Comment fonctionne un Logiciel de Gestion des Candidatures ? – Guide
Mise en ligne le dimanche 01, novembre 2020
Mise à jour le mercredi 14 août 2024
Le recrutement digital en 7 étapes avec le logiciel de recrutement Beetween
Vous êtes à la recherche d’un logiciel de recrutement ? Au-delà de la multidiffusion des offres d’emploi, vous voulez acquérir un outil de recrutement qui vous permette d’améliorer le suivi des candidatures ? Notre logiciel de recrutement RH est peut-être la solution de recrutement adaptée à vos besoins. Découvrez comment recruter efficacement en 7 étapes avec notre logiciel de gestion de candidature : de la gestion de CV aux statistiques de recrutement, simplifiez votre système de recrutement pour vous concentrer sur le plus important : les candidats !
Logiciel de recrutement : définition du recrutement digital selon Beetween
Qu’est-ce que le recrutement digital ? À l’heure d’internet, des réseaux sociaux et du smartphone, les techniques de recrutement sont forcément digitales… Les candidats se digitalisent, les équipes de recruteurs doivent donc suivre le pas pour trouver les bons profils. Mais chez Beetween, le digital est bien plus qu’un moyen de recruter différemment, c’est une philosophie ! Philippe de Rosnay, notre fondateur, la résume ainsi :
Notre logiciel de gestion RH et de recrutement ne remplace pas le recruteur ou le cabinet de recrutement. Son objectif est d’optimiser un modèle de recrutement parfois vieillissant ou inadapté pour mieux redonner sa place centrale à l’humain, c’est-à-dire la relation entre l’entreprise et les candidats. Un logiciel de recrutement, c’est la technologie au service de l’humain, et non l’inverse !
Le meilleur logiciel de gestion de candidature : celui qui répond à vos besoins
Si vous lisez cet article sur le fonctionnement d’un logiciel de gestion de candidature, c’est très certainement parce que vous souhaitez acquérir un tel outil de recrutement, mais que vous n’en connaissez pas (encore) les codes.
L’équipe Beetween propose des formations sur mesure pour vous permettre de prendre en main rapidement et simplement notre logiciel ATS !
Avant de vous équiper d’une solution RH, vous devez bien comprendre vos besoins. Pourquoi souhaitez-vous vous équiper d’un logiciel de recrutement ? Vos processus de recrutement sont-ils devenus inadaptés ? Votre équipe a grandi et vous souhaitez améliorer le recrutement collaboratif ? Pour être sûr de choisir le meilleur logiciel de recrutement, c’est-à-dire celui qui répond véritablement à vos besoins, posez-vous les bonnes questions !Une fois que ces besoins ont été correctement identifiés, il convient de choisir l’outil RH adapté. Mais sachez qu’il existe de nombreuses solutions de recrutement : logiciel ATS, CRM de recrutement, logiciel SIRH, et encore bien d’autres solutions SaaS… Un simple tableur Excel et une adresse e-mail suffisent pour certain(e)s professionnel(le)s RH ! Certains outils sont même spécialisés sur un secteur d’activité précis, un profil type ou encore une taille d’entreprise particulière.
Découvrez notre comparatif d’outils de recrutement les plus utilisés
Chez Beetween, nous ne nous contentons pas de vous proposer un logiciel de recrutement au prix le plus attractif ou aux fonctionnalités les plus incroyables. Nous proposons avant tout d’étudier ensemble votre organisation, d’identifier vos besoins, et ensuite seulement nous proposons les fonctionnalités les plus adaptées : celles qui vous permettront de recruter facilement, d’améliorer le tri des candidatures, et de trouver le candidat idéal.Comment ça marche ? Entrons dans le vif du sujet et détaillons ensemble les 7 étapes du recrutement digital avec un ATS de recrutement.
1. Organisation des recrutements
On ne vous apprend rien, la première chose à faire pour optimiser la gestion des CV, c’est organiser les recrutements. Alors concrètement, comment cela se passe-t-il sur un logiciel de gestion des candidatures. Beetween vous permet tout d’abord de créer des dossiers de recrutement. Vous pouvez y réunir les recrutements d’un même service, ou les annonces d’un même poste. Vous retrouvez alors ces dossiers de recrutement sur votre tableau de bord. Cette astuce vous permet d’avoir une vision globale mais précise de tous vos recrutements.
