-elle intuitive ?
Vous avez défini votre besoin et shortlisté une sélection de logiciels de recrutement qui proposent les fonctionnalités les plus adaptées ? A présent se pose la question de l’utilisation de ces outils. Le meilleur logiciel de recrutement n’est pas uniquement celui qui propose le plus de fonctionnalités. C’est aussi (et surtout) celui qui est le plus simple d’utilisation. Parce que vous si optez pour un logiciel de suivi des candidats pour gagner en efficacité, mais que in fine vous ne l’utilisez pas correctement… Alors vous n’avez peut-être pas choisi le bon outil ! Là encore, plusieurs éléments sont à prendre en compte pour juger de l’ergonomie d’un logiciel de recrutement :
- Un workflow clair et customisable : vous gérez plusieurs recrutements, qui sont eux-même constitués de plusieurs étapes. Lorsqu’un candidat postule, c’est votre rôle de lui faire traverser le processus de recrutement en déplaçant et en transmettant son CV à chaque étape. Il faut donc que ce tunnel de conversion du candidat soit simple, pratique à mettre en place et adapté à vos méthodes de travail.
- Un nombre restreint de clics : vous êtes amené à répéter les mêmes actions pour chaque recrutement, pour chaque candidat. Ces tâches doivent donc se faire le plus simplement et le plus rapidement possible, c’est tout l’intérêt de s’équiper d’un logiciel de recrutement ! Par exemple, s’il y a trop de manipulations à faire avant d’arriver sur le CV d’un candidat, alors votre logiciel de recrutement RH n’est peut-être pas suffisamment ergonomique.
- Interconnexion avec d’autres outils de recrutement: selon la taille de votre entreprise et le nombre de recrutements que vous effectuez dans l’année, vous pouvez potentiellement avoir besoin de plusieurs outils : un CRM pour concevoir votre vivier de talents, combiné à un ATS pour sourcer et recruter par exemple. Là encore, si vous devez naviguer entre plusieurs interfaces, ce sont des manipulations, des clics supplémentaires qui vous font perdre du temps. Beetween peut ainsi se connecter à vos outils de recrutement annexes pour simplifier votre quotidien !
- L’accompagnement : un logiciel RH, quelle que soit la typologie, est un outil dense qui est difficile à appréhender lors des premières manipulations. De plus, rares sont les entreprises capables de créer elles-mêmes leur propre outil de recrutement et de le gérer en interne. Les autres doivent donc passer par un prestataire externe, ce qui signifie qu’elles n’ont pas la main sur tout l’écosystème de l’outil. L’accompagnement de ce prestataire, en l’occurrence un logiciel ATS comme Beetween, est donc essentiel pour assurer une prise en main rapide, facile et en toute confiance de l’outil. Le support technique est-il réactif en cas de configuration, de bug ou de question d’utilisation ? Des formations à l’utilisation du logiciel sont-elles proposées pour faciliter la prise en main ? Beetween propose par exemple des formations avancées ou pour débutants tous les mois !
En savoir plus sur l’accompagnement Beetween
Que proposez-vous en termes d’expérience candidat ?
Nous l’avons vu, choisir un logiciel de recrutement pour optimiser vos processus de recrutement vous permet de gagner du temps sur les tâches répétitives pour vous concentrer sur la relation-candidat. La qualité de l’expérience candidat est primordiale si vous souhaitez transformer les talents en candidats, puis en collaborateurs fidèles. En effet, un profil qui n’est pas satisfait de son parcours candidat risque tout simplement… De le quitter en cours de route ! Alors comment faire pour offrir une expérience candidat positive ? Là encore, les outils de recrutement proposent plusieurs solutions :
- SMS de recrutement: nous avons évoqué plus tôt la possibilité d’envoyer des campagnes de diffusion d’e-mails avec Beetween, pour gagner du temps dans les relances des candidats, dans les mails de refus, etc. Mais Beetween propose aussi l’envoi de SMS aux candidats. C’est une fonctionnalité très intéressante pour l’expérience candidat puisqu’elle vous permet d’engager une conversation directe et privilégiée avec les profils retenus. Par exemple, vous pouvez envoyer un SMS de confirmation de date d’entretien. Vous avez l’assurance que l’information sera plus distribuée de manière beaucoup plus efficace que par e-mail, et le candidat en question bénéficiera d’une communication personnalisée.
- Dossier de candidature : un problème récurrent pour les candidats est le suivi de leur candidature. Quand vous traitez plusieurs centaines de candidatures pour plusieurs postes simultanément, il n’est pas toujours aisé de répondre à tous les postulants en temps et en heure… Certains logiciels vous offrent la possibilité de créer un dossier de candidature, consultable par les candidats. Grâce à celui-ci, les candidats peuvent connaître à tout moment l’état de leur candidature, et leur position dans le processus de recrutement.
