Réponse négative à une candidature : conseils et modèles de réponse

Mise en ligne le vendredi 22, avril 2022

Mise à jour le mercredi 12 juin 2024

By Camille Bataille, Content Manager

Réponse négative à une candidature et expérience candidat positive : une équation impossible ? Découvrez les bonnes pratiques pour adresser une réponse négative aux candidats.

Que celui qui n’a jamais reçu de réponse négative à sa candidature nous jette la première pierre ! Et oui, on ne peut pas faire mouche à chaque fois.

Et si la réponse négative est un événement courant dans la vie professionnelle, l’email de refus de candidature automatique l’est malheureusement tout autant : il est temps que les choses changent. Non seulement car il n’y a rien de pire pour votre marque employeur qu’une absence de retours suite à une candidature, mais aussi car de plus en plus d’outils existent sur le marché afin de bannir cette pratique (trop) courante du “sans réponse de notre part d’ici 3 semaines, considérez que votre candidature n’est pas retenue.“

A l’heure où la marque employeur et l’expérience candidat sont au cœur de tous les débats RH, à plus forte raison dans un contexte de pénurie de talents, il est capital que les services RH repensent leur stratégie de recrutement, et notamment leur process pour répondre négativement à une candidature.

Comment informer les candidats du rejet de leur candidature ?

Pourquoi répondre à chaque candidature ?

Assurer vos arrières en termes de marque employeur

Une chose est sûre, il est plus courant pour un recruteur de refuser un candidat que d’en retenir un. En soi, rien de répréhensible, c’est la dure loi du marché du travail. Mais saviez-vous que sur l’ensemble des candidats à qui vous envoyez une réponse négative suite à leur candidature, 10% d’entre eux en moyenne deviennent vos collaborateurs de demain ? Un pourcentage non négligeable !

Et c’est loin d’être le seul argument. En effet, l’email de refus de candidature est généralement le dernier échange avec votre candidat et donc l’étape qui restera la plus ancrée dans son esprit. C’est aussi l’aboutissement d’un processus de recrutement qui a parfois duré plusieurs jours, plusieurs semaines, et même plusieurs mois ! Le tout, rythmé par des échanges et/ou des rencontres.

Or, s’il y a bien une chose qui a évolué ces dernières années, c’est d’une part le rapport de force recruteur-recruté qui s’est, sinon inversé, au moins rééquilibré, mais aussi le développement massif des réseaux sociaux professionnels et personnels. Aujourd’hui, les nouvelles générations n’hésitent plus à partager leurs expériences sur ces réseaux justement, à plus forte raison lorsqu’il garde un mauvais souvenir de l’entreprise en question.

Il est donc plus que capital de soigner L’ENSEMBLE de vos échanges avec vos candidats. Et la lettre de refus d’une candidature en fait partie. Bien sûr, la personnalisation du refus doit être en rapport avec l’étape du processus d’embauche à laquelle il survient.

Vous ne vous investirez pas de la même manière si vous avez reçu le candidat en entretien, ou si vous avez seulement accusé réception de sa candidature et constaté que son profil ne correspondait pas au poste à pourvoir, tout simplement.

Pour clôturer un process de recrutement

Alors bien sûr, quand vous êtes noyés sous une masse de candidatures, il peut parfois être difficile de répondre à tous ! Et on vous comprend : d’autant plus que répondre négativement à un candidat n’est jamais facile. Par ailleurs, la lettre de refus de candidature, ou plus fréquemment l’e-mail de refus de candidature, n’est jamais facile à écrire ou à envoyer. Mais l’avantage aujourd’hui, c’est que des outils ultra-performants existent pour vous simplifier considérablement cette tâche ! On ne fait pas durer le suspense plus longtemps… 👇

Notre conseil : créez des modèles d’e-mail de refus propre à chaque typologie de candidatures (spontanée, après un 1er entretien etc.). Le meilleur moyen pour réduire le temps que vous consacrez habituellement à cette tâche… et faire rayonner votre marque employeur par la même occasion ! Car, oui, la façon dont vous refusez une candidature détermine la qualité de l’expérience candidat, du moins en partie.

Les bénéfices d’une réponse personnalisée

Les bénéfices d’une réponse personnalisée dans le cadre d’un retour négatif lors d’un processus de recrutement sont nombreux et significatifs.

