À quoi sert une cvthèque et comment bien l’utiliser ?
Mise en ligne le mardi 07, mai 2024
Mise à jour le lundi 13 mai 2024
Lorsque vous travaillez dans les ressources humaines, vous savez à quel point le processus de recrutement peut être complexe et exigeant. Et oui ! C’est votre quotidien, démêler les nœuds, et faire preuve de diplomatie pour contenter CEO, hiring Manager et j’en passe. C’est là qu’intervient la cvthèque, un outil précieux pour simplifier et optimiser votre travail. Dans cet article, je vous explique l’utilité d’une cvthèque et vous donne des conseils pratiques pour l’utiliser efficacement. En route !
à quoi sert une cvthèque et comment bien l’utiliser
C’est quoi, une CVthèque ?
Une cvthèque numérique en ligne est une plateforme informatisée permettant de stocker, gérer et rechercher des candidatures et des profils de manière électronique. Elle agit comme une base de données centralisée où les professionnels des ressources humaines peuvent collecter, organiser et analyser les informations sur les candidats. C’est en quelque sorte un moteur de recherche dédié aux nombreuses candidatures que vous avez reçues.
Cette plateforme offre généralement des fonctionnalités avancées telles que la recherche par mots-clés, la segmentation par critères spécifiques, la gestion des candidatures, et parfois même des outils d’analyse de données pour optimiser le processus de recrutement.
En bref, une cvthèque numérique en ligne facilite le stockage efficace des candidatures et leur accessibilité à tout moment. Avec une CVthèque en ligne, vous pouvez consulter les CV de vos candidats depuis n’importe quel endroit, tant que vous avez une connexion Internet !
PS : Attention, ça ne veut pas dire que vous devez vous connecter à votre CVthèque, pendant vos vacances hein ! 🤪
Les avantages de l’utilisation d’une cvthèque
Avant de décrire en détails la façon de bien utiliser une cvthèque, il est important de comprendre les avantages qu’elle offre. Tout d’abord, une cvthèque vous permet de stocker et de gérer efficacement les candidatures que vous recevez. Cela signifie que vous disposez d’une base de données de candidats qualifiés à portée de main, ce qui vous fait gagner un temps précieux lors du processus de recrutement.
Avec une CVthèque numérique en ligne, plus besoin de passer des heures aux archives pour retrouver le profil de ce candidat qui vous a envoyé une candidature spontanée il y a 3 mois, à qui vous n’aviez pu offrir un poste, car Jeannette du pôle dev’ n’était pas encore partie en retraite, ou n’avait pas encore pris sa dispo pour faire le tour du monde avec sa poule, Monique* et que… bref, vous voyez l’idée !
De plus, les cvthèques offrent la possibilité de cibler rapidement et précisément les profils qui correspondent le mieux aux postes à pourvoir, ce qui améliore la pertinence de vos recherches, et facilite grandement les étapes de préqualification de candidats.
*True story : la poule s’appelait bien Monique, sauf que c’était pas Jeanette mais Guirec qui est partie faire le tour du Monde avec elle : jusqu’au Groenland !
Comment bien utiliser une cvthèque
Maintenant que vous comprenez l’importance de la cvthèque, voyons comment l’utiliser au mieux pour tirer le meilleur parti de cet outil.
1. Cibler les candidats adéquats
Lorsque vous commencez votre recherche dans la cvthèque, assurez-vous de définir clairement les critères de sélection en fonction du poste à pourvoir. Par exemple, si vous recherchez un manager dans le secteur de la vente, vous pouvez spécifier des critères tels que l’expérience professionnelle dans la vente, la gestion d’équipe et les compétences en leadership.
☝️ Attention : cette étape n’est possible que si vous avez au préalable rédigé un brief exhaustif sur le profil recherché, en vous appuyant sur les recos des CEO et surtout, des hiring manager.
Livre Blanc : La place des hiring manager dans le processus de recrutement.
2. Utiliser les mots clés et les critères de recherche efficacement
Une bonne maîtrise de la recherche par mots clés est essentielle pour dégoter les candidatures les plus pertinentes de votre cvthèque, pour un poste donné. Utilisez des termes spécifiques liés au poste et à l’industrie pour affiner vos résultats de recherche.
