Processus de recrutement : comment éviter les pièges ?
Mise en ligne le mardi 17, octobre 2023
Mise à jour le mercredi 14 août 2024
Tout bon professionnel RH sait qu’un processus de recrutement bâclé ou survolé, c’est la promesse d’un recrutement raté. Or, un recrutement raté, vous le savez aussi, ça peut coûter cher. Étape cruciale pour toute organisation, le processus de recrutement, et la façon dont il est mené, détermine la qualité des collaborateurs qui rejoindront votre équipe. Constitué de nombreuses étapes, il arrive de commettre des erreurs durant ce processus préalable à l’embauche. Dans cet article, nous explorerons en détail les 7 étapes où il est facile de se tromper, et des conseils pour les éviter.
Étape 1 : La définition du poste
L’une des premières étapes du processus de recrutement consiste à définir clairement le poste à pourvoir. Et on vous le dit tout net : il est essentiel de consacrer du temps à cette phase. Car une mauvaise définition du poste peut avoir des conséquences désastreuses. Ainsi, le processus de recrutement doit commencer par une compréhension approfondie des besoins de l’organisation. Qu’est ce que cela implique ?
- déterminer les compétences,
- les qualifications,
- et les responsabilités requises pour le poste.
Une description de poste bien définie servira de base solide pour le reste du processus. Si vous recherchez un développeur de logiciel par exemple, veillez à spécifier les langages de programmation nécessaires (Python, java…etc), les tâches à accomplir (dev front, back…), et, dans la mesure du possible, les objectifs à atteindre.
Vous quand vous devez définir le poste à pourvoir
Étape 2 : La rédaction des annonces
Une fois le poste clairement défini, il est temps de rédiger l’annonce d’emploi. Cette étape demande une attention particulière. En effet, l’offre d’emploi est autant un vecteur d’information qu’un canal de communication. Elle agit ainsi comme un filtre de pré-qualification des candidats, et comme le support de votre marque employeur.
De fait, pour maximiser vos chances d’être visibles et d’attirer les candidats adéquats, pensez aux mots-clés pertinents qui feront “tilt” dans l’esprit des talents. Vous recherchez un gestionnaire de campagnes marketing ? Mentionnez les outils que le candidat devra maîtriser pour ce poste tels que Google Ads, Linkedin Ads ou Facebook Ads. Il peut aussi être intéressant de mentionner l’outil de marketing automation que vous utilisez en interne (Plezi, Hubspot, autre…). Des informations clés qui rassurent les candidats, et qui permettent d’attirer les bons ! C’est-à-dire ceux ayant déjà utilisé l’un de ces outils, ou ayant déjà une expérience spécifique dans le domaine.
Et bien sûr, il est essentiel d’utiliser un langage clair et précis mettant en avant les compétences et les qualifications essentielles pour le poste. On ne le dira jamais assez : les talents doivent savoir à quoi s’attendre !
La boîte à outils de l’offre d’emploi
Les talents quand ils tombent sur une offre d’emploi bourrée de jargon technique et constitué de 10 paragraphes de 10 lignes présentant la genèse de l’entreprise #MerciMaisSansMoi
Étape 3 : La diffusion des annonces
Par ailleurs, mettre en place une stratégie de diffusion efficace de vos annonces est capital. Ne vous contentez pas de publier une annonce sur un seul site. Utilisez plusieurs canaux, y compris les réseaux sociaux, pour toucher un public plus large. Les médias sociaux sont devenus des plateformes puissantes pour partager des annonces d’emploi et interagir avec des candidats potentiels. Vous pouvez par exemple demander à intégrer des groupes LinkedIn pertinents pour partager votre annonce de poste. Cela peut attirer l’attention de candidats qualifiés déjà actifs dans votre domaine.
Petite précision tout de même, bien que les réseaux sociaux soient des canaux intéressants à mobiliser pour la diffusion de vos offres d’emploi, la multidiffusion reste votre allié numéro 1 pour être visible du plus grand nombre.
Étape 4 : La sélection des candidatures
Maintenant que vous avez parfaitement défini le poste à pourvoir, que vous avez veillé à soigner la rédaction de votre offre d’emploi et adopté un logiciel permettant la multidiffusion, vous pouvez enfin vous concentrer sur la sélection des candidatures.
Et lorsque les candidatures commencent à affluer, il est essentiel d’établir un processus de sélection rigoureux :
- Utilisez des critères objectifs pour évaluer les CV et les lettres de motivation
- Assurez-vous que chaque candidat répond aux exigences du poste telles que définies dans l’annonce d’emploi. Si vous cherchez votre futur BizDev pour aller à la conquête du marché anglophone, pas besoin d’un natif hongrois, par contre, il est essentiel de recruter un candidat avec au moins un niveau B2 en anglais !
- Poser des questions supplémentaires aux candidats s’il vous manque des informations clés. Avec la fonctionnalité « questionnaire candidat » de Beetween ATS par exemple, vous pouvez envoyer directement depuis votre plateforme un questionnaire complémentaire pour valider ou non une candidature.
Étape 5 : Les entretiens
Les entretiens sont l’une des étapes les plus importantes du processus de recrutement. Pour le réussir, préparez vos questions en amont. Vous pouvez aussi éventuellement solliciter une relecture de la part des managers d’équipe sur les questions d’ordre technique (langage utilisé pour le développement, outil de marketing automation utilisé, modèles de véhicules manipulés sur les chantiers…). Des informations que vous ne connaissez pas forcément sur le bout des doigts (normal, vous avez déjà bien assez à faire !), mais qui peuvent pourtant être d’une grande aide pour évaluer la pertinence (ou non) d’un profil.
