Amsom habitat :
Pourquoi prendre un logiciel ATS pour recruter ?

AMSOM Habitat : présentation

AMSOM Habitat est ainsi un Office Public de l’Habitat (OPH) dont la collectivité de rattachement est le syndicat mixte de l’Habitat de la Somme. AMSOM Habitat a pour missions la construction, l’acquisition, la rénovation et la gestion de logements sociaux. À ce titre, les équipes assurent sur leur territoire :

• le pilotage de programmes d’habitats locatifs sociaux;
• la coordination de l’installation des locataires et des services administratifs, ainsi que la gestion courante des logements;
• la mise en œuvre des prêts sociaux de location-accession (PSLA), qui permettent aux locataires aux revenus modestes ou faibles de devenir propriétaires via un prêt-locatif. 

C’est en janvier 2020 que naît officiellement AMSOM Habitat, de la fusion de l’Office Public de l’Habitat en Somme avec l’OPAC d’Amiens Métropole. Cette fusion a généré des changements importants :

• Élargissement du périmètre géographique (les équipes intervenaient essentiellement sur Amiens Métropole avant la fusion. Aujourd’hui, elles interviennent sur tout le département de la Somme). 
• Intégration de près de 100 collaborateurs supplémentaires. 
• De nouveaux métiers à recruter, sur plus d’une centaine de postes à octroyer !

Cette fusion a alors initié une réflexion sur l’adaptation de la stratégie de recrutement et l’optimisation des méthodes de recrutement.

Quelles problématiques vous ont mené à vous équiper d’un logiciel ATS ? 

Avant la fusion, une seule personne gérait le recrutement. Les process de recrutement étaient donc assez limpides, gérés simplement avec des tableurs Excel et une boite e-mail de recrutement. 

Après la fusion, avec l’augmentation de la masse salariale et les besoins grandissants de recrutement, nous avons créé des postes de recruteurs beaucoup plus polyvalents. Mais l’intégration de ces nouveaux recruteurs a logiquement bousculé la méthodologie. Si la gestion des candidats avec un tableur et une boite mail fonctionnait bien avec une seule personne, l’accroissement de la masse de CV et l’intégration de nouveaux recruteurs ont vite rendu ce système trop difficile à gérer. 

En effet, l’accroissement du nombre de candidatures a fait que nous perdions énormément de temps sur des tâches “administratives” comme le tri et l’archivage des CV. Certains étaient même perdus en cours de route entre deux bureaux ! Infine, nous avions le sentiment de perdre le cœur de notre métier de recruteurs : la recherche de profils, la rencontre humaine, les entretiens… 

À ces difficultés organisationnelles se sont ajoutées les incertitudes liées à la crise sanitaire à partir de mars 2020. Les process de recrutement, déjà complexes, étaient gérés à distance, en télétravail. 

Ce sont toutes ces problématiques qui ont lancé la réflexion autour de l’amélioration de nos méthodes de recrutement, et l’optimisation de notre organisation. La solution est rapidement devenue évidente : nous devions choisir un ATS.

Quels étaient les pré-requis pour choisir le meilleur logiciel de recrutement ?

Une fois les faiblesses identifiées, ce fut assez simple d’établir le cahier des charges de notre logiciel de gestion des candidatures. Le logiciel ATS devait correspondre aux critères suivants :

• Être simple d’utilisation, et facile d’accès à distance.
• Être capable de s’adapter à notre organisation interne.
• Centraliser et simplifier l’ensemble des informations et étapes du processus de recrutement : multidiffusion des offres d’emploi, réception des candidatures, tri des CV, etc.
• Faciliter le recrutement en équipe, en centralisant notamment les actions respectives des différents recruteurs.

L’objectif d’un logiciel de gestion des candidats était avant tout de nous permettre de gagner du temps. Pourquoi prendre un logiciel ATS si c’est pour complexifier encore plus les process déjà existants, et rendre l’expérience de recrutement encore plus décevante pour les candidats ? Parce que c’est aussi ça le but d’un logiciel de recrutement en ligne : permettre non seulement aux recruteurs de retrouver du plaisir dans leur métier en leur facilitant les tâches chronophages, et donc à fortiori offrir une expérience candidat plus efficace et agréable aux talents !

Pourquoi avoir choisi Beetween comme solution ATS ?

La première raison semble assez évidente : Beetween répond à chaque critère de notre cahier des charges ! 

Pour aller plus loin, choisir un logiciel de gestion de CV n’est effectivement pas une mince affaire. L’offre de plateformes de recrutement en ligne est très variée, et nous sommes bien évidemment passés par l’étape du test avant de faire notre choix final. Nous avons notamment testé la version gratuite d’un premier outil de gestion de candidatures, avant de repérer Beetween. Afin de vérifier l’adéquation entre nos besoins et les performances du logiciel suivi recrutement, nous l’avons poussé dans ses retranchements. Et nous avons rapidement été séduits par l’ergonomie et la capacité d’adaptation de ce logiciel de gestion de recrutement made in France. Nous connaissons tous des collègues dans le recrutement qui recherchent ou utilisent ce type d’outil. On commence souvent sa recherche par des outils très performants et complets, souvent plus chers et complexes mais moins malléables. Chez AMSOM Habitat, le mot d’ordre était avant tout la simplicité d’utilisation. C’est au final ce qui nous a convaincu chez Beetween. Pas les fonctionnalités, pas la puissance de l’outil ou encore son prix. Les équipes Beetween ont pris le temps de comprendre nos besoins afin de nous proposer une version sur mesure de leur logiciel ATS. Aujourd’hui, le logiciel répond parfaitement aux besoins d’AMSOM Habitat en matière de recrutement digital !  

Comment s’est déroulée votre prise en main de Beetween ?

Globalement, la mise en place de Beetween chez AMSOM Habitat a été efficace. L’outil de recrutement centralise toutes les tâches des recruteurs et est très intuitif. Sa prise en main a donc été très simple. Une personne n’ayant jamais utilisé un logiciel de suivi des candidats peut se l’approprier facilement !

Toutefois, nous avons forcément dû revoir certains éléments de notre organisation afin d’intégrer Beetween dans les process, ou plutôt les process dans Beetween ! 

Par exemple, nous avons beaucoup échangé en interne sur les règles de base d’utilisation entre recruteurs, et nous avons redéfini les catégories de CV. Certaines habitudes ont aussi été bousculées, comme la prise de notes pendant les entretiens, ou les annotations de CV. Avec Beetween, nous pouvons le faire directement en ligne, sur l’outil, mais c’est une habitude que nous avons dû nous forcer à prendre.