Ensuite, vous devez pouvoir suivre l’évolution des annonces d’emploi. Votre offre d’emploi a-t-elle bien été publiée sur les jobboards ciblés ? Quelle est sa durée de validité ? Nécessite-t-elle des corrections ? C’est un travail essentiel puisque si vos offres ne sont pas ou plus visibles, cela impactera évidemment la réception des candidatures… Pour pallier cette problématique, notre logiciel de gestion de candidature Beetween vous avertit par notification lorsque votre offre a été correctement publiée, ou lorsqu’elle nécessite une quelconque action.
Ce système de notifications vous accompagne tout au long d’un recrutement pour vous permettre de ne rater aucune information vitale. Par exemple, l’un de vos collaborateurs a validé la pertinence d’un profil d’un candidat que vous lui avez fait suivre ? Il peut vous taguer sur la fiche candidat pour vous avertir. Un candidat est déplacé de l’étape « Qualification du candidat » à l’étape « Entretien de recrutement » ? Là encore, vous en serez averti rapidement et simplement. Terminées les longues chaînes d’e-mails pour se transférer des CV et échanger sur un profil, tout se fait via notre logiciel de gestion de cv de façon beaucoup plus ergonomique et rapide !
2. Gestion des CV
La seconde étape consiste à mettre en place la gestion de CVthèque. En effet, la CVthèque est une fonctionnalité essentielle de notre logiciel de suivi des candidatures. Grâce à la centralisation des CV, elle accélère le traitement des candidatures et vous permet de constituer un vivier de recrutement qualifié.
Comment ? C’est très simple : tout passe par la fiche candidat, précédemment mentionnée. Sur cette dernière, vous retrouvez toutes les informations liées à un candidat : documents reçus (CV, lettre de motivation, etc), notes des collaborateurs, historique du traitement de cette candidature, résultats du questionnaire candidat, état de la candidature dans le processus de recrutement… Là encore, terminées les recherches incessantes d’informations entre la boite e-mail et les tableurs Excel : avec un outil de suivi de candidature, la gestion des CV est centralisée, accélérée et accessible à tous collaborateurs autorisés.
En savoir plus sur la gestion de CVthèque avec le logiciel de recrutement Beetween
3. Diffusion des offres d’emploi
Vous êtes maintenant prêt pour diffuser vos annonces d’emploi. La multidiffusion d’une offre d’emploi est régulièrement citée comme l’une des étapes les plus chronophages d’un processus de e-recrutement. Entre la rédaction de l’annonce, la validation par les décideurs, le choix des sites d’emploi, la vérification de la publication et la suppression de l’annonce… Multipliez toutes ces étapes par autant de jobboards, et vous obtenez un processus fastidieux de publication des offres d’emploi qui peut prendre parfois jusqu’à 20-30 minutes par offre ! De plus, dans certaines entreprises (et notamment les entreprises du secteur public), plusieurs interlocuteurs interviennent dans le processus pour valider le contenu de l’annonce, le choix des canaux de recrutement et la décision de publier ou non, allongeant d’autant plus la durée du processus…En effectuant ces tâches avec un logiciel de recrutement, les avantages sont nombreux. Par exemple, Beetween vous permet de publier vos annonces sur plus de 120 jobboards… en seulement quelques clics ! Le fonctionnement est très simple : vous rédigez votre annonce directement dans notre logiciel RH, puis vous sélectionnez le plus simplement du monde les jobboards sur lesquels vous souhaitez que l’annonce d’emploi soit diffusée. Ainsi vous gagnez du temps, et vous suivez en temps réel la publication et les performances de vos offres d’emploi.
En savoir plus sur la multidiffusion d’offres d’emploi avec Beetween
4. Présélection des candidatures
Vous avez organisé vos recrutements, publié vos annonces et les candidatures commencent à affluer ? L’étape suivante est donc la pré-qualification des candidats. Pour ce faire, notre logiciel de gestion des candidats vous propose plusieurs possibilités.
Le parsing et le matching de CV
Grâce à notre partenariat avec HRMatch, notre logiciel de suivi des candidats vous permet de parser les CV. Cela signifie que l’outil est capable d’extraire et répertorier les mots clés et données importantes des CV en fonction de critères établis dans votre recherche avancée. Par exemple, vous recherchez un chef de projet digital à Rennes, avec au moins 5 ans d’expérience et bilingue en anglais ? Le parsing de CV vous permet d’extraire de votre CVthèque les profils répondant à ces critères ! Vous pouvez aussi utiliser d’autres filtres comme la date de naissance, les entreprises fréquentées ou encore les compétences.
