Quand automatisation et gestion humaine se mettent au service du Care Candidat

Mise en ligne le jeudi 22, juin 2023

Mise à jour le mardi 13 février 2024

Camille Bataille, Content manager chez Beetween

By Camille Bataille, Content Manager

Trouver le bon équilibre entre automatisation et gestion humaine pour offrir une expérience positive aux candidats

Il y a quelques temps, avec Inès deYAGGO, on a eu une idée un peu folle : cumuler nos savoirs et nos domaines d’expertise pour vous offrir la crème de la crème🍦

Un contenu qu’on a souhaité le plus complet possible qui explique ce qu’est, pour nous, le recrutement responsable et comment adopter une véritable stratégie de Candidat Care; un indispensable pour cartonner dans vos recrutements aujourd’hui. Alors voilà, on a pris le meilleur de nos 2 solutions, et on a mélangé le tout. Histoire de montrer, exemples concrets à l’appui, que l’automatisation sans gestion humaine ne vaut rien, et vice versa. C’est un article écrit à quatre mains, divisé en deux parties. La première est ici, sur le blog Beetween (oui, vous y êtes déjà !), et la deuxième est disponible sur le blog de YAGGO juste là.

Alors, installez-vous confortablement, prenez une tasse de café (ou de thé, on ne juge pas) et plongez dans la lecture de cet article qui va vous donner toutes les clés pour recruter de manière plus responsable, et mettre en place une expérience candidat aux petits oignons. On vous souhaite une excellente lecture et n’oubliez pas de poursuivre la lecture de cette mini-série en consultant la deuxième partie sur le blog de YAGGO. Bonne lecture !

Il fut un temps (que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître), où le recrutement, c’était surtout une affaire de contacts, de situation géographique (Paris vs la Province, le clash) et de CV imprimés sur du bon papier.

Les choses ont bien changé depuis ! Aujourd’hui, le monde du recrutement évolue à une vitesse folle pour survivre dans un marché toujours plus compétitif. C’est pourquoi il est crucial d’évoluer et de s’adapter… pour survivre. A titre d’exemple, Beetween, cabinet de recrutement à l’origine, devient un ATS (Applicant Tracking System) en 2017. Ce changement illustre parfaitement ce qu’était le recrutement hier (local et “artisanal”), et ce qu’il est aujourd’hui (multicanal et en partie automatisé). Alors oui, c’est un fait, grâce à l’automatisation, le processus de recrutement a été révolutionné. Cependant, cette avancée soulève une question cruciale : qu’en est-il du « care candidat » ?

Et si l’automatisation était le premier pas vers un meilleur Care Candidat ?

Cela peut sembler paradoxal, pourtant, si l’automatisation dans le recrutement permet de gagner du temps en triant et en organisant les candidatures de manière efficace, elle ne doit pas pour autant se faire au détriment du parcours candidat. Autrement, vous risquez de provoquer l’effet inverse : faire fuir les candidats ! Car pour offrir une expérience positive aux talents, il est essentiel d’intégrer une dose de personnalisation dans le parcours de recrutement. Alors voilà la vraie question : quel est le bon équilibre entre automatisation et personnalisation dans le parcours de recrutement ?

Et notre objectif est clair : nous voulons améliorer le « care candidat » – c’est-à-dire l’attention et la considération portées aux candidats tout au long du process – en trouvant cet équilibre parfait. Nous voulons utiliser les avantages de l’automatisation pour optimiser le processus de recrutement, tout en conservant une approche personnalisée pour chaque candidat. Parce que, après tout, les candidats sont des individus uniques qui méritent une attention particulière.

Alors, rejoignez-nous dans cette quête du recrutement responsable, où l’automatisation et la personnalisation s’unissent pour offrir une expérience exceptionnelle aux candidats. Ensemble, trouvons le chemin vers un recrutement plus efficace et bienveillant qui fait la part belle au Care Candidat

Attirer les candidats : mode d’emploi

Ils doivent trouver l’offre qui leur correspond sans s’arracher les cheveux

Rien de neuf sous le soleil, les candidats ont besoin avant toute chose qu’on leur facilite la tâche ! Et ce, dès la publication de l’offre d’emploi.

Gardez bien en tête qu’un candidat, surtout s’il dispose de compétences très recherchées, se fait chasser régulièrement. Et pas forcément de la façon la plus fine qui soit (salut les dev full stack, ingénieurs en prompt Chat GPT et consors ! 👋). Vous voulez maximiser vos chances d’attirer le bon candidat ? Faites en sorte qu’il n’ait pas à faire trop d’efforts pour postuler.