• Elle démontre une attention particulière portée à chaque candidat, valorisant ainsi leur temps et leur effort.
• Elle permet également de fournir des commentaires constructifs, aidant le candidat à comprendre les raisons de la décision et à identifier des axes d’amélioration pour ses futures candidatures.
• Cela contribue à créer une expérience positive, même en cas de refus, car le candidat se sent respecté et considéré.
• Cette approche peut renforcer la réputation de l’entreprise en tant qu’employeur de choix, capable de gérer les relations humaines avec professionnalisme et empathie.

En fin de compte, une réponse personnalisée favorise une image positive de l’entreprise, pouvant inciter les candidats à postuler de nouveau ou à recommander l’entreprise à d’autres talents.

Doit-on obligatoirement faire un feedback constructif ?

Si on ne refuse pas une candidature pour les mêmes raisons, il n’en reste pas moins que quelque soit le type de candidature que vous refusez, certaines règles sont à respecter.

Honnêteté, transparence et bienveillance sont de mise. Rappelez-vous, 65% des candidats aimeront moins une entreprise après y avoir postulé… Or, dans un contexte de pénurie de talents, le candidat que vous refusez aujourd’hui peut être la perle rare que vous rechercherez demain ! Et il serait bien regrettable de passer à côté pour cause d’expérience candidat ratée.

Ainsi, pour ce qui est du feedback, tout dépend de l’étape à laquelle le candidat est écarté !

Les arguments pour

Un feedback constructif est particulièrement conseillé et préconisé dès lors qu’un candidat à déjà passé avec succès plusieurs étapes de votre processus (tri et préqualification) et encore plus si vous l’avez reçu en entretien ! Un bon feedback constructif c’est :

• Faire preuve de respect et de valorisation des candidats.
• Prouver une volonté d’amélioration continue.
• Renforcer votre marque employeur.
• Porter attention aux relations futures potentielles avec les candidats.

Les arguments contre

Parfois, un feedback complet n’est pas nécessaire ou tout simplement pas envisageable pour différentes raisons.

• Vous disposez de ressources limitées : Fournir des feedbacks détaillés à tous les candidats peut être très chronophage et consommer des ressources précieuses, surtout pour les postes très demandés où de nombreux candidats sont écartés rapidement.
• Pertinence du feedback : Pour les candidats éliminés dès les premières étapes du processus de recrutement, un feedback détaillé peut ne pas être nécessaire. Un simple email de refus peut suffire, notamment si le manque de qualifications pour le poste est évident.
• Confidentialité et sensibilité : Parfois, les raisons du refus peuvent être liées à des aspects confidentiels ou sensibles que l’entreprise préfère ne pas divulguer en détail.

👉 Un candidat a été refusé parce que, lors de l’entretien, les recruteurs ont perçu un manque d’alignement avec la culture d’entreprise ou des valeurs spécifiques de l’entreprise. Détailler cette perception pourrait être subjectif et susceptible de débat, risquant d’être mal interprété par le candidat.

👉 Pendant les entretiens, il est apparu que le candidat pourrait ne pas bien s’intégrer avec une équipe existante en raison de différences de style de travail ou de personnalité. Détailler ces incompatibilités peut sembler personnel et offensant.

Que contient une bonne réponse de refus de candidature ?

Des remerciements envers le candidat

Le candidat a pris du temps pour vous envoyer sa candidature. Il l’a travaillé afin de faire valoir son intérêt pour votre entreprise. Or, un candidat postule rarement à une unique offre ! Ne serait-ce que pour le remercier du temps qu’il a passé à se renseigner sur votre entreprise, remerciez-le de son investissement, et reconnaissez son effort. Et pour cela, il vous faut l’informer a minima que sa candidature n’a pas été reçue, afin d’éviter de le laisser “poireauter” ad vitam aeternam.

De la transparence sur les motifs de refus

D’après le baromètre de la relation candidat 2020 de Météojob, 66% des candidats déclarent avoir déjà été déçus par une expérience de recrutement.

• Cause de déception n°1 : “je n’ai jamais reçu de réponse à ma candidature”.
• Cause de déception n°2 : “je n’ai pas eu d’explication quand ma candidature a été refusée”

Or, on ne vous apprend rien, une mauvaise expérience candidat peut avoir des conséquences désastreuses pour votre marque employeur… Notre reco’ ? Pensez bien à expliciter vos motifs de refus de candidature, et à l’adapter en fonction de l’étape du processus de recrutement à laquelle il survient, comme on l’évoquait un peu plus haut.