Le matching de CV analyse ensuite la correspondance des profils remontés avec les pré-requis des postes pour lesquels vous recrutez. L’outil de gestion des candidatures attribue alors un pourcentage de compatibilité entre le profil et le poste. Attention toutefois, l’intelligence artificielle ne doit pas remplacer l’humain ! Notre logiciel de recrutement SaaSpeut extraire les données indiquées sur le CV comme les compétences techniques. Mais le savoir-être, la personnalité du candidat, son adéquation avec la culture de l’entreprise… Vous seul pourrez le voir en analysant vous-même les profils remontés par le parsing et le matching. Toutefois, ces fonctionnalités sont particulièrement intéressantes pour optimiser la pré-sélection des candidats. En quelques clics, vous exploitez ainsi pleinement votre vivier de candidats et gagnez un temps considérable sur la recherche de CV !
En savoir plus sur le parsing et le matching de CV
Le questionnaire candidat
Vous faites face à un volume important de recrutements tout au long de l’année ? Vous recevez de nombreuses candidatures et vous rencontrez des difficultés à toutes les étudier ? Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez adjoindre un questionnaire candidat au formulaire de candidature. Les réponses à ce questionnaire sont ensuite cataloguées au sein de notre outil de gestion de candidatures sous la forme de tags. Ainsi, en effectuant votre recherche de CV, ces tags (et donc les profils liés) ressortent en fonction des filtres que vous appliquez à votre recherche. A l’instar du parsing et du matching, vous n’avez donc plus à rechercher à la main les profils pertinents par rapport à un recrutement dans votre CVthèque, l’outil le fait pour vous en quelques secondes !
Envoyez vos questionnaires candidats depuis Beetween
La vidéo de motivation, ou vidéo différée
Revenons sur la personnalité et le savoir-être des candidats évoqués juste au-dessus. Evidemment, la technologie de l’intelligence artificielle a ses limites. Gagner du temps ne doit pas être synonyme de perte de qualité ! Et pourtant, il existe bien une fonctionnalité pour vous aider à mieux connaître les candidats : la vidéo de motivation. Grâce à nos partenaires VisioTalent et EasyRecrue, notre logiciel de recrutement vous offre la possibilité de proposer un entretien en vidéo différée aux candidats.Le fonctionnement est simple : vous envoyez une sélection de questions aux candidats après que ces derniers aient postulé. Ils disposent alors d’un délai et d’un nombre de tentatives déterminés par vous-même pour répondre. Vous recevrez ensuite une notification vous avertissant de la réception des vidéos. On peut voir cette méthode comme une alternative à la lettre de motivation. Ce support est souvent impersonnel et basé sur des modèles, ce qui rend difficile la bonne compréhension des attentes du candidat et de sa personnalité. Avec la vidéo de motivation, vous avez un résultat plus naturel et concret. Toutefois, ça ne remplace pas l’entretien d’embauche ! C’est un outil très intéressant pour compléter la pré-sélection des candidats.
En savoir plus sur la vidéo de motivation avec Beetween
5. Communication avec les candidats
Passons à l’étape la plus importante du traitement d’une candidature. Vous avez trouvé le CV idéal ? Il s’agit à présent de contacter le/la candidat(e) ! Là encore, notre logiciel de recrutement propose de multiples possibilités.
L’entretien vidéo, ou visioconférence
DRH, responsable RH, chargé de recrutement… Quel(le) professionnel(le) en ressources humaines n’a pas intégré les outils de recrutement vidéo dans ses processus RH depuis le début de la crise sanitaire de 2020 ? Aujourd’hui, plus que jamais, ces outils sont nécessaires pour faciliter les recrutements et la gestion des talents.Organiser un entretien d’embauche peut en effet se transformer en défi organisationnel et/ou logistique pour chacune des parties. Par exemple, si un manager participe à l’entretien, il faut trouver une disponibilité dans son agenda. Du côté du candidat, s’il postule ailleurs que dans sa ville de résidence, des déplacements parfois longs sont à prévoir, surtout s’il n’a pas de permis de conduire ou de véhicule et que sa flexibilité dépend des horaires des transports en commun ! L’entretien en visioconférence permet d’éviter ces écueils. Beetween est partenaire avec plusieurs outils vidéo, comme Zoom, Skype ou encore Whereby.
Le SMS de recrutement
Vous avez certainement déjà rencontré des difficultés à communiquer avec les candidats. Entre les e-mails qui sont envoyés dans les spams et l’absence de réponse au téléphone, le parcours candidat peut parfois se transformer en parcours du combattant, que ce soit pour vous ou les candidats. Le SMS permet de s’assurer d’une communication plus directe, plus humaine et surtout plus efficace ! Par exemple, vous avez contacté un candidat pour un entretien téléphonique préliminaire, et vous souhaitez à présent l’inviter à un entretien d’embauche physique ? Envoyez-lui votre invitation par SMS ! Nous faisons le pari que vous recevrez une réponse bien plus rapidement que par e-mail. L’avantage de notre logiciel de recrutement : vous pouvez programmer vos campagnes de recrutement SMS directement depuis le logiciel de gestion de candidatures. Toutes vos tâches sont centralisées !
En savoir plus sur le recrutement par SMS
L’e-mail de recrutement
Passons au grand classique : l’e-mail de recrutement. Beetween permet en effet d’envoyer vos e-mails aux candidats, pour les inviter à un entretien, confirmer leur recrutement ou refuser leur candidature. Quelle différence avec une boite e-mail comme Gmail ou Outlook ? Encore une fois, un logiciel de recrutement comme Beetween vous permet de centraliser toutes les tâches de recrutement, et donc de gagner du temps ! Par exemple, nous vous proposons des modèles d’e-mails qui vous font gagner du temps sur la rédaction. De plus, vous avez la possibilité d’envoyer des campagnes globales d’e-mails en fonction des recrutements et des profils. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à rechercher les adresses ou à envoyer des mails individuels.
6. Développement de la marque employeur
Abordons à présent un élément à part de notre logiciel de recrutement, mais essentiel pour votre stratégie de recrutement : le site carrière. Beetween propose en effet la conception de sites carrières personnalisés en fonction de votre besoin de recrutement et de la charte graphique de votre entreprise.Le site carrière de votre entreprise constitue la porte d’entrée principale pour les candidats. S’il est bien conçu, il contient:
- Un portail pour déposer une candidature spontanée.
- Une présentation de l’entreprise, de son activité, de ses collaborateurs et de sa culture d’entreprise.
- Évidemment, la liste complète des offres d’emploi ouvertes au sein de la société.
Grâce à ces contenus, vous offrez à votre entreprise une véritable vitrine “commerciale » à destination des talents qui envisagent de vous rejoindre. À terme, votre site carrière deviendra votre source de recrutement n°1, centralisant toutes les candidatures reçues, quel que soit le moyen de recrutement.
En savoir plus sur les sites carrières customisés Beetween
7. Suivi des performances de recrutement
La dernière étape de l’optimisation de votre stratégie de recrutement et gestion des ressources humaines consiste à… évaluer la pertinence de cette stratégie ! En effet, “la data » est aujourd’hui un élément clé du suivi des performances en entreprise. Performances commerciales, de production, et bien sûr de recrutement ! Notre logiciel de recrutement Beetween vous permet ainsi de bénéficier de plusieurs données essentielles pour suivre vos actions de recrutement et ajuster la gestion des ressources si besoin. Par exemple, vous pouvez observer les performances de vos offres d’emploi en fonction des jobboards sur lesquels elles sont publiées. Cette donnée vous permet de privilégier les sites d’emploi les plus pertinents pour votre stratégie de recrutement. En effet, les sites de recrutement que vous utilisez aujourd’hui rapportent peut-être de nombreuses candidatures, mais sont-elles réellement qualifiées ? Les statistiques de recrutement fournies par Beetween vous permettront de répondre à ces questions.
Découvrez comment piloter vos recrutements avec les outils de reporting RH Beetween
Vous n’avez pas suffisamment de budget pour souscrire à un outil de gestion du recrutement ? L’essai gratuit de Beetween vous permet d’organiser vos recrutements et de gérer vos CV de manière plus visuelle et efficace que sur votre boîte de réception d’e-mail classique ou sur un tableur excel. Téléchargez vos CV et organisez-les autour de thématiques telles que la ville, ou le type de poste à pourvoir. Vous pourrez ainsi visualiser et comparer les profils candidats facilement. N’hésitez pas à suivre nos tutoriels vidéos sur YouTube pour vous aider !
