Les outils de gestion d’entreprise et des Ressources Humaines et leurs avantages
Mise en ligne le lundi 16, octobre 2023
Mise à jour le vendredi 16 février 2024
Vous le savez, la gestion des ressources humaines est un élément clé du succès de toute entreprise. Elle englobe toutes les activités liées à la gestion, au développement et à l’optimisation du capital humain de l’organisation. En d’autres termes, la gestion des ressources humaines concerne la façon dont une entreprise recrute, forme, motive, gère et retient ses salariés. Pour soutenir ces activités cruciales, de nombreux outils pour gérer le recrutement et autres logiciels de gestion d’entreprise existent. Conçus pour simplifier et automatiser les processus RH, ils vous permettent de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Plongeons ensemble dans l’univers merveilleux des différents logiciels de gestion d’entreprise et de ressources humaines, des solutions puissantes conçues pour simplifier et améliorer la gestion de votre organisation tout en renforçant votre position d’employeur de choix.
Les outils de gestion d’entreprise et des Ressources Humaines et leurs avantages
A quoi sert un logiciel de gestion d’entreprise ?
On ne le dira jamais assez : vous, professionnels RH, jouez un rôle vital dans la création d’un environnement de travail favorable, où les employés se sentent valorisés et compétents ! Cela a un impact direct sur la productivité, la satisfaction client et la rentabilité de votre entreprise. Or, comme le dit un super héro bien connu (🕸️)… “Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités” ! Et nécessite de nombreuses tâches à réaliser chaque jour pour en assurer le bon fonctionnement. Et à cet égard, un outil de gestion RH peut grandement vous faciliter la tâche, de la publication de votre offre d’emploi à l’embauche du candidat !
Les 4 verticales des logiciels de gestion RH
Première question et pas des moindre : qu’est-ce qu’un bon logiciel de gestion d’entreprise ? Si les meilleurs logiciels de gestion d’entreprise diffèrent dans le fond et parfois dans la forme en fonction de leur spécialité, ils se rejoignent pourtant sur quatre points :
- Ils offrent une expérience fluide pour gérer tous les processus internes, idéalement du suivi des emplois à la gestion des équipes.
- Ils permettent de mettre en place une stratégie efficace en accord avec les valeurs de l’organisation.
- Ils vous aident à gagner du temps en automatisant de nombreuses tâches professionnelles.
- Ils mettent à votre disposition un tableau de bord qui résume vos tâches et missions en cours, ainsi que celles à venir.
La centralisation des informations
Les logiciels de gestion d’entreprise vous permettent ainsi de centraliser et de rationaliser de nombreuses tâches comme :
- la comptabilité
- la gestion des ressources humaines (SIRH),
- la gestion des stocks,
- la gestion des plannings (ERP),
- les entretiens annuels,
- Et bien plus encore.
En automatisant des processus fastidieux, ces outils vous font gagner un temps précieux et réduisent les risques d’erreurs humaines. Par exemple, un logiciel de comptabilité peut automatiser la création de rapports financiers, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées sur la santé financière de votre entreprise.
👉 Mettons que vous dirigez une société de vente en ligne. Avec un logiciel de gestion d’entreprise, vous pouvez suivre vos ventes, gérer les stocks en temps réel et automatiser la facturation, ce qui vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise plutôt que sur des tâches administratives fastidieuses.
L’optimisation des opérations RH
Globalement, les logiciels de gestion d’entreprise sont des alliés puissants pour tout entrepreneur ou gestionnaire souhaitant optimiser les opérations de son entreprise. Ils simplifient les processus, réduisent les erreurs et améliorent l’efficacité globale. Mieux encore, ils proposent des solutions afin de répondre aux besoins spécifiques des entreprises, peu importe leur taille et leur secteur d’activité. Car oui, ces outils peuvent être adaptés à des industries et des entreprises de tailles variées : TPE, PME, grande entreprise, si elles ont des besoins différents, toutes cherchent néanmoins à s’implanter durablement dans le paysage. Et c’est tout ce qu’on leur souhaite !
Parmi les fonctionnalités les plus recherchées chez un logiciel de gestion d’entreprise, on trouve :
- la gestion des finances,
- une assistance comptable,
- la gestion de projet,
- la gestion des ressources humaines (sélection candidat, formation, et suivi des tâches d’un salarié, entre autres)
- la gestion des stocks,
- la gestion de la relation client (CRM)
- et bien plus encore.
👉 Par exemple, si vous dirigez une agence marketing, un logiciel de gestion de projet vous aidera à planifier, suivre et exécuter efficacement les campagnes de vos clients quand une entreprise de construction cherchera plutôt un logiciel de gestion de projet qui permet de suivre les délais, les budgets et les ressources pour chaque chantier. Cela garantit une exécution en douceur des projets, évitant au maximum les retards coûteux.
Suivi administratifs : Les outils de gestion RH et leurs avantages
Gestion facilitée des candidatures
La gestion des candidatures peut être une tâche ardue, surtout lorsque de nombreuses candidatures affluent. Un logiciel pour gérer les ressources humaines simplifie ce processus en permettant aux entreprises de publier des offres d’emploi en ligne sur diverses plateformes, facilitant ainsi leur diffusion auprès d’un large public. Par exemple, avec un logiciel ATS (Applicant Tracking System) adapté et complet tel que Beetween, vous pouvez diffuser vos offres sur plus de 180 jobboards en un seul clic, ce qui vous permet d’atteindre rapidement un vaste pool de candidats potentiels pour vos postes à pourvoir.
Et ce n’est pas tout : une fois les candidatures reçues, ces outils permettent de trier, de filtrer et de classer les candidats en fonction de différents critères prédéfinis, directement dans votre cvthèque personnalisée. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les profils qui correspondent le mieux à vos besoins, et pour quel emploi. Par exemple, vous pourriez rechercher des candidats ayant une expérience spécifique dans un métier donné ou possédant des compétences clés sur un poste précis.
En savoir plus sur la fiche candidat
👉 Imaginons que vous soyez un recruteur travaillant pour une entreprise de technologie à la recherche d’un développeur Python expérimenté. Grâce à un logiciel de gestion RH adapté, vous pouvez facilement filtrer les candidats en fonction de leurs expériences en Python, de leurs projets antérieurs et d’autres critères pertinents. Cela vous permet de créer rapidement une shortlist des candidats les plus qualifiés.
En outre, ces outils vous aident à créer des profils complets pour chaque candidat, en répertoriant leurs compétences, leur expérience professionnelle, et d’autres informations pertinentes. Cela simplifie le processus d’évaluation et de comparaison des candidats, ce qui est essentiel pour prendre des décisions éclairées en matière de recrutement.
Bref, un bon outil de gestion des ressources humaines, c’est celui qui est simple d’utilisation, facile à comprendre, qui propose le bon module (paie, congés, …), et qui simplifie considérablement la gestion des candidatures, vous permettant de gagner du temps et de prendre de meilleures décisions !
Automatisation des tâches RH récurrentes
En plus de simplifier la gestion des candidatures, les outils de gestion des ressources humaines peuvent automatiser de nombreuses tâches administratives qui consomment une grande partie de votre temps. Gestion des congés, paie, gestion des avantages sociaux des collaborateurs, et même la communication avec les candidats : grâce à ces outils de gestion RH, votre quotidien ne sera plus jamais pareil. (comprendre : bien meilleur !).
Gestion des congés automatisée
La gestion des congés peut être une tâche fastidieuse, en particulier dans les entreprises comptant de nombreux employés. Les meilleurs outils de gestion des ressources humaines permettent d’automatiser ce processus, en permettant aux employés de soumettre leurs demandes de congé en ligne. Le système peut ensuite gérer automatiquement les approbations, le suivi des soldes de congés et la planification pour garantir une gestion efficace des ressources humaines, qui s’adapte à votre organisation interne.
Automatisation de la paie
La paie est une mission commune à toute entreprise, mais elle peut être complexe en raison des calculs fiscaux, des déductions et des avantages sociaux. Les logiciels de gestion des ressources humaines automatisent ce processus en calculant automatiquement les salaires de vos collaborateurs, les taxes et les déductions, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs humaines. Ainsi, ces outils calculent automatiquement ces déductions en fonction des règles de l’entreprise à ce sujet, et génèrent les fiches de paie pour chaque employé, garantissant ainsi une paie précise et conforme. Fini les casse-tête pour rédiger les fiches de paie !
Communications automatisées avec les candidats
L’automatisation va au-delà de la gestion interne des ressources humaines. Certains outils permettent également d’automatiser la communication avec les candidats en envoyant des notifications, des rappels d’entretiens et même des SMS directement depuis la plateforme.