Comment cela se traduit exactement ? Par la diffusion d’infos claires et précises sur le poste, l’entreprise qui embauche, et de la transparence sur les délais et les modalités de recrutement. Pour faire mouche auprès des candidats, vous devez leur offrir un parcours de candidature fluide et ergonomique. C’est le plus sûr moyen pour qu’ils vous accordent un minimum d’attention.

Autre cas de figure, le cas complexe des candidats passifs. Pourquoi complexe ? On ne vous apprend rien, ces candidats ne sont pas sur les jobboards et ne recherchent pas activement un emploi. Pour les sourcer, vous allez devoir travailler vos premières prises de contact, vous allez devoir les chercher, et aller leur parler là où ils sont ! Mais surtout, pour mettre toutes les chances de votre côté, vous allez devoir vous allier aux meilleurs.

Faciliter la tâche aux talents pour déposer leur candidature

Pour un candidat, le site carrière reste une vitrine indispensable où venir chercher de l’information sur votre entreprise. D’ailleurs, les candidats seraient près de 83% à se renseigner sur une entreprise avant de postuler, et 81% d’entre eux feraient leurs choix en fonction des informations trouvées (La Super Agence). C’est dire l’importance d’avoir un site carrière tout beau tout propre ! Pour autant, il est important de préciser qu’il ne s’agit pas là de l’outil le plus performant pour convertir les talents. On pourrait même aller plus loin : c’est au contraire le garant d’une mauvaise expérience candidat si on oblige justement ce dernier à postuler via le site carrière de votre entreprise. Notre conseil d’ami : ne forcez jamais vos candidats à se créer un compte sur votre site carrière pour postuler ❌

Au contraire, l’objectif est bien de simplifier le formulaire de candidature sur votre site carrière : 6 champs à remplir max : nom, prénom, téléphone, mail du candidat, import CV et la possibilité (facultative) de laisser un mot aux recruteurs. Ainsi, vous favorisez les candidatures spontanées et par la même occasion, vous “alimentez” votre CVthèque. C’est gagnant-gagnant. Et bien évidemment, en parallèle, il est crucial de diffuser vos offres sur les jobboards généralistes et/ou spécialisés afin de maximiser vos chances d’atteindre le bon candidat. D’ailleurs, veillez bien à laisser la possibilité au candidat de postuler directement depuis le jobboard où il a déjà un compte ! Personne n’aime être redirigé de site en site et être obligé de laisser ses coordonnées sur chacun d’entre eux pour arriver au bout du processus.

Bref, on ne le répétera jamais assez, si vous voulez recruter les meilleurs talents : multipliez les canaux de diffusion de vos annonces d’emploi, et adaptez les canaux utilisés à votre cible ! 👇

  • Pour être visible des candidats actifs : les jobboards généralistes ou spécialisés, votre CVthèque intelligente, le relai de vos offres sur Linkedin ou encore votre site carrière sont les canaux à privilégier.
  • Pour taper dans l’œil des candidats passifs : cooptation, programmatique RH, réseaux sociaux, Linkedin (chasse) et nurturing (YAGGO) seront vos meilleurs alliés.

care candidat attirer convertir 1

Le rôle de l’automatisation dans la phase d’attraction des talents

Pour commencer, une définition (relativement) synthétique de ce qu’est l’automatisation 👇

Concept clé dans le domaine des logiciels ATS, l’automatisation désigne la capacité d’une solution digitale à effectuer des tâches répétitives et chronophages de manière automatisée; c’est-à-dire basée globalement sur des algorithmes et des règles prédéfinies. Appliquée au recrutement, l’automatisation simplifie et accélère les processus de gestion de candidature : multidiffusion des offres d’emploi sur différents canaux, réception et tri automatiques des CV (par dossier de recrutement par exemple), chasse automatique sur LinkedIn, ou encore planification des entretiens.

Et quel rôle peut bien jouer l’automatisation dans la phase clé d’attraction des talents ? On vous le donne en mille 🎯

L’automatisation vous permet non seulement de communiquer avec le candidat, lui confirmer la bonne réception de sa candidature, l’avertir de son évolution dans le processus de recrutement, lui proposer des solutions de visio, d’assessment… Le tout sans forcément avoir à le faire manuellement, candidat par candidat. Et bien sûr, l’automatisation permet d’installer une forte marque employeur à tous les niveaux du processus de recrutement :

  • Votre site carrière reste une vitrine incontournable permettant aux talents, s’il est bien construit, de se projeter facilement dans votre organisation.
  • Grâce à la multidiffusion de vos offres d’emploi, vous boostez votre visibilité et ainsi, avez plus de chance d’attirer les bons candidats. Chez Beetween, par exemple, vous pouvez diffuser vos annonces sur plus de 180 jobboards partenaires, généralistes et/ou spécialisés. Et les deux sont importants ! Les jobboards généralistes permettent de toucher un large panel de candidats potentiels (dans le cas de grosses difficultés de recrutement) quand les jobboards spécialisés, eux, permettent de cibler des candidats aux compétences spécifiques (nucléaire, ingénieur électronique, développeurs…). Et nos équipes clients sont justement là pour vous accompagner sur le sujet, et vous permettre de choisir de façon éclairée les jobboards les plus pertinents pour vous. Le site d’emploi que vous utilisez n’est pas dans notre liste de jobboards interconnectés ? Nos équipes se feront un plaisir d’y remédier.
  • Enfin, l’automatisation contribue à maintenir une présence régulière sur les Réseaux Sociaux, et plus particulièrement sur Linkedin, un incontournable pour recruter aujourd’hui. L’extension Beetween Chrome Sourcing, qui vous permet de sourcer en un rien de temps des profils plus intéressants les uns que les autres en est l’exemple parfait. Sans compter que les profils sourcés via cette extension s’ajoutent automatiquement à votre CVthèque. Un gain temps particulièrement bienvenu en ces temps de disette.

Le rôle de l’humain dans la phase d’attraction des talents

Mais que seraient tous ces outils d’automatisation sans une bonne couche de gestion humaine par dessus ?

On ne vous apprend rien, une marque employeur ne vaut pas grand-chose si elle n’est pas authentique et sincère. Si votre marque employeur n’est pas alignée avec vos valeurs d’entreprise, préalablement définies par des vrais gens de la vraie vie, vous risquez de faire “Flop”, voire “patatra” ! Et dans ces cas là, vos équipes RH n’auront plus qu’à pointer au chômage car peu importe les décisions qui seront prises ensuite, rien ne fonctionnera, ou très mal. Ce qu’il vaut mieux éviter, on est bien d’accord. Et qui parle le mieux de votre entreprise ? Vos collaborateurs pardi ! Alors il est dans votre intérêt de les bichonner…

Alors oui, il va de soi que si certains outils d’automatisation peuvent contribuer à vous soulager des nombreuses tâches chronophages qui sont votre pain quotidien (email de réception de candidature, planification d’entretiens…), il n’en reste pas moins qu’il vous incombe toujours de vous assurer que la communication dispensée par ces outils d’automatisation sont raccord avec les valeurs que vous prônez, et servent réellement à maintenir et renforcer une bonne communication avec vos candidats. Vous prônez des valeurs humaines (bienveillance, écoute, accompagnement…) ? Incarnez-les !

Pour aller plus loin
Comment bien communiquer avec les candidats ?

La “sauce-magique-beau-gosse” pour convertir les candidats

Règle n°1 : apprendre à collaborer, s’entourer des meilleurs

Il n’y a pas de secret pour convertir un max de talents, enfin si, mais soyons clair, ça reste du bon sens : pour convertir, il faut dans un premier temps mettre en place une expérience candidat adaptée. C’est-à-dire réfléchir toutes les étapes de votre processus de recrutement en amont, et s’entourer des bons partenaires à chaque étape. En tous cas, c’est comme ça que ça fonctionne chez nous, et spoiler alert, ça fonctionne bien !

Chez Beetween, pour coller au plus proche des attentes des candidats et des recruteurs, nous avons choisi non seulement d’innover, mais aussi de collaborer. Parce que l’écosystème RH fourmille de solutions toutes plus révolutionnaires les unes que les autres, chacune ayant sa propre spécialité. Pour autant, et afin que tout fonctionne, il n’en reste pas moins qu’une bonne collaboration doit être fluide. Une fluidité rendue possible si et seulement si un acteur pilote le tout. C’est pourquoi nous sommes en relation avec de nombreux partenaires, aux domaines d’expertise pluriels et variés.