Le profil ne correspondait pas ? La dynamique de l’équipe en place ne permettait pas d’intégrer ce candidat dans les meilleures conditions ? L’offre avait déjà été pourvue ? Dites-le lui ! Il n’y a rien de pire que de rester dans le flou. Et d’ailleurs, ne rien dire, ce n’est pas non plus rendre service. Au contraire même ! Car exprimer le motif de refus de candidature peut permettre au candidat de s’améliorer, et qui sait, peut-être que dans quelques années, fort de ses diverses expériences, ce candidat-ci sera précisément la perle rare qu’il vous faut !

Bien entendu, il arrive parfois que vous n’ayez pas “senti” le candidat, tout simplement. Dans ces cas-là, n’en faites pas trop. Ne précisez pas, par exemple, que vous gardez par la suite ses coordonnées si ce n’est pas le cas. Inutile de générer chez le candidat en question faux espoir et donc potentiellement frustration.

Par ailleurs, si la plupart des candidats à qui vous avez envoyé un mail de refus ne demanderont pas forcément un feedback ou plus d’explications, nous vous conseillons tout de même de rester ouvert à la discussion. A fortiori si vous avez rencontré le candidat à une ou plusieurs reprises que ce soit par visio ou en présentiel.

Une invitation à postuler à nouveau

Autre cas de figure. Vous avez engagé un processus d’embauche avec un candidat, vous avez même été jusqu’à le recevoir en entretien et vous pensez qu’il pourrait être un bon candidat pour votre entreprise… mais à un autre poste. C’est l’occasion, d’une part, de proposer à ce candidat de conserver son CV dans votre CVthèque, mais aussi de l’inviter à postuler à nouveau pour d’autres opportunités qui pourraient se présenter à l’avenir dans votre entreprise.

Quelques conseils pour personnaliser l’email de refus de candidature

Envoyer un e-mail de refus de candidature à l’ensemble des candidats non sélectionnés ayant postulé à votre offre, c’est bien. Personnaliser l’e-mail de refus, c’est encore mieux ! Car soyez sûr que la personnalisation de votre feedback contribue à établir une relation de confiance entre votre entreprise et les candidats recalés. De quoi transformer une réponse négative en expérience candidat positive !

C’est pourquoi Beetween vous a préparé une petite liste non exhaustive de ce qui peut donner de la valeur ajoutée à une réponse négative. De petites techniques à utiliser sans modération notamment pour les candidats présélectionnés ou reçus en entretien :

• Rendez nominatif l’email de refus. Privilégiez aussi une signature au nom d’au moins l’une des personnes avec laquelle le candidat a échangé lors des étapes préliminaires à une potentielle embauche.
• Remerciez le candidat pour le temps qu’il a consacré à candidater pour votre entreprise.
• Idéalement, valorisez un ou deux points forts de la candidature du candidat : “Votre parcours, s’il est atypique, n’en est pas moins pertinent. Vos différentes expériences professionnelles passées vous donnent une agilité rare et précieuse, notamment dans un environnement start-up.”
• Prenez le temps de préciser au candidat ce qui précisément, dans sa candidature a joué dans la décision finale de le refuser pour le poste. Par exemple : “ce poste ne dispose pas de la dimension managériale que vous recherchez” ou encore “votre manque de formation et d’expérience dans le domaine du commerce international pourrait être un problème pour ce poste”.
• Si vous avez reçu le candidat en entretien notamment, prenez la liberté de lui donner des pistes d’améliorations, aussi bien au niveau de la valorisation de ses compétences ou expériences que de son aisance ou non lors de l’entretien d’embauche par exemple.
• Restez ouvert à la discussion, et, comme évoqué plus haut, n’hésitez pas à inviter le candidat, surtout s’il est talentueux, à re-postuler dans votre entreprise sur un autre poste, ou une fois certaines compétences solidifiées grâce à la formation ou à l’expérience.

Modèles d’e-mail de refus de candidature

Après un 1er entretien qui n’a pas convaincu

Bonjour [prénom candidat]

Avant toute chose, je tenais à vous remercier pour la qualité de nos échanges, que ce soit lors de l’entretien téléphonique préalable à l’entretien, et lors de l’entretien en direct. Votre parcours est particulièrement intéressant. Merci de l’avoir partagé avec moi.

Cependant, vous demandez à bénéficier de 3 jours de télétravail par semaine. Or, nous ne sommes pas aujourd’hui en mesure de vous offrir cette flexibilité. Ainsi, nous ne pourrons malheureusement pas travailler ensemble. 

