Les astuces du Puy du Fou pour mettre en place un recrutement collaboratif efficace avec Beetween
Le recrutement en équipe? Ça se travaille ! Historique des actions, validation d’une candidature, réponses aux candidats… Lorsque plusieurs personnes interviennent dans le processus de recrutement, ça peut vite devenir cacophonique. Mais recruter en équipe permet aussi d’améliorer le parcours candidat et la gestion collaborative des candidats !Comment ? Thérèse Delibes, Responsable RH au Puy du Fou, nous explique comment le célèbre parc à thème a mis en place une stratégie de recrutement collaboratif efficace avec Beetween, logiciel de gestion du recrutement collaboratif.
Puy du Fou : présentation
Faut-il réellement présenter le Puy du Fou ? Le parc de spectacles vivants vendéen est devenu un véritable phénomène mondial grâce à un concept artistique unique en son genre, avec l’ouverture de la Cinéscénie en 1978 et du Grand Parc en 1989. L’œuvre de Philippe de Villiers reprend ainsi des éléments de l’histoire de la Vendée et de France pour les adapter en spectacles grandeur nature.Pour animer ces spectacles et accueillir le public, le Puy du Fou rassemble pas moins de 6 000 salariés et bénévoles exerçant plus de 100 métiers. Pour recruter ces nombreux talents, les équipes RH du Puy du Fou utilisaient auparavant un logiciel RH généraliste. Grâce à ce dernier, les recruteurs et recruteuses pouvaient assurer aussi bien les gestion des recrutements que d’autres missions en ressources humaines. Toutefois, l’outil nécessitait beaucoup de saisie manuelle, n’était pas adapté pour un traitement de candidatures massif et ne prévoyait pas d’historique d’activité sur un dossier de recrutement. En 2018, les équipes RH du Puy du Fou se sont donc mises en quête d’un outil collaboratif de gestion des candidatures afin d’optimiser le recrutement collaboratif en ligne et améliorer l’expérience candidat. C’est ainsi que leur choix s’est porté sur le logiciel de recrutement collaboratif Beetween.
Le recrutement en équipe au Puy du Fou
Le Puy du Fou a une activité saisonnière, et les candidats embauchés sur une saison reviennent régulièrement la saison suivante. Ils doivent donc refaire le parcours de recrutement.
Le Puy du Fou possède un vivier de talents fidélisés, qui postulent chaque année pour participer à l’animation du parc. Pour répondre aux besoins des équipes de Thérèse Delibes de la manière la plus adéquate, les experts RH de Beetween ont donc mis en place une CVthèque collaborative permettant à chaque intervenant(e) d’un recrutement d’indiquer les actions effectuées ou à traiter directement sur une fiche candidat. Les acteurs du recrutement peuvent ainsi visualiser rapidement l’état d’une candidature, et communiquer entre eux grâce à un système de tags. Tout l’historique de l’activité d’un(e) candidat(e) est ainsi enregistré directement sur leur outil collaboratif en ligne !Recruter à plusieurs nécessite fondamentalement la mise en place d’une communication collaborative efficace. Pour améliorer le recrutement collectif et permettre à chaque recruteur, manager ou autre intervenant de participer au recrutement, nos experts RH ont ainsi proposé diverses fonctionnalités collaboratives comme le partage des recrutements ou encore la possibilité de faire suivre des fiches candidat. De plus, l’interconnexion de notre logiciel collaboratif avec Outlook permet aux équipes RH du Puy du Fou de mieux gérer les invitations aux entretiens. En effet, ces dernières sont traitées directement dans le logiciel de recrutement, qui les intègre ainsi automatiquement dans les agendas Outlook des recruteurs et recruteuses.
Impliquer les managers pour améliorer l’expérience candidat grâce à Beetween
La gestion collaborative des recrutements est un excellent moyen pour offrir un expérience candidat plus personnalisée aux talents ! Comment recruter en équipe peut être vecteur d’un parcours candidat positif ? Réponse avec Thérèse Delibes et les experts Beetween.
L’une des solutions les plus appréciées de Beetween pour améliorer la communication avec les candidats est le système de QR code Vcard. En scannant le QR code disponible sur la fiche candidat avec leur smartphone, les recruteurs peuvent mémoriser les coordonnées des candidats. Par la suite, les noms et prénoms des candidats apparaissent automatiquement à chaque appel. Ce système permet ainsi aux acteurs du recrutement au Puy du Fou de personnaliser davantage les entretiens téléphoniques tout en gagnant du temps dans le traitement des candidatures.
Le système VCard est une vraie révolution pour nos équipes : les managers flashent le QRCode avec leur smartphone et peuvent appeler immédiatement les candidats sans devoir recopier le numéro. C’est un réel gain de temps, aujourd’hui les managers peuvent appeler jusqu’à 30 personnes par jour !
En parlant de gain de temps, nous avons vu précédemment que Thérèse Delibes et ses équipes rencontraient des problèmes de saisie manuelle avec leur ancien outil. Pour pallier cette problématique, nos experts ont mis en place dans l’outil de recrutement collaboratif proposé au Puy du Fou des fonctionnalités de traitement de masse, comme l’envois d’e-mails automatiques ou groupés. Une autre tâche chronophage est la consultation et l’analyse des CV et autres documents envoyés par les candidats. Lorsque vous recrutez plusieurs centaines de candidats, cette tâche peut s’avérer fastidieuse… Pour optimiser le temps de traitement de ces documents, les équipes de Thérèse Delibes utilisent aujourd’hui un visionneuse rapide de documents, une fonctionnalité particulièrement efficace !
Mise en place de Beetween comme plateforme collaborative
La mise en place de notre logiciel de recrutement est toujours effectuée en parallèle d’un accompagnement personnalisé à la prise en main de l’outil. Dans le cas du Puy du Fou, les équipes RH de Thérèse Delibes ont pu former les managers du parc après avoir été elles-mêmes formées par notre équipe support.
« L’ergonomie est intuitive, et l’équipe support de Beetween est très réactive. »
Excellent ressenti de la part de nos managers suite à leur prise en main de Beetween ! L’ergonomie est intuitive, et l’équipe support de Beetween est très réactive. Nous anticipions éventuellement quelques réticences au changement en interne, mais les retours ont été très positifs.
Plus qu’un logiciel ATS, Beetween propose une véritable expertise dans le recrutement digital. Le projet d’optimisation du recrutement en équipe avec les professionnel(le)s RH du Puy du Fou ne se limitait donc pas à la simple mise en place d’un outil collaboratif. Avec Thérèse Delibes et ses équipes, c’est une réflexion profonde sur les méthodes et l’organisation de recrutement qui a été menée pour garantir la mise en place des fonctionnalités les plus adaptées à leurs besoins.
Merci à Thérèse Delibes pour avoir accepté de témoigner de l’utilisation de notre logiciel de recrutement au sein du Puy du Fou !