Vous l’aurez compris, un bon ATS, c’est un ATS qui sait s’entourer et donc, sait faire varier un process de recrutement en fonction des informations connues et récoltées via différents outils connectés à l’ATS, et ce, aux différentes étapes du processus préalablement défini.

care candidat collaborer

Les test de compétences

Nous sommes en lien avec bon nombre de solutions spécialisées dans le domaine des “tests de compétences”. Ainsi, nous pouvons vous proposer, en fonction de vos besoins, le bon acteur 👇

Pour tester les soft skills et les compétences cognitives de vos candidats, nous vous recommandons We suggest, AssessFirst, Central Test, Visio Talent. Avec leurs algorithmes de sélection et leurs campagnes intelligentes, vous présélectionnerez les candidats à shortlister dans votre ATS Beetween sans aucun effort, tout en rendant le parcours candidat ludique et agréable ! Comment cela se passe dans les faits ? Rien de plus simple : les recruteurs définissent une date limite pour passer le test, et le candidat quant à lui est libre de répondre au questionnaire au moment le plus opportun pour lui, que ce soit à 6h ou 2h du matin si ça lui chante ! Et c’est le même principe avec l’entretien de motivation vidéo : 2 questions pour le candidat, définies au préalable par les équipes RH, un délai de réponse (1 ou 2 semaines) et pour le reste, le candidat est libre de faire sa vidéo de motivation quand il se sent prêt.

Autre exemple, vous recrutez dans l’ingénierie d’aviation, ou le nucléaire ? Il est évident que vous ne pouvez pas vous permettre de prendre le premier venu. En effet, certains métiers ont de telles spécificités que des tests de compétence adaptés sont nécessaires. C’est là qu’interviennent nos partenaires spécialisés tels E-Testing, Central Test (qui fait à la fois du hard skills et du soft skills) et Le Site des Tests. Avec eux, vous accédez à un large référentiel de tests pré-conçus et adaptés à des secteurs d’activités aux compétences très particulières tels que le nucléaire, l’industrie, le BTP, l’informatique…

Les questionnaires de préqualification

Bien entendu, Beetween vous permet en plus de créer des questionnaires totalement personnalisables qui peuvent être utilisés à différents moments du parcours candidat, pour récupérer des données administratives, ou tester les compétences des candidats. L’envoi de questionnaire automatisé est d’ailleurs une fonctionnalité très appréciée de nos recruteurs pour la simple et bonne raison que cela leur permet d’envoyer manuellement ou automatiquement des questionnaires aux candidats afin de recueillir des informations complémentaires et ainsi faciliter la présélection.

Par exemple 👇
Vous recrutez dans le secteur du transport et de la logistique, et vous devez impérativement trouver un candidat qui a sa FIMO (Formation Initiale Minimale Obligatoire) ? Intégrez à votre parcours candidat, et ce dès le début, un questionnaire demandant aux postulants s’ils ont bien leur FIMO. Cela vous permettra de filtrer, dès le début du processus les candidats véritablement pertinents pour le poste et de les faire passer automatiquement dans l’étape suivante !

Règle n°2 : Personnaliser le parcours candidat par canal d’acquisition

Tout le monde s’accorde à dire que personnaliser le parcours candidat c’est bien, et même, c’est mieux. Là où ça coince, c’est que personnaliser le parcours candidat, ça prend du temps, beaucoup, trop. Et le temps, c’est bien ce qu’il manque le plus aux équipes RH ! Et c’est une fois encore un bon sujet pour avancer les nombreux avantages de l’automatisation pour vos recrutements.

Mais d’abord, qu’est ce que ça veut dire exactement “personnaliser le parcours candidat” ? Et bien par exemple, pour pourvoir des postes particulièrement pénuriques, certaines entreprises, peut-être même la vôtre, ont développé un programme de cooptation.

Or, si l’origine d’une candidature est identifiée dans votre CVthèque comme venant de votre programme de cooptation, il ne passera pas par le filtre CV, mais sera automatiquement déplacé dans l’étape “appel téléphonique”. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous le devez au collaborateur qui vous a transmis le CV via votre programme de cooptation. Et c’est ainsi qu’en deux temps trois mouvements, vous personnalisez le parcours de vos candidats, en fonction de leurs sources d’origine.

Autre cas de figure : certains logiciels ATS comme Beetween disposent de différentes fonctionnalités en lien avec l’automatisation telles que le matching ou parsing de CV. Ces modules spécifiques permettent de classer et filtrer les candidatures de votre CVthèque personnalisée en fonction de leurs correspondances avec le poste à pourvoir. Ainsi, si un profil correspond à 90% au poste, est-il bien utile de faire passer un test de vérification de compétences au candidat ? Le recruteur, à la lumière de cette information, ne pourrait-il pas plutôt passer directement à l’étape suivante, à savoir par exemple “planifier une visio” ? Ou alors, au lieu de faire un pré-entretien téléphonique “recruteur-candidat”, le recruteur peut directement déplacer le candidat à l’étape “entretien visio” qui réunit le candidat, le recruteur et un collaborateur expert du sujet pour vérifier toutes ces informations en direct. L’idée ici, vous l’aurez compris, n’est pas d’avoir une confiance aveugle en l’algorithme mais plutôt de s’en servir pour se concentrer en priorité sur l’essentiel et une fois encore, adapter le parcours candidat en fonction des informations récoltées sur le candidat via les différents canaux.

Le rôle de l’automatisation dans la conversion des talents

L’automatisation garantit davantage de communication avec les talents durant le processus de recrutement, et ce, à toutes les étapes. C’est donc un vrai plus pour améliorer votre communication avec les candidats, et cela permet d’assurer un candidat care minimum.

À titre d’exemple, grâce à l’automatisation, vous pouvez planifier, anticiper et surtout faire patienter le candidat dans de meilleures conditions : vous pouvez par exemple envoyer un simple SMS ou un e-mail au candidat à chaque étape du recrutement faisant le point sur l’état de sa candidature. Grâce à cette action, vous assurez un contact personnalisé, direct et rapide avec les profils ayant postulé à vos offres d’emploi. Ces communications peuvent être automatisées et personnalisées selon vos envies. Un moyen efficace et rapide de soulager grandement l’attente des candidats !

Attention toutefois à éviter les écueils récurrents de ce type de communication : les mails ou SMS standards. Ce type de contact est à proscrire car il donne une impression d’automatisation des relations humaines avec les candidats. Et bien sûr, hors de question d’automatiser un mail de refus de candidature, encore plus si vous avez eu plusieurs échanges avec le candidats tout au long du processus ! Sans quoi vous risquez de faire de cet outil puissant tout le contraire : le vecteur d’une expérience hautement déceptive pour le candidat.

Le rôle de l’humain dans la conversion des talents

Développer une relation de confiance

Vous allez être surpris (non) : le rôle de l’humain dans la conversion des talents est évidemment capital !

En effet, un recruteur est le garant de l’anticipation des besoins. Il se doit d’être disponible et surtout, de rester le point de référence pour les candidats. La disponibilité et l’ouverture à la discussion, même lorsqu’il s’agit de refuser une candidature, est essentiel car c’est ce qui permet de différencier et d’avantager un processus de recrutement par rapport à un autre et donc finalement, une entreprise plus qu’une autre. Cependant, il est important de souligner que les promesses (de bienveillance, d’écoute…etc) engagent moralement le recruteur et qu’il est essentiel de les tenir si l’on souhaite fidéliser les candidats. Cette dimension morale est quelque chose d’intrinsèquement humain et ne peut être comprise par une intelligence artificielle ou un outil d’automatisation. Par conséquent, le recruteur apporte une réelle valeur ajoutée à ce processus. Et les éditeurs de logiciels de recrutement ont précisément pour mission d’aider le recruteur à mettre en valeur ses qualités humaines, et ce qu’il peut apporter.

Entretenir ses viviers de candidats pré-qualifiés

Lorsque les candidatures ne sont pas abondantes, les viviers restent une précieuse réserve de candidats tous disposés à vous rejoindre. Or, de nombreux recruteurs, souvent par manque de temps, se contentent de « remplir » leurs viviers sans les valoriser par la suite. Pourtant ces viviers, composés de candidats pré-qualifiés mais arrivés trop tard ou en deuxième position, sont une véritable force s’ils sont entretenus et valorisés. On le répète, mais l’humain doit être le point de référence de tout parcours de recrutement, et maintenir le lien avec les candidats est capital. C’est ce petit plus qui les fera passer de simples visiteurs à candidats potentiels pour votre entreprise. Dans cette optique, il peut par exemple être judicieux de proposer un moyen de contact direct avec les responsables des ressources humaines ou de mettre en place un formulaire permettant aux candidats de donner leur avis sur le processus de recrutement. Une FAQ peut également être mise en place pour répondre aux questions courantes, ce qui permettra de satisfaire 80% des personnes. Pour les 20% restants, un formulaire pourrait être prévu pour recueillir leurs demandes spécifiques.

Pour aller plus loin
Comment entretenir et animer votre vivier de candidats ?

👉 Rendez-vous sur le blog de YAGGO pour découvrir l’épisode 2 de cette mini-série sur le Care Candidat !

Camille Bataille, Content manager chez Beetween

By Camille Bataille, Content Manager

Véritable food trotteuse et grande amoureuse des livres, quand je n'écris pas sur l'univers RH, je partage mon temps entre le marque-page et la fourchette !🍴