Comment optimiser les coûts de recrutement ?

Mise en ligne le jeudi 10, novembre 2022

Mise à jour le mercredi 27 septembre 2023

By Camille Bataille, Content Manager

6 conseils pour optimiser vos coûts de recrutement
Jobboards, recruteurs, infrastructures… vous n’êtes pas sans savoir que tout recrutement génère des frais ! Sans compter qu’un recrutement raté peut coûter encore plus cher à votre entreprise…

Pour vous aider à y voir plus clair, Bonnes pratiques RH revient sur les différentes astuces pour optimiser vos coûts de recrutement !

Privilégiez vos ressources internes pour réduire vos coûts de recrutement

Créez votre propre vivier de talents

Avant de vous lancer dans une procédure de recrutement coûteuse, pensez à utiliser votre propre vivier de candidats ! C’est une ressource qui vous permettra à terme de réduire vos coûts de recrutement de manière significative, à condition de mettre en place une stratégie de sourcing efficace. Pour ce faire, pensez à définir clairement :

• la rédaction et le positionnement des offres d’emploi : fournir le plus d’informations possible sur le poste, l’entreprise, le déroulé des entretiens etc. ;
• les canaux de recrutement à utiliser pour diffuser vos annonces, en fonction des profils ciblés : jobboards, sites d’emploi, réseaux sociaux professionnels etc. ;
• les outils à utiliser pour collecter les CV.
• etc.

Toutes ces étapes serviront à préciser vos actions de sourcing pour gagner du temps et par conséquent minimiser vos coûts de recrutements. Par exemple, si vous diffusez une annonce pour un poste de Cadre de Santé, vous avez tout intérêt à diffuser en priorité votre annonce sur l’APEC ou Cadremploi, plutôt que de multiplier les diffusions sur différents jobboards. Ce choix correspond davantage à votre public cible et vous permet par la même occasion d’économiser des frais de diffusion sur les autres jobboards. De la même façon, une offre d’emploi complète et détaillée vous permet de prévenir certaines incompréhensions et d’éviter, dans une certaine mesure, de recevoir trop de candidatures hors sujet. Puisqu’il y aura toujours une part de profils qui ne correspondront pas au poste, autant éviter d’en rajouter une couche avec une annonce incomplète !

Au fur et à mesure des recrutements, un sourcing efficace vous permet de créer votre propre vivier de talents, auquel viennent s’ajouter vos anciens collaborateurs (stage, alternance, CDD), mais aussi des CV que vous n’avez pas retenu lors de précédents recrutements. Sans compter que parmi ces candidatures non retenues, certaines sont passées à deux doigts de la sélection ! C’est ce qu’on appelle le phénomène du “silver medalist”. Parmi les CV reçus, on trouve souvent plus d’un profil pertinent mais on ne peut en retenir qu’un… La perle rare de vos futurs recrutements se cache peut-être parmi ces silver medalist !

Encouragez le recrutement participatif

Vos collaborateurs sont les mieux placés pour véhiculer les valeurs de votre entreprise et recommander des candidats qualifiés auprès de vos recruteurs .

C’est le principe de la cooptation (ou recrutement participatif), qui s’applique aussi bien au recrutement en interne qu’au recrutement en externe !

Vos salariés peuvent ainsi recommander d’anciennes relations professionnelles dont ils connaissent le potentiel, mais aussi d’actuels collègues qui souhaiteraient évoluer dans leurs fonctions au sein de votre entreprise. Bien évidemment, ce type de recrutement ne se passe pas du concours des recruteurs, mais il a le mérite de vous faire gagner du temps et d’économiser des coûts de recrutement supplémentaires, à condition de bien définir vos attentes auprès de vos collaborateurs.

Dans la pratique, il existe différentes façons de développer la cooptation :

• encourager vos collaborateurs à partager les offres d’emploi sur leurs réseaux ;
• mettre en place une politique de cooptation rémunérée ;
• mettre en place des programmes d’ambassadeurs.