👉 Par exemple, si vous recherchez un développeur web, utilisez des mots clés tels que « HTML », « CSS », « JavaScript » pour trouver des candidats ayant les compétences requises.
👉 Pour un commercial, tentez “négociation”, “vente”, “prospection”… Bref, vous voyez l’idée !
Notre conseil : abordez cette recherche par mots-clés comme une recherche booléenne : Car s’en est une ! Vous savez : ET; OU; PAS.
3. Garder sa base de données à jour
Une cvthèque efficace nécessite une maintenance régulière. Assurez-vous de mettre à jour les informations des candidats existants et de supprimer les profils obsolètes pour garantir que votre base de données reste pertinente et précise.
Les profils obsolètes, ce sont des candidatures dont les informations ou les qualifications ne sont plus pertinentes pour les besoins actuels de recrutement. Pour les repérer dans une cvthèque en ligne, vous pouvez :
- Vérifier la date de la dernière mise à jour.
- Examiner l’expérience professionnelle et les compétences.
- Surveiller l’activité récente du candidat.
- Prendre en compte les feedbacks des recruteurs.
Si certains profils vous semblent toujours pertinents bien que potentiellement obsolètes, pensez à lancer une campagne auprès de vos viviers afin d’aller à la pêche aux infos. Vous pouvez par exemple envoyer un petit questionnaire :
- Etes-vous toujours en recherche d’emploi ?
- Si oui, recherchez-vous toujours un emploi dans [numéro de département].
- Souhaitez-vous toujours travailler dans le [nom secteur].
- Avez-vous passé de nouvelles certifications ou diplômes ?
- etc.
4. Optimiser le sourcing grâce à la cvthèque
Utilisez les données de votre cvthèque pour identifier les sources les plus efficaces pour trouver des candidats qualifiés est un véritable plus pour votre quotidien. Si vous constatez que la plupart de vos meilleurs candidats proviennent d’un site d’emploi spécifique ou d’un réseau professionnel particulier, concentrez vos efforts de sourcing sur ces canaux.
☝️ Attention : certains canaux peuvent être pertinents pour recruter des opérationnels, mais moins pour recruter des cadres et vice-versa. Veillez à identifier les canaux les plus pertinents, en fonction de vos cibles et des profils que vous recherchez.
identifier les canaux pertinents, en fonction des profils recherchés
5. Personnaliser les approches en fonction des profils
Chaque candidat est unique, donc une approche personnalisée est essentielle pour attirer leur attention. Utilisez les informations de la cvthèque pour personnaliser vos messages et mettre en avant les aspects du poste qui correspondent aux intérêts et aux compétences du candidat.
Vous pouvez aussi vous appuyer davantage sur leurs soft skills et passions annexes pour les contacter :
Bonjour [prénom],
J’ai récemment examiné votre CV et j’ai été impressionné par votre solide expérience dans le domaine du handball. Votre engagement dans ce sport démontre votre capacité à gérer le stress et à travailler efficacement en équipe, des qualités essentielles que nous recherchons chez [nom de l’entreprise].
Nous avons actuellement une opportunité pour un poste de [intitulé du poste], où nous pensons que vos compétences et votre expérience pourraient être parfaitement adaptées. Ce poste offre l’opportunité de [bref aperçu des responsabilités ou des projets pertinents], dans un environnement stimulant.
Si cette opportunité vous intéresse ou si vous souhaitez en savoir plus, je serais ravi de discuter davantage avec vous. N’hésitez pas à me contacter à [votre adresse e-mail] ou par téléphone au [votre numéro de téléphone].
Je vous remercie et je vous souhaite une excellente journée !
Cordialement,
[votre nom]
Et hop ! Voilà une accroche qui devrait plaire à votre candidat chouchou, et augmenter vos chances de le recevoir en entretien 😉
Une cvthèque bien utilisée peut être un outil extrêmement précieux pour les professionnels des ressources humaines. En suivant les conseils ci-dessus et en mettant en pratique ces stratégies, vous pourrez exploiter pleinement le potentiel de votre cvthèque et améliorer votre processus de recrutement de manière significative. Alors n’hésitez pas à explorer et à expérimenter pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe !
