Faciliter le recrutement dans un environnement multisite

Comment le Groupe UGC facilite la gestion des candidatures de ses 49 cinémas avec Beetween ?

Pour répondre aux besoins du Groupe UGC en termes de recrutement, Marion Decaen utilise le logiciel ATS Beetween. Gestion des candidatures, contacts avec les candidats, licences utilisateurs… La Chargée de développement RH a accepté de nous livrer son témoignage sur la façon dont le deuxième groupe d’exploitation cinématographique français gère ses recrutements. Découvrez comment Beetween permet d’optimiser le recrutement dans les grandes entreprises.

Les Cinémas UGC en quelques mots

Le Groupe UGC est un acteur essentiel de l’industrie du cinéma en Europe. Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Le deuxième groupe français d’exploitation cinématographique recense pas moins de :

• 49 cinémas
• 493 salles
• 600 films programmés chaque année
• 34 millions de spectateurs

Pour les spectateurs français, les cinémas UGC sont ainsi incontournables. Concentrés sur les plus grandes agglomérations comme Paris, Lyon, Lille ou Toulouse, ces derniers couvrent plus de 30% de la population française, qui représentent pas moins de 45% des spectateurs et 15% des parts de marché !Le Groupe UGC revendique aussi une image d’enseigne “haut de gamme” du cinéma en Europe, grâce notamment à une programmation de films large et diversifiée qui associe films populaires, films d’art et d’essai, versions originales ou encore opéras.

Pourquoi UGC a choisi de recruter avec un logiciel ATS ?

Pour assurer un fonctionnement optimal et pérenne, le Groupe UGC emploie plus de 2 000 employés. Le recrutement dans une grande entreprise comme le Groupe UGC fait néanmoins face à des besoins spécifiques en ressources humaines tout au long de l’année. Plus d’une centaine de postes sont ainsi pourvus chaque année : agents d’entretien, agents d’accueil, fonctions support…

La problématique ? Les 49 cinémas UGC ont tous des besoins particuliers de recrutement, spécifiques quant à leur région, leur fonctionnement ou encore leur fréquentation. Par exemple, les cinémas de la région parisienne n’ont évidemment pas les mêmes besoins ou contraintes que les cinémas de Caen, de Bordeaux ou encore de Nantes. De plus, chaque annonce reçoit en moyenne plus de 1000 candidatures ! Le traitement de ces candidatures s’avère ainsi extrêmement chronophage pour les équipes RH du Groupe UGC.

En 2018, le Groupe UGC était ainsi à la recherche d’un outil de gestion de candidatures permettant aux équipes RH de centraliser et optimiser les processus de recrutement, tout en offrant à chaque cinéma l’autonomie nécessaire dans la gestion des candidatures. C’est ici qu’intervient le logiciel de recrutement pour grande entreprise Beetween !

Les solutions apportées par le logiciel de recrutement en ligne Beetween

Quelles solutions avons-nous apporté en réponse aux problématiques de recrutement du Groupe UGC ? Outre la multidiffusion d’offres d’emploi, la gestion d’une CVthèque ou encore la génération de contrats de travail, Beetween propose des fonctionnalités dédiées à la gestion du recrutement pour les grandes entreprises. Plus encore, notre ATS RH est totalement customisable en fonction des besoins et contraintes des recruteurs. C’est cette capacité d’adaptation qui nous a permis de concevoir des solutions sur mesure pour le Groupe UGC.

Création de tags personnalisés pour les cinémas

Pour répondre à la problématique de gestion multi-site du recrutement propre au Groupe UGC, nous avons développé avec notre outil de recrutement des tags qui permettent aux 43 licences utilisateurs du logiciel de trier les candidatures selon certains critères pré-définis : par région, par cinéma, par poste, etc. Par exemple, lorsque le responsable d’un recrutement au cinéma de Caen souhaite rechercher des profils dans la CVthèque ou traiter les dernières candidatures reçues, il peut filtrer sa recherche afin de sélectionner uniquement les candidatures qui concernent sa région ou son cinéma. De cette manière, chaque cinéma peut assurer une gestion de cv personnalisée.

Les tags sont la grande valeur ajoutée de Beetween. Cette fonctionnalité permet aux salles de cinéma de gérer elles-mêmes leurs recrutements, tout en laissant la possibilité au central d’intervenir pour les aider à traiter les nombreuses candidatures reçues.

Mise en place d’un flux XML permettant de créer des évènements depuis le logiciel ATS

Les équipes de recrutement du Groupe UGC mettent régulièrement en place des jobdatings pour rencontrer les candidats et dénicher rapidement les meilleurs profils. Pour ce faire, les chargé(e)s de développement RH comme Marion Decaen créent un évènement sur une page dédiée du site web UGC, permettant aux candidats intéressés de s’inscrire.Afin de faciliter la création et le relais de ces évènements directement sur le site UGC et pour éviter la multiplication des tâches (multidiffusion des annonces sur des jobboards comme l’APEC ou Indeed , nos équipes techniques ont mis en place un flux XML permettant aux équipes RH UGC de créer et diffuser ces événements sur le site directement depuis le logiciel de recrutement Beetween.

Envoie de SMS aux candidats

L’organisation de jobdatings sous-entend une autre problématique de recrutement en grande entreprise pour le Groupe UGC : comment prévenir et communiquer avec les inscrits à ces événements de manière globale ? Les participants pouvant être très nombreux, il était nécessaire de trouver une solution permettant l’automatisation des communications avec les candidats, afin de faire gagner du temps aux équipes RH. Pour pallier cette difficulté, Beetween offre la possibilité d’envoyer des SMS de recrutement aux candidats inscrits, pour les prévenir des horaires d’un événement par exemple, ou pour les informer de l’état de leur candidature.

La collaboration avec les équipes Beetween, logiciel de recrutement pour grande entreprise

Afin de mettre en place ces fonctionnalités sur mesure, les équipes support et CSM Beetween ont largement échangé avec les équipes RH du Groupe UGC. Plus qu’un logiciel de recrutement RH, c’est un outil de recrutement adapté que nous avons voulu proposer aux Cinémas UGC.

Beetween nous permet de faciliter le traitement des candidatures, qui était très chronophage auparavant. Globalement, l’outil est facile à prendre en main, très intuitif et flexible, et nous permet de gagner beaucoup de temps !

Depuis près de 2 ans, les équipes RH du Groupe UGC sont ainsi accompagnées par leur Key Account Manager Caroline, qui gère les demandes et répond à toutes les questions que Marion Decaen et ses collègues peuvent avoir.

Nous avons de bons retours avec Caroline, qui est réactive et efficace.