Pourquoi prendre un logiciel ATS pour recruter ?

AMSOM Habitat X Beetween

Recruter avec un logiciel ATS : témoignage d’AMSOM Habitat

À l’ère du numérique, le logiciel ATS semble être devenu indispensable aux recruteurs de tous secteurs d’activités : plus de 65% des entreprises de plus de 1000 salariés en France étaient équipées d’un logiciel de recrutement en 2017, d’après une étude de l’APEC ! Mais si c’est effectivement devenu un incontournable du recrutement, les enjeux et avantages d’un tel outil de gestion des candidatures ne sont pas toujours évidents à percevoir.

Alors pour vous aider à mieux comprendre pourquoi prendre un logiciel ATS, nous avons demandé aux recruteurs d’AMSOM Habitat ce qui les a mené à s’équiper d’un logiciel de recrutement, et ce que ça a changé pour eux !

AMSOM Habitat : présentation

AMSOM Habitat est ainsi un Office Public de l’Habitat (OPH) dont la collectivité de rattachement est le syndicat mixte de l’Habitat de la Somme. AMSOM Habitat a pour missions la construction, l’acquisition, la rénovation et la gestion de logements sociaux. À ce titre, les équipes assurent sur leur territoire :

  • le pilotage de programmes d’habitats locatifs sociaux;
  • la coordination de l’installation des locataires et des services administratifs, ainsi que la gestion courante des logements;
  • la mise en œuvre des prêts sociaux de location-accession (PSLA), qui permettent aux locataires aux revenus modestes ou faibles de devenir propriétaires via un prêt-locatif. 

C’est en janvier 2020 que naît officiellement AMSOM Habitat, de la fusion de l’Office Public de l’Habitat en Somme avec l’OPAC d’Amiens Métropole. Cette fusion a généré des changements importants :

  • Élargissement du périmètre géographique (les équipes intervenaient essentiellement sur Amiens Métropole avant la fusion. Aujourd’hui, elles interviennent sur tout le département de la Somme). 
  • Intégration de près de 100 collaborateurs supplémentaires. 
  • De nouveaux métiers à recruter, sur plus d’une centaine de postes à octroyer !

Cette fusion a alors initié une réflexion sur l’adaptation de la stratégie de recrutement et l’optimisation des méthodes de recrutement.

Quelles problématiques vous ont mené à vous équiper d’un logiciel ATS ? 

Avant la fusion, une seule personne gérait le recrutement. Les process de recrutement étaient donc assez limpides, gérés simplement avec des tableurs Excel et une boite e-mail de recrutement. 

Après la fusion, avec l’augmentation de la masse salariale et les besoins grandissants de recrutement, nous avons créé des postes de recruteurs beaucoup plus polyvalents. Mais l’intégration de ces nouveaux recruteurs a logiquement bousculé la méthodologie. Si la gestion des candidats avec un tableur et une boite mail fonctionnait bien avec une seule personne, l’accroissement de la masse de CV et l’intégration de nouveaux recruteurs ont vite rendu ce système trop difficile à gérer. 

En effet, l’accroissement du nombre de candidatures a fait que nous perdions énormément de temps sur des tâches “administratives” comme le tri et l’archivage des CV. Certains étaient même perdus en cours de route entre deux bureaux ! Infine, nous avions le sentiment de perdre le cœur de notre métier de recruteurs : la recherche de profils, la rencontre humaine, les entretiens… 

À ces difficultés organisationnelles se sont ajoutées les incertitudes liées à la crise sanitaire à partir de mars 2020. Les process de recrutement, déjà complexes, étaient gérés à distance, en télétravail. 

Ce sont toutes ces problématiques qui ont lancé la réflexion autour de l’amélioration de nos méthodes de recrutement, et l’optimisation de notre organisation. La solution est rapidement devenue évidente : nous devions choisir un ATS. 

Quels étaient les pré-requis pour choisir le meilleur logiciel de recrutement ?

Une fois les faiblesses identifiées, ce fut assez simple d’établir le cahier des charges de notre logiciel de gestion des candidatures. Le logiciel ATS devait correspondre aux critères suivants :

  • Être simple d’utilisation, et facile d’accès à distance. 
  • Être capable de s’adapter à notre organisation interne. 
  • Centraliser et simplifier l’ensemble des informations et étapes du processus de recrutement : multidiffusion des offres d’emploi, réception des candidatures, tri des CV,  etc.
  • Faciliter le recrutement en équipe, en centralisant notamment les actions respectives des différents recruteurs.

L’objectif d’un logiciel de gestion des candidats était avant tout de nous permettre de gagner du temps. Pourquoi prendre un logiciel ATS si c’est pour complexifier encore plus les process déjà existants, et rendre l’expérience de recrutement encore plus décevante pour les candidats ? Parce que c’est aussi ça le but d’un logiciel de recrutement en ligne : permettre non seulement aux recruteurs de retrouver du plaisir dans leur métier en leur facilitant les tâches chronophages, et donc à fortiori offrir une expérience candidat plus efficace et agréable aux talents !

Pourquoi avoir choisi Beetween comme solution ATS ?

La première raison semble assez évidente : Beetween répond à chaque critère de notre cahier des charges ! 

