Dans les coulisses du recrutement à l’université de Bordeaux
A propos
L’université de Bordeaux en quelques mots
Avec 52 500 étudiants, 6 354 personnels dont 3380 enseignants-chercheurs et chercheurs, et 2 974 BIATSS, l’université de Bordeaux est un acteur majeur du territoire néo-aquitain et l’une des plus grandes universités françaises, reconnue pour l’excellence de sa recherche, la qualité de ses diplômes et sa capacité d’innovation.
70%
de réduction du temps consacré aux candidatures
L’adoption de l’outil a transformé la manière de gérer les recrutements en apportant une organisation plus fluide et centralisée. Il permet de mieux structurer les demandes et d’avoir une vision claire de l’état d’avancement de chaque processus. Cela a été un vrai gain de temps et d’efficacité.
Rodrigues Alexandra
Cheffe des recrutements et des mobilités des personnels BIATSS
A propos
L’université de Bordeaux en quelques chiffres
- 23 composantes de formation et 80 laboratoires de recherche
- 3 instituts spécifiques
- 588 Demandes de recrutement (hors renouvellements)
- 584 publications en 2024
- 17 087 candidatures reçues dont 1739 candidats reçus en entretien
- 469 embauches réalisées
Problématiques
Les problématiques majeures de l’université de Bordeaux
Un processus de recrutement qui manquait de fluidité
Le traitement des candidatures était chronophage, avec des délais de recrutement souvent longs. La moindre absence d’un collaborateur pouvait bloquer l’avancement du processus, faute d’outils partagés ou de visibilité globale. Cette lenteur nuisait considérablement à notre efficacité et à la réactivité de l’Université face aux besoins en recrutement.
Un manque de traçabilité qui fragilisait le suivi des candidatures
L’absence de centralisation des informations entraînait des pertes de données et des difficultés à suivre précisément l’avancement des recrutements. Tous les candidats ne recevaient pas systématiquement de réponse, ce qui détériorait l’image de l’Université. Ce manque de traçabilité rendait également difficile la gestion des relances ou des réclamations.
Une implication des managers qui était limitée dans le recrutement
Le processus de recrutement reposait trop souvent uniquement sur les équipes RH. Les managers étaient peu responsabilisés et peu impliqués dans la sélection et la décision finale, ce qui freinait l’adhésion aux choix opérés et limitait la collaboration.
Solutions
Les solutions apportées par Beetween
#1
Gain de temps dans le processus de recrutement
- Publication / dépublication des offres en 1 clic
- Centralisation des recrutements et des candidats
- Analyse des CV et animations des viviers
#2
Efficacité opérationnelle accrue grâce aux modules collaboratifs
- La mise en place des DAR
- La modulation des circuits de validations de recrutement
- Partages des talents aux managers, prise de notes, commentaires…
#3
Parcours candidat personnalisé
- Communication candidat à chaque étape
- Réponses automatiques et massives aux talents
- Expérience candidat optimisée
Solutions
Les apports de Beetween
Un gain de temps et une efficacité de recrutement améliorée
Grâce à l’harmonisation et à l’automatisation du processus de recrutement avec Beetween, l’université de Bordeaux a pu centraliser la gestion des candidatures, décloisonner le traitement des CV entre les chargés de recrutement, et offrir un accès facilité à toutes les parties prenantes.
Cette approche collaborative fluidifie les échanges et optimise la prise de décision au sein de l’université. Par ailleurs, l’uniformisation des pratiques entre l’équipe RH et les services recruteurs garantit une cohérence renforcée.
Une gestion des candidatures simplifiée
Beetween met à disposition de l’Université des outils de traitement et de suivi des CV facilitant l’organisation et la gestion des candidatures grâce à une plateforme centralisée, structurée et offrant une optimisation de l’expérience candidat.
Notre solution ATS, permet également à l’université de gérer un grand nombre de recrutements en couvrant une large variétés de poste tout en maintenant une gestion optimale des candidatures. La création de viviers a également été un atout pour construire une base de candidats qualifiés à réutiliser pour les offres à pourvoir au sein du campus.
Un processus clair, partagé et piloté efficacement
En réunissant l’ensemble des parties prenantes autour d’un outil unique, le processus de recrutement de l’université a gagné en fiabilité et en transparence. Tout est centralisé et à jour.
Cette structuration permet aussi un pilotage renforcé, avec des données fiables, des statistiques précises et des indicateurs clés pour suivre, analyser et optimiser chaque étape du recrutement.
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