Au bout du compte, la cooptation vous permet de supprimer certains intermédiaires de recrutement tels que le sourcing de candidats ou la diffusion sur des jobboards payants, puisque vous ne passez pas par la rédaction et la diffusion d’une offre d’emploi. Les économies réalisées vous permettent par exemple de consacrer plus de moyens à la préparation des entretiens ou simplement d’alléger vos coûts de recrutement.

Améliorez la gestion de votre base de données pour optimiser vos coûts de recrutement

Automatisez la gestion des CV

Difficile de parler de recrutement sans évoquer la gestion des candidatures. C’est une étape qui fait partie intégrante du quotidien de toute entreprise, à plus ou moins grande échelle. Tout au long de vos recrutements, vous êtes amenés à gérer un grand nombre de CV qu’il va falloir trier et classer pour faire votre choix.

Le meilleur moyen d’exploiter cette mine d’informations et de candidats qualifiés, c’est de créer une CVthèque centralisée ! Il existe à ce propos des outils qui vous permettent de regrouper toutes les données récoltées afin de retrouver rapidement et simplement les CV pertinents. Par exemple, c’est le propre des logiciels de gestion des candidatures, aussi appelés ATS pour “Application Tracking System”. Au lieu d’ajouter manuellement toutes les candidatures dans un tableau excel, ces derniers vous permettent de centraliser, trier, classer et exploiter votre vivier de talents depuis une seule et même plateforme. En simplifiant la gestion de votre vivier de candidats, vous optimisez ainsi vos coûts de recrutement !

Analysez vos processus et datas RH

Dans une logique d’amélioration des processus, il est primordial de trier et d’analyser les informations reçues sur les différents candidats : compétences, expériences, secteur géographique, disponibilité, prétentions salariales, etc. Mais cette étape ne vous sera d’aucune utilité si vous ne décomposez pas vos actions afin d’évaluer leur efficacité.

Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, les coûts de recrutement pour votre entreprise sont multiples :

• Le coût humain : les managers (qui expriment le besoin d’un nouveau collaborateur), les chargés de recrutement (qui prennent en charge les recrutements), la Direction des Ressources Humaines (qui encadrent la procédure de recrutement) etc.
• Le coût des outils de recrutement : systèmes d’information de gestion des ressources humaines (SIRH), logiciels de gestion des candidatures (ATS), sites d’emploi, réseaux (LinkedIn Recruiter etc.), tests de recrutement etc. ;

Il est donc nécessaire de prendre du recul sur vos besoins, les outils utilisés et les résultats obtenus afin d’adapter votre budget de recrutement et votre stratégie globale.

Est-il pertinent pour vous d’utiliser tel ou tel canal de recrutement ?Quels jobboards correspondent le plus à vos besoins ?Les moyens humains que vous déployez sont-ils en adéquation avec vos besoins réels ?

Toutes ces questions sont cruciales puisqu’elles vous permettent d’optimiser vos frais de recrutement en gardant uniquement les outils qui fonctionnent et en supprimant les coûts inutiles. Vous pouvez par ailleurs utiliser différents indicateurs de performance qui vous aideront à évaluer vos recrutements dans le détail :

• Le nombre de C.V. reçus ;
• Le nombre de candidatures reçues en fonction du canal de recrutement : afin d’évaluer l’efficacité des différents leviers ;
• La durée des campagnes de recrutement ;
• Le taux d’acceptation des offres ;
• Le coût de l’embauche : coût global par rapport aux profits réalisés ;
• La qualité de l’embauche : satisfaction des managers et de la nouvelle recrue ;
• La qualité de l’expérience candidat : satisfaction des candidats.

Investissez dans des technologies d’acquisition pour rationaliser vos coûts de recrutement

Optimisez vos processus de recrutement grâce à un ATS

Il existe aujourd’hui un certain nombre d’outils qui vous permettent de rationaliser vos processus de recrutement en automatisant certaines tâches administratives. Un gain de temps non négligeable qui s’articule avec une réduction de coûts de recrutement tels que la pré-sélection des profils.