- Site carrière: tous les logiciels de recrutement ne proposent pas la conception d’un site carrière. Mais c’est pourtant une composante essentielle de votre stratégie de recrutement. Il constitue la “porte d’entrée” de votre entreprise pour les candidats, en plus d’être une véritable vitrine pour votre marque employeur. Non seulement il permet de rendre vos offres d’emploi plus visibles et facilement identifiables, mais il ajoute aussi une dimension marketing RH à ces dernières. Sur une page carrière, vous pouvez créer des contenus qui expliquent, décrivent votre société, les postes proposés, l’ambiance de travail, les engagements de l’entreprise, etc.
En savoir plus sur les sites carrières Beetween
Votre logiciel de recrutement est-il conforme au RGPD ?
Depuis 2018, toutes les entreprises européennes doivent appliquer les consignes du RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, en matière de collecte et traitement des données personnelles. Par essence, un logiciel ATS, un CRM de recrutement et tout autre outil de recrutement a pour vocation la collecte de telles données, puisqu’ils centralisent les CV et candidatures que reçoit votre entreprise. Il est donc essentiel que le logiciel avec lequel vous souhaitez collaborer soit en totale conformité avec le RGPD, et facilite au maximum la collecte, le traitement, la diffusion (auprès de vos clients si vous travaillez pour un cabinet de recrutement par exemple), la modification et la suppression de toutes les données personnelles contenues dans votre base de données.
Découvrez comment Beetween sécurise vos données
Quelle durée de mise en œuvre ?
Nous arrivons dans les dernières étapes du choix d’un logiciel de recrutement. Reprenons votre shortlist de logiciels. En combien de temps peuvent-ils configurer vos accès ? S’il y a un logiciel On-Premise dans la liste, comment l’éditeur du logiciel compte-t-il procéder à l’installation de l’outil sur tous les postes ? L’avantage d’un logiciel en SaaS est justement qu’il ne nécessite aucune installation, donc vous pouvez potentiellement avoir accès très rapidement à l’outil et ses fonctionnalités. Toutefois, la mise en place d’un tel outil sous-entend plusieurs questions subsidiaires :
- Une reprise des données est-elle prévue ? Si vous ne souhaitez pas repartir de zéro, c’est essentiel !
- A propos des données, l’outil est-il conforme au RGPD ? Lorsque vous récoltez les données personnelles des candidats, le traitement de ces données entre évidemment dans le cadre de la réglementation européenne sur le traitement des données personnelles.
- Quel degré de personnalisation ? Si vous avez demandé des développements spécifiques ou encore la connexion de l’outil avec des applications tierces (comme un CRM par exemple), cela peut rallonger la durée de mise en œuvre de votre tout nouveau logiciel de recrutement.
A quel prix ?
Enfin, la dernière question évoquée dans cet article est peut-être la plus importante : pour quel prix ?
Rien qu’en France, les acteurs du marché du logiciel de recrutement sont aussi nombreux que variés. Vous trouverez des outils gratuits (en Freemium), des outils spécialisés sur certains secteurs d’activités, des logiciels spécialisés dans une seule fonctionnalité ou au contraire proposant une très large palette d’options gratuites ou payantes… Il peut alors être compliqué d’y voir clair tant les modèles de pricing varient. Sur certains sites vitrines, les tarifs ne sont d’ailleurs pas indiqués ! Dans vos échanges avec votre shortlist de logiciels, veillez à bien demander le détail de leurs propositions tarifaires :
- Quel modèle de pricing ? : souvent les éditeurs de logiciels proposent des offres packagées. N’hésitez pas à demander le détail de chaque package : quelles fonctionnalités, nombre de licences utilisateurs, nombre de multidiffusions, nombre de jobboards accessibles, etc.
- Quel coût global : installation, configuration de vos comptes, création d’un site carrière, options payantes supplémentaires, formation… Vérifiez bien le coût global d’un partenariat avec un logiciel ATS.
- Quelle durée d’engagement ? : c’est l’évidence même, vous ne paierez pas le même prix selon que vous vous engagez au mois, à l’année, ou pour 3 ans. Avant même de vous engager, avez-vous la possibilité de tester l’outil ? Ceci vous permettrait de vous faire un avis concret sur l’adéquation de l’outil avec vos besoins.
Chez Beetween, nous avons choisi de faire les choses de manière simple et claire : nous partons de vos besoins afin de déterminer l’offre la plus adaptée? Quels que soient vos besoins : nous y répondons !
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