Comment réussir le partage de la fonction RH avec les managers ?

Mise en ligne le mercredi 26, octobre 2022

Mise à jour le jeudi 02 novembre 2023

By Camille Bataille, Content Manager

Le partage de la fonction RH avec les managers
Depuis quelques années, les services de gestion des ressources humaines ne sont plus les seuls acteurs de la fonction RH. On voit de plus en plus de managers impliqués dans les processus de recrutement, de formation ou encore de gestion de carrière.

Mais alors pourquoi décentraliser la fonction RH et quel rôle donner aux managers ?

Bonnes pratiques RH revient avec vous sur les points clés d’un partage de la fonction RH réussi ! 👇

Pourquoi impliquer les managers dans la fonction RH ?

Avec l’évolution des pratiques RH, la méthode collaborative s’émancipe et de plus en plus de recruteurs et managers travaillent main dans la main à construire des processus RH plus fluides. Cette tendance s’explique en grande partie par la plus grande implication des managers dans les décisions RH.

Il ne faut pas y voir pour autant un transfert de responsabilité mais bien une redistribution des rôles de la fonction RH.

Le manager comme acteur de la décision RH

En tant que chef d’équipe, le manager joue un rôle essentiel dans le développement des parcours professionnels de ses collaborateurs. En effet, la majorité des décisions RH qui impliquent un salarié ou une équipe, sont prises par son supérieur hiérarchique direct. Le manager participe donc au partage de la fonction RH en jouant notamment un rôle de relai entre ses collaborateurs et les services de ressources humaines.

Ainsi, et bien que le rôle d’un manager soit avant tout celui d’un acteur de terrain, ce dernier a pour mission d’encadrer son équipe sur le plan RH en gérant les besoins exprimés : relations de travail, besoins en formation, demandes d’évolution etc.

Les relations entre managers et services RH

Partager la fonction RH avec les managers ne signifie pas pour autant abandonner la gestion des ressources humaines au profit de ces derniers ! C’est avant tout un moyen de permettre aux acteurs des ressources humaines de se recentrer sur leur politique RH à proprement parler :

• élaborer la stratégie RH;
• contrôler l’application des processus;
• former les managers aux différentes compétences et proposer des outils afin d’améliorer les processus RH.

A l’inverse, les managers sont les plus à même de recueillir les besoins de leur équipe sur le terrain, ou encore de sélectionner de nouveaux collaborateurs qui auront les capacités techniques et relationnelles pour s’intégrer au sein de leur équipe.

La frontière entre les rôles des recruteurs et des managers peut sembler mince. Il est donc impératif d’entretenir une communication régulière et transparente afin que les rôles de chacun restent équilibrés !

Par exemple, les managers doivent connaître et véhiculer la stratégie définie en amont par la DRH afin de jouer au mieux leur rôle de relais auprès des collaborateurs, tandis que les spécialistes en ressources humaines doivent adapter leur stratégie aux besoins transmis par les managers afin de garder une cohérence dans les démarches entreprises.

Quels sont les rôles RH des managers ?

Grâce à leur posture d’expert et leur point de vue technique, le rôle des managers dans la fonction RH s’articule majoritairement autour de 4 grands axes :

Le processus de recrutement

• Analyser et exprimer le besoin d’un nouveau collaborateur
• Définir le profil type du candidat idéal : compétences techniques et relationnelles attendues etc.
• Rédiger la fiche de poste

Selon le fonctionnement de l’entreprise, le manager peut aussi être amené à participer à plusieurs étapes du recrutement telles que la gestion des candidatures, les entretiens, ou encore la sélection et l’échange avec les candidats.

L’évaluation des compétences

• Fixer des objectifs individuels liés aux objectifs de l’entreprise
• Utiliser les référentiels de compétence dans le cadre de l’évaluation annuelle
• Prendre part à l’élaboration de ces référentiels de compétence
• Mener un entretien individuel professionnel afin d’évaluer les performances des collaborateurs en poste
• Demander l’attribution de primes, promotions etc.

La formation

• Accompagner les collaborateurs et expliquer les principaux axes du plan de formation de l’entreprise
• Recueillir et faire remonter les demandes de formation au service RH
• Faire coïncider les attentes individuelles de formation avec la politique de formation de l’entreprise
• Former en temps réel