C’est une chose de créer un vivier de talents, mais c’en est une autre d’identifier parmi ces profils les candidats qui matchent avec les compétences que vous recherchez. Sélectionner les meilleurs profils n’est pas une mince affaire quand on reçoit une grande quantité de CV ! Sans compter que c’est une tâche particulièrement chronophage…

Pour pallier à ces difficultés, les logiciels de suivi de candidats (ATS) vous permettent d’automatiser un certain nombre de tâches administratives :

• Poster des annonces sur votre site carrières ;
• Multidiffuser une annonce sur différents jobboards (quand votre ATS intègre l’option de multidiffusion) ;
• Collecter les CV et les candidatures spontanées ;
• Assurer le traitement des candidatures ;
• Travailler en équipe sur un outil commun ;
• Identifier les profils qualifiés et entretenir un vivier de talents ;
• Gérer le suivi des processus de recrutement ;
• Organiser des entretiens (en fonction de votre ATS, des modules de vidéo différés peuvent être ajoutés).

L’utilisation d’un logiciel ATS permet de réduire de manière significative le temps de traitement des CV et d’autres tâches chronophages telles que la multidiffusion des offres d’emploi. Par exemple, la publication d’une annonce d’emploi sur chaque site de recrutement prend en moyenne 20 à 30 minutes par recruteur, contre 5 minutes avec un logiciel ATS.

Aujourd’hui, l’ATS n’est plus uniquement réservé aux grosses entreprises ! Il existe différentes formules aux coûts modulables qui s’adaptent aux différents besoins du marché : ATS intégrés dans un logiciel RH, ATS avec fonctionnalités additionnelles, ATS sur mesure etc. Le coût reste, certes, plus élevé que la traditionnelle feuille excel, mais la fluidité et le gain de temps sont considérables lorsque vous devez gérer un nombre élevé de CV !

Boostez votre marque employeur pour capter et fidéliser les talents

Oui, la marque employeur peut vous faire économiser de l’argent ! On ne le répétera jamais assez, c’est un facteur essentiel de la réussite de vos recrutements. Elle reflète l’image que renvoie votre entreprise à vos collaborateurs et prestataires, mais aussi à vos candidats potentiels.

Quel est le lien entre votre marque employeur et votre budget de recrutement ?

Premièrement, des collaborateurs heureux sont les meilleurs ambassadeurs de votre marque employeur, et deuxièmement, des collaborateurs satisfaits ne vont pas voir ailleurs ! C’est donc un bon moyen de limiter le turn over dans vos équipes et d’éviter des coûts de recrutement inutiles. Une image de meilleure qualité et des conditions de travail agréables permettraient ainsi de diminuer de 28% le turnover dans votre entreprise (source : Happy to meet you).

Par ailleurs, 95% des candidats se renseignent sur votre entreprise avant de postuler ! (source : Viadeo). Soigner votre image vous permet donc de rassurer les talents et de les encourager à postuler.

Mais une marque employeur cohérente c’est aussi une expérience candidat efficace ! Lorsque que vous mettez en place une stratégie coûteuse pour recruter des candidats qui abandonnent la procédure en cours de route, il faut tout recommencer à zéro et la perte de temps se répercute indéniablement sur les coûts de recrutement d’un salarié. Pour éviter certains écueils, il est donc crucial de soigner l’expérience candidat en communiquant, y compris avec ceux que vous ne retenez pas, afin de capitaliser sur chaque profil et d’anticiper de futurs recrutements.

Le site carrière comme support de recrutement

Aujourd’hui, pour construire une marque employeur cohérente, il est devenu presque indispensable de créer un site carrière. Vitrine de votre marque employeur, ce canal de recrutement à part entière joue un rôle majeur dans l’attraction des talents, à condition d’y publier des informations pertinentes pour vos candidats.

Le site carrière a un coût de production, certes, mais il vous permet de à terme de fluidifier vos processus de recrutement en proposant une véritable plateforme de candidature sur laquelle vous pouvez publier vos offres d’emplois mais également faciliter l’acte de candidature spontanée. Or, ces dernières allègent considérablement votre budget de recrutement en réduisant notamment vos frais de recherche de candidats.

By Camille Bataille, Content Manager

Véritable food trotteuse et grande amoureuse des livres, quand je n'écris pas sur l'univers RH, je partage mon temps entre le marque-page et la fourchette !🍴