Il n’en reste pas moins qu’avec une expérience et des compétences comme les vôtres, vous ne devriez pas mettre longtemps à trouver le poste qui correspond à vos attentes 🙂

Bien sûr, je reste disponible si vous souhaitez discuter plus longuement et bénéficier d’un feedback plus complet.. J’en profite aussi pour vous demander si vous acceptez que je conserve votre contact dans le cas où la politique de notre entreprise évoluerait sur le sujet du télétravail ?

Je vous souhaite bonne chance dans vos recherches, et peut-être à bientôt !

[Prénom recruteur]

Quand le profil ne correspond pas au poste

Bonjour [prénom candidat]

Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de business analyst. Merci pour l’intérêt que vous portez à Beetween !

Nous avons étudié attentivement votre candidature et malheureusement, il vous manque quelques compétences en management dont nous avons impérativement besoin pour ce poste.

Nous vous souhaitons de trouver le job dans lequel vous vous épanouirez pleinement 🙂

J’en profite pour saluer cette super idée de mentionner votre dernier coup de cœur littéraire, la lecture est un intérêt que nous avons en commun, de fait, cela a attiré mon attention !

Bonne chance pour la suite et bonne continuation !

[prénom recruteur]

Après une candidature spontanée

Bonjour [prénom candidat]

Je tenais à vous remercier pour l’intérêt porté à notre entreprise, comme en atteste votre candidature spontanée ! 

Cependant, nous n’avons pas de recrutement en cours en ce moment sur le pôle marketing de Beetween.

Qu’à cela ne tienne ! Votre profil à suscité de l’intérêt chez nous. Nous l’avons trouvé très intéressant. C’est pourquoi je me permets de le mettre de côté si vous êtes d’accord pour le cas où nous aurions des besoins à l’avenir 🙂

On vous donne plein de courage et de bonnes vibes pour la suite de vos recherches 💪

Bonne chance et belle journée à vous,

[prénom recruteur]

Le poste n’est plus à pourvoir

Bonjour [prénom candidat],

Merci pour l’intérêt que vous portez à Beetween !

Malheureusement, nous venons tout juste de trouver la personne que nous cherchions pour le poste de responsable communication et relation presse.

Cette fois-ci, ça n’a pas marché, mais la prochaine sera la bonne, j’en suis sûre ! 

Bonne chance dans vos recherches et peut-être à une prochaine !

[prénom recruteur]

Vous souhaitez en savoir plus sur les moyens et outils qui permettent d’attirer, convertir et fidéliser vos candidats ?

Créez vos propres modèles d’e-mail de refus avec Beetween ATS

Refuser un candidat est l’une des tâches les plus difficiles pour un recruteur. Et c’est une mission d’autant plus délicate qu’il arrive fréquemment que certains liens se créent au cours des différentes étapes du processus d’embauche.

C’est pourquoi des logiciels de recrutement comme Beetween permettent d’automatiser la plupart de vos échanges avec les candidats, de manière individuelle ou collective. Et ce n’est pas tout. Vous pouvez, de la même manière, créer vos propres modèles d’emails thématiques. Par exemple, on vous le donne en mille… des modèles d’emails de refus de candidature en fonction des motifs de refus justement (suite à une candidature spontanée, si le poste est déjà pourvu etc) ! De quoi vous faciliter considérablement la tâche, tout en vous autorisant à aller encore plus loin dans la justification des motifs de refus si le cœur vous en dit.

Mieux encore : notre logiciel de recrutement vous permet d’intégrer à vos échanges avec les talents des variables afin de personnaliser le plus facilement du monde votre correspondance avec eux, et ainsi, vous différencier de vos concurrents-recruteurs !

Et un dernier conseil pour la route, pensez bien à adapter au maximum votre e-mail au candidat, notamment en fonction de son âge ou encore de sa personnalité. Car chacun a des attentes différentes, tout comme des tempéraments différents. On ne le dira jamais assez, une bonne connaissance de vos candidats vous permettra de mieux personnaliser votre email, et ainsi, laisser dans l’esprit du candidat pourtant refusé un sentiment si ce n’est positif, du moins neutre, mais en aucun cas préjudiciable pour votre entreprise !

By Camille Bataille, Content Manager

Véritable food trotteuse et grande amoureuse des livres, quand je n'écris pas sur l'univers RH, je partage mon temps entre le marque-page et la fourchette !🍴