Pour aller plus loin, choisir un logiciel de gestion de CV n’est effectivement pas une mince affaire. L’offre de plateformes de recrutement en ligne est très variée, et nous sommes bien évidemment passés par l’étape du test avant de faire notre choix final. Nous avons notamment testé la version gratuite d’un premier outil de gestion de candidatures, avant de repérer Beetween. Afin de vérifier l’adéquation entre nos besoins et les performances du logiciel suivi recrutement, nous l’avons poussé dans ses retranchements. Et nous avons rapidement été séduits par l’ergonomie et la capacité d’adaptation de ce logiciel de gestion de recrutement made in France. Nous connaissons tous des collègues dans le recrutement qui recherchent ou utilisent ce type d’outil. On commence souvent sa recherche par des outils très performants et complets, souvent plus chers et complexes mais moins malléables. Chez AMSOM Habitat, le mot d’ordre était avant tout la simplicité d’utilisation. C’est au final ce qui nous a convaincu chez Beetween. Pas les fonctionnalités, pas la puissance de l’outil ou encore son prix. Les équipes Beetween ont pris le temps de comprendre nos besoins afin de nous proposer une version sur mesure de leur logiciel ATS. Aujourd’hui, le logiciel répond parfaitement aux besoins d’AMSOM Habitat en matière de recrutement digital !  

Comment s’est déroulée votre prise en main de Beetween ?

Globalement, la mise en place de Beetween chez AMSOM Habitat a été efficace. L’outil de recrutement centralise toutes les tâches des recruteurs et est très intuitif. Sa prise en main a donc été très simple. Une personne n’ayant jamais utilisé un logiciel de suivi des candidats peut se l’approprier facilement !

Toutefois, nous avons forcément dû revoir certains éléments de notre organisation afin d’intégrer Beetween dans les process, ou plutôt les process dans Beetween ! 

Par exemple, nous avons beaucoup échangé en interne sur les règles de base d’utilisation entre recruteurs, et nous avons redéfini les catégories de CV. Certaines habitudes ont aussi été bousculées, comme la prise de notes pendant les entretiens, ou les annotations de CV. Avec Beetween, nous pouvons le faire directement en ligne, sur l’outil, mais c’est une habitude que nous avons dû nous forcer à prendre.

Que vous apporte votre logiciel ATS aujourd’hui ?

Globalement, l’outil gestion recrutement tient ses promesses : 

Gain de temps

Grâce à l’outil de multidiffusion, nous gagnons un temps précieux dans la rédaction et la diffusion de nos offres d’emploi. Le temps alloué à ces tâches a été divisé par 2 ! Nous utilisons même plus de jobboards qu’avant. 

La possibilité de retirer ou republier une annonce comme on le souhaite sur les jobboards est aussi très appréciée. Non seulement ça nous donne une meilleure visibilité sur l’état de publication de nos offres, mais nous gagnons aussi du temps puisque nous n’avons plus à demander à nos account managers sur chaque jobboard de le faire pour nous. 

Le parsing des CV et le système des tags automatiques constituent aussi une grande valeur ajoutée. Grâce à une simple recherche par mot clé, nous avons une vision précise sur notre CVthèque d’un seul coup d’œil. 

Meilleure organisation

La CVthèque est organisée automatiquement grâce au répertoire de candidatures de notre site carrière. Par exemple : les candidatures pour un poste de “Gardien” sont automatiquement envoyées dans le dossier de recrutement dédié sur Beetween. C’est un avantage non-négligeable puisque cette fonctionnalité nous retire un temps de traitement important de la CVthèque.

La possibilité de déplacer les candidatures en glisser-déposer dans les étapes du processus de recrutement est aussi appréciée : pas besoin de cliquer sur une multitude de boutons pour avancer dans le parcours candidat. 

Recrutement collaboratif

L’utilisation à plusieurs est très simple et ergonomique. Les échanges sont centralisés et donc plus facilement exploitables. 

Expérience candidat

Si on compare la qualité de notre expérience candidat avant et après Beetween, il y a effectivement une évolution intéressante. Nous demandons parfois aux candidats en entretien ce qu’ils ont pensé de leur parcours candidat. Les retours sont plutôt positifs ! Ils apprécient notamment de recevoir des e-mails personnalisés, qui sont envoyés avec beaucoup plus de réactivité grâce à Beetween.    

Paroles de recruteurs

Hugues Lambin
Beetween est parfaitement adapté à notre façon de recruter chez AMSOM Habitat. Nous pouvons travailler ensemble, à distance si besoin, et sur des candidatures très différentes. Aujourd’hui, nous sommes en capacité de gérer des profils rares et pénuriques comme des profils un peu moins diplômés mais plus nombreux avec le même sérieux, la même constance !

Amandine Decerf
Nous avons eu une période compliquée avec la fusion et la réorganisation interne. Mais en créant des automatismes simples avec Beetween sur des tâches chronophages, nous avons dégagé un temps conséquent que nous pouvons à présent consacrer aux candidats. Parce que ce sont eux le nerf de la guerre ! En leur offrant une expérience candidat plus claire, plus carrée et réactive, nous constatons vraiment des retours positifs de leur part.
Ce que j’apprécie particulièrement, c’est l’accès aux candidatures partout et tout le temps. En cette période compliquée qui nous impose beaucoup de flexibilité, c’est un immense avantage !

Céline Demaretz
Nous cherchions un logiciel de suivi des candidatures qui nous permette de diffuser nos annonces plus simplement et rapidement, et qui facilite le traitement des CV. C’est chose faite, grâce notamment au parsing de CV. J’insiste sur cette fonctionnalité car elle nous a vraiment facilité la vie. En quelques clics, Beetween extrait les profils qui correspondent à un poste recherché ! Avant la mise en place de notre outil de suivi de candidature? nous devions reprendre les CV les uns derrière les autres, les classer à la main dans des pochettes stockées… Nous avons donc effectivement gagné beaucoup de temps dans la gestion des CV.


Beetween remercie Hugues, Amandine et Céline pour leur témoignage, ainsi que pour la confiance accordée à notre outil ATS !

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