Par exemple, vous avez prévu un entretien avec un candidat, mais vous devez confirmer l’heure et la date. Au lieu de passer du temps à appeler ou à envoyer des e-mails, vous pouvez tout simplement utiliser l’outil de gestion des ressources humaines pour envoyer automatiquement un SMS au candidat, lui demandant de confirmer sa disponibilité. Cela accélère le processus de communication et réduit le risque de rendez-vous manqués. Ce qui n’est pas rien dans un quotidien chargé comme le vôtre !
Ces quelques exemples (il y en un tas d’autres !) illustrent parfaitement comment ces outils peuvent transformer la manière dont vous gérez les aspects administratifs de votre travail, en vous libérant du temps pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques et centrées sur les candidats.
Suivi des performances : les outils de gestion RH et leurs avantages
Suivi des performances
Parmi les avantages essentiels des logiciels de gestion des ressources humaines, il ne faut pas négliger leurs capacités desuivi des performances. Ces fonctionnalités permettent d’évaluer et de gérer les employés de manière plus efficace, de planifier leur développement, et bien sûr, d’analyser les performances de vos processus de recrutement. Examinons en détail comment ces outils facilitent le suivi des performances en arrosant le tout d’exemples bien concrets ! 🍾
Évaluation des performances des employés
Les logiciels de gestion des ressources humaines offrent des fonctionnalités de suivi des performances qui permettent de suivre, d’évaluer et de documenter les performances de chaque employé. Vous pouvez définir des objectifs, suivre les progrès, et évaluer les réalisations à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI). Cette fonctionnalité est essentielle pour favoriser la croissance professionnelle de vos collaborateurs : les nouveaux, comme les anciens !
Mettons que vous soyez un responsable des ressources humaines dans une entreprise de vente au détail. Vous utilisez un logiciel de gestion des ressources humaines pour suivre les performances de vos équipes commerciales, et plus précisément de vos vendeurs. Vous avez défini des objectifs de vente mensuels pour chaque vendeur. Et bien un bon logiciel de gestion RH vous permettra de suivre leurs ventes en temps réel ! Grâce à cette fonction, vous pouvez identifier les vendeurs les plus performants et les récompenser en conséquence, tout en offrant un soutien supplémentaire à ceux qui ont besoin d’améliorer leurs performances.
Analyse des performances de vos recrutements
Une autre facette cruciale du suivi des performances concerne l’évaluation de vos processus de recrutement. Les logiciels de gestion RH, en tous cas les meilleurs, vous permettent de collecter et d’analyser des données pertinentes sur le recrutement, vous donnant ainsi un aperçu clair de l’efficacité de vos efforts de recrutement.
Supposons que vous dirigiez le service des recrutements au sein d’une entreprise technologique. Vous utilisez un logiciel de gestion des ressources humaines pour analyser les performances de votre recrutement. Grâce à cet outil, vous pouvez :
- Savoir combien de candidatures vous avez reçues pour chaque poste à pourvoir.
- Identifier quel jobboard a généré le plus de candidatures et évaluer si ces dernières correspondent aux critères.
- Analyser la source de vos candidats shortlistés : proviennent-ils de jobboards, de votre programme de cooptation, de votre site carrière, du sourcing, ou d’autres canaux ? Cette information vous aide ainsi à réaffecter efficacement votre budget de recrutement et à affiner votre stratégie de recherche de candidats.
Voilà comment le logiciel de gestion des ressources humaines vous donne un aperçu précieux de vos performances en matière de recrutement, vous permettant d’ajuster votre approche pour attirer les meilleurs talents.
Vous l’aurez compris, la gestion des ressources humaines est un pilier essentiel du succès de votre entreprise, et ce, à tous les niveaux. Les outils de gestion des ressources humaines simplifient les processus RH, ce qui vous permet de vous concentrer sur la création d’un environnement de travail favorable et sur le développement des compétences de vos employés tout en vous facilitant la tâches au quotidien, notamment en automatisant vos tâches les plus chronophages. Et enfin, un bon outil de gestion RH, c’est celui qui vous permet d’analyser vos performances de recrutement afin de réorienter votre stratégie : développer ce qui fonctionne, et cesser de mettre vos efforts sur les tâches qui ne donnent pas ou peu de résultats. Alors certes, ces outils peuvent avoir un coût. Mais ne dit-on pas que la fin justifie les moyens ? 😉