On ne peut que vous conseiller, au demeurant, de poser des questions d’ordres pratiques aux candidats pour évaluer leurs compétences en profondeur. Par exemple, pour évaluer les compétences en communication d’un candidat :
- Demandez-lui de décrire comment il a géré une situation de conflit au sein de son équipe précédente.
- Vous pouvez aussi lui demander de présenter une situation où il s’est distingué dans une expérience précédente, qu’elle soit professionnelle ou personnelle.
En effet, ne perdez pas de vue qu’un candidat n’a pas que le travail dans sa vie ! Il peut être engagé dans une association sportive ou à vocation sociale (Centre Sociaux, accompagnement scolaire…), il peut se passionner pour un sujet inattendu, ou avoir développé des compétences intra et inter-personnelles suite à un voyage par exemple. Des compétences tout aussi pertinentes bien que moins formelles ! Et qui parfois en disent long sur un candidat. Ces activités extra professionnelles peuvent effectivement montrer avec plus de force encore la détermination, l’adaptabilité ou encore le pragmatisme d’un candidat.
Étape 6 : L’intégration des nouveaux collaborateurs
Une fois que vous avez fait votre choix et que vous avez embauché un candidat, il est essentiel de bien gérer le processus d’intégration. Assurez-vous que le nouveau collaborateur comprend bien ses missions, ses objectifs et sa place au sein de l’équipe. Une intégration réussie est essentielle pour permettre au nouveau collaborateur de s’adapter rapidement et d’atteindre ses objectifs.
Vous pouvez par exemple organiser une journée d’accueil complète pour présenter le nouveau collaborateur à l’équipe, aux enjeux de l’organisation, et aux missions qui l’attendent. Prévoyez aussi un parrain pour faciliter l’intégration de votre nouveau talent.
Comment bien accueillir ses nouvelles recrues
Le petit plus ? Mettez en place un kit de bienvenue comprenant : des informations sur l’entreprise, un organigramme des différents chefs de pôle ainsi que des goodies à l’image de votre entreprise pour engager le processus de fidélisation des employés :
- Vous recrutez pour une entreprise de livraison de café ? Pensez à ajouter une tasse à café au nom du nouveau collaborateur.
- Vous recrutez pour une agence de promotion de produits locaux et bio éthiques ? Un sachet de graines et un échantillon de votre produit phare fera toujours plaisir !
- Vous recrutez pour une agence immobilière ? Optez pour un porte-clé à l’effigie de votre agence !
Étape 7 : L’optimisation continue du processus de recrutement
Le dernier point, mais non des moindres, est de ne pas négliger l’optimisation continue de votre processus. Prenez le temps d’analyser les points forts et faibles de votre stratégie de recrutement afin d’apporter des améliorations. L’optimisation du processus est essentielle pour améliorer le recrutement au fil du temps.
Et à cet égard, un logiciel de suivi des candidatures peut grandement vous aider àmesurer l’efficacité de votre processus de recrutement. Identifiez les domaines à améliorer, tels que le temps nécessaire pour combler un poste ou la qualité des candidats recrutés. Vous pouvez aussi, avec certains logiciels ATS, disposer d’un module “statistiques” bien utile. Chez Beetween par exemple, via ce module, vous pouvez retrouver les différents jobboards sur lesquels vous avez publié une offre d’emploi, et combien de candidatures vous avez reçues via tel ou tel site d’emploi. De quoi affiner vos performances ! Et oui : si vous payez un abonnement pour diffuser une offre d’emploi sur un jobboard spécialisé alors même que ce dernier ne vous ramène que peu voire pas du tout de candidatures, il n’est peut-être pas nécessaire de continuer à allouer du budget à cette plateforme d’emploi.
Autre possibilité pour évaluer la pertinence de votre processus de recrutement : demander aux nouvelles recrues de remplir un questionnaire évaluant leur expérience de candidature chez vous. Cela peut-être très court ! Par exemple, en 2 questions :
- Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous la clarté de l’offre d’emploi ?
- Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous la durée de votre processus de recrutement (1 étant “plutôt long” et 10 étant “plutôt court”)
Bien sûr ici, ne vous contentez pas d’envoyer ce formulaire aux nouveaux collaborateurs. Pensez à l’envoyer aussi aux candidats non retenus, du moins, ceux qui ont été shortlistés mais non retenus pour le poste suite à l’entretien ! Car les interroger sur leur expérience de candidature, surtout s’ils n’ont pas été retenus peut vous donner des billes pour l’améliorer ! Et d’ailleurs, si vous appliquez une grande partie de ces conseils, vous recevrez assurément des retours positifs sur la façon dont vous menez vos tâches quotidiennes, et ça, ça fait toujours plaisir !
Un dernier conseil pour la route
Il n’est pas toujours possible d’appliquer 100% des conseils que l’on peut vous donner. Quand on est sous pression, ce qui arrive souvent quand on exerce un métier aussi exigeant que celui de recruteur, on est parfois obligé d’agir dans l’urgence. Le plus sûr moyen de vous prémunir des difficultés de dernière minute ou des erreurs de casting, on vous le donne en mille : c’est l’anticipation. Mettez à profit les périodes plus calmes d’un point de vue professionnel (l’été, Noël…) pour vous focaliser sur vos process de recrutement et les repenser si besoin. Car, vous ne le savez que trop bien, louper son processus de recrutement peut avoir des conséquences coûteuses pour une organisation. En anticipant, en utilisant les outils candidats appropriés et en adaptant constamment votre stratégie, vous pouvez éviter les erreurs courantes et garantir que vous embauchez les meilleurs talents pour votre entreprise.
