Solution de recrutement : le guide complet pour 2024
Mise en ligne le lundi 16, octobre 2023
Mise à jour le jeudi 14 mars 2024
La gestion des ressources humaines implique toute une panoplie de compétences organisationnelles, car elle est confrontée à de multiples défis : satisfaction des employés, gestion efficace des tâches administratives, établissement d’une communication interne solide, application des règles édictées par les dirigeants, ou encore purement et simplement gestion des candidatures. Et bien les solutions RH conçues pour cette gestion, également connues sous le nom de Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH), ou encore logiciel de recrutement ont la capacité de s’adapter à la nature et aux besoins spécifiques de n’importe quelle entreprise et conventions collectives. Dans cet article, découvrez pourquoi la mise en place d’un tel dispositif est aujourd’hui devenue incontournable et comment ces solutions de recrutement permettent d’améliorer vos process de recrutement.
Préambule : qu’est ce qu’une solution de recrutement ?
Solution RH : Définition
Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH), logiciel de Gestion du Capital Humain (GCH), logiciel RH, système de ressources humaines, logiciel ATS, CRM… Tant d’acronymes pour un seul objectif : automatiser un maximum de tâches liées à la gestion des Ressources Humaines.
Toutefois, bien que ces solutions de recrutement partagent le même objectif, leurs modes de fonctionnement et leurs domaines d’application peuvent varier considérablement.
Une solution RH, ou Solution de Ressources Humaines, est un ensemble intégré de logiciels, d’outils et de processus conçus pour aider les entreprises à gérer efficacement leur capital humain et donc optimiser et améliorer le processus de recrutement à chaque étape. En somme, la plupart de ces solutions RH sont dédiées à l’automatisation d’un des processus parmi quatre domaines d’actions majeurs :
- la rémunération,
- le suivi administratif,
- la gestion du personnel,
- la gestion des talents.
Il arrive même que certains logiciels RH soient plus complets encore et proposent une couverture fonctionnelle plus large qui permet de gérer ces quatres domaines à la fois, quand la force de certains autres outils de gestion réside plutôt dans leur capacité à s’intégrer parfaitement avec n’importe quel système d’information ouvert.
Ainsi, l’objectif principal d’une solution RH est :
- d’optimiser les opérations liées aux ressources humaines,
- d’améliorer la productivité des employés,
- de garantir la conformité aux réglementations
- de faciliter le suivi des candidatures
- de favoriser le développement professionnel des collaborateurs au sein de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, certaines de ces solutions RH automatisent le suivi administratif RH quand d’autres outrepassent la gestion des tâches chronophages quotidiennes et deviennent carrément des outils hautement stratégiques d’aide à la prise de décision pour vos recrutements.
L’incontournable digitalisation des entreprises en 5 dates clés
L’évolution des solutions RH en 5 périodes clés :
#1 Années 80 : émergence des premiers SIRH qui permettent alors de mettre en place des progiciels puis des logiciels de comptabilité et de paie. Certains services d’entreprises commencent à être équipés informatiquement, bien que cela reste assez archaïque surtout comparé aux outils de gestion dont nous disposons aujourd’hui.
#2 Années 90 : débuts de la centralisation de l’information. Les départements RH disposent désormais d’un accès, via un serveur local, au stockage de l’information.
#3 Années 2000 : démocratisation de l’informatique. Le salarié commence à avoir la main sur la gestion des parcours de recrutement. C’est la naissance des prémices de l’automatisation des processus de recrutement.
#4 Années 2010 : Les logiciels de gestion SaaS (Software as a Service) explosent. Ces années marquent l’entrée dans une course effrénée à l’innovation. Les smartphones révolutionnent (et simplifient !) l’interconnexion des outils qui devient alors beaucoup plus fluide.
#5 Années 2020 : Boom de l’Intelligence Artificielle dans la gestion des ressources humaines. Et à ce petit jeu-là, force est de constater que les choses vont particulièrement vite comme en atteste l’arrivée en fanfare du mondialement connu Chat GPT.
Aujourd’hui, tableurs Excel et notes manuscrites, sont (presque) un lointain souvenir. Les logiciels pour gérer les ressources humaines sont partout, et à juste titre. Car non content d’être des outils de plus en plus efficaces, ils s’adaptent à merveille aux règles de gestion des ressources humaines avec en ligne de mire l’objectif d’optimiser au maximum la gestion administrative des documents RH, de centraliser l’information, de suivre avec précision le parcours de chaque candidat, mais aussi d’analyser les données RH, les statistiques, le tout afin de prendre des décisions éclairées en recrutement… et particulièrement stratégique !
Les différents types de solutions RH
Les solutions de suivi administratif RH
Ces solutions RH font référence à des logiciels, plateformes ou systèmes spécialement conçus pour faciliter la gestion et le suivi des aspects administratifs liés aux ressources humaines au sein d’une organisation. Ces solutions automatisent souvent les processus de collecte, de gestion et de mise à jour des données des employés. Cela inclut des informations telles que :
- les dossiers personnels,
- les informations fiscales,
- les bulletins de paie,
- les avantages sociaux,
- et bien d’autres.
Elles visent à simplifier la gestion administrative, à garantir la conformité aux réglementations en vigueur et à accroître l’efficacité globale des processus RH au sein de l’entreprise.
Les logiciels RH de gestion des talents, ou ATS de recrutement
Aussi connus sous le nom de Logiciels ATS (Applicant Tracking System), ces logiciels sont des outils informatiques spécialement conçus pour aider les entreprises à identifier, recruter, développer, et même retenir les talents au sein de leur effectif.
Littéralement outil de suivi de candidatures, les meilleurs logiciels ATS sont conçus pour gérer l’ensemble du cycle de vie des employés, depuis l’expression d’un besoin de recrutement (ou demande d’autorisation de recrutement) jusqu’à leur éventuel départ, en passant par l’intégration du candidat, devenu collaborateur, dans le SIRH de l’entreprise. C’est un incontournable du recrutement aujourd’hui. Ces logiciels offrent généralement des fonctionnalités telles que :
- le sourcing de candidats (Réseaux sociaux, jobboards…),
- la multidiffusion des annonces,
- la gestion des candidatures,
- ou encore l’évaluation des performances et des profils.
L’objectif principal de ces logiciels de suivi des candidatures est d’optimiser la gestion des talents au sein de l’entreprise, d’assurer une meilleure adéquation entre les compétences des employés et les besoins de l’organisation, d’assurer un bon onboarding aux nouvelles recrues, ainsi que de favoriser le développement professionnel et la rétention des talents clés. Le tout, évidemment en faisant la part belle à l’automatisation de certaines tâches des plus chronophages.
Le nec plus ultra ? En mettant à disposition des recruteurs une plateforme de suivi des candidatures complète et simple d’utilisation, ces logiciels de gestion contribuent à faire rayonner votre marque employeur, notamment en dispensant aux talents la meilleure expérience candidat possible : transparente, plus fluide, rapide, et personnalisée.
Les solutions RH de gestion du personnel
Systèmes informatiques ou logiciels, ces solutions RH de gestion du personnel sont conçues pour aider les recruteurs et professionnels RH à gérer efficacement les aspects administratifs et opérationnels liés à leur main-d’œuvre. Ces solutions couvrent un large éventail de fonctions et de processus liés à la gestion des ressources humaines, de l’embauche à la retraite des employés. Elles incluent généralement des fonctionnalités telles que :
- la gestion des dossiers des employés,
- la gestion du temps et des présences,
- la paie,
- la gestion des avantages sociaux,
- la conformité légale,
- la planification des effectifs,
- et parfois même des conseils quant à la gestion des performances et du développement professionnel.
L’objectif principal de ces solutions de ressources humaines est d’automatiser le recrutement, et rationaliser les processus RH, de garantir la conformité aux réglementations en vigueur, et d’améliorer la gestion globale du personnel au sein de l’entreprise.
Adopter une solution RH : avantages
Répondre aux nombreuses obligations juridiques
Le saviez-vous ? Le Code du travail comporte plus de 3 000 pages ! Difficile dans ces conditions d’avoir toutes ses subtilités en tête…😵💫
Néanmoins, ceci peut expliquer pourquoi les processus RH se doivent d’être rigoureux, organisés et simplifiés. L’automatisation informatique devient dès lors essentielle pour garantir la conformité aux multiples réglementations et autres contraintes juridiques qui voient le jour chaque année. Ainsi, une solution RH SaaS (Software as a Service intègre ces obligations dès son déploiement initial, et s’ajuste continuellement pour suivre les évolutions législatives en matière de droits des salariés.
Vous l’aurez compris, un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), et peu importe sa nature (outil ATS, CRM…) permet de cadrer les obligations légales et la gestion de notifications, garantissant ainsi qu’aucune tâche liée aux responsabilités RH n’est omise, tout en respectant les délais, par exemple, pour les examens médicaux obligatoires pour chaque nouveau salarié.
Remettre l’humain au centre de vos recrutements
Le SIRH s’adapte à tout type d’entreprises : TPE, PME ou grands groupes. Il simplifie les processus administratifs RH, permettant ainsi de recentrer l’attention sur l’élément le plus précieux d’une entreprise : son capital humain. Une fois mis en place et configuré, il devient convivial à utiliser et à gérer. Les responsables peuvent ainsi offrir aux employés un environnement de travail plus engageant grâce à une gestion améliorée de la formation et des compétences. Par ailleurs, ces outils de gestion se veulent aussi collaboratifs afin d’encourager l’autonomie des employés. Ils peuvent désormais :
- saisir leurs notes de frais,
- soumettre leurs demandes de congé,
- accéder à leurs documents administratifs
- consulter leur emploi du temps directement depuis la plateforme de gestion RHLe tout en un seul endroit et en quelques clics ! Quant à son utilisation, elle est rapide, simple, et efficace 👌
Plus de légèreté dans les obligations administratives
En adoptant une solution RH, dites adieu aux tâches administratives fastidieuses sur papier et aux interminables calculs dans Excel ! Car cet outil indispensable vous offre désormais la possibilité de libérer votre équipe RH et la direction des lourdes charges administratives qui peuvent entraver la fluidité projets et opérations quotidiennes. La mise en place d’un logiciel SIRH présente donc un double avantage : l’automatisation et la sécurisation de diverses tâches administratives essentielles.
Du côté des managers et des services RH, l’automatisation des tâches administratives permet d’augmenter la productivité. Côté collaborateurs, une solution RH leur permet notamment d’accéder à une plateforme web où ils peuvent suivre en temps réel les actualités de l’entreprise, les recrutements, leurs congés, leurs formations, leurs plannings et même leurs frais professionnels, le tout avec fluidité et simplicité ! Fini l’excuse de la phobie administrative, et bonjour les notes de frais remplies en temps et en heure !
En résumé, un gain de temps… et d’argent
Si chaque collaborateur bénéficie d’un espace personnel, où ses documents administratifs tels que son contrat de travail, son solde de congés, ou ses notes de frais sont accessibles en quelques clics, il devient plus autonome. Et c’est bien cette simplification des tâches administratives courantes qui entraîne une réduction significative de la charge de travail pour l’ensemble des services, y compris les managers, l’équipe RH et la direction.
Par ailleurs, l’informatisation du suivi et la dématérialisation améliorent l’organisation, tandis que l’accès à distance, facilité par la centralisation des données, permet de gagner du temps dans la gestion administrative et de la gestion du temps de travail. En fin de compte, l’automatisation de certaines tâches grâce à ces solutions RH d’entreprise contribue à la rationalisation, ce qui se traduit par des coûts réduits. En somme, les solutions RH d’entreprise ont un impact positif sur la productivité globale de l’entreprise, et ça, c’est beau !
Alors, prêt à sauter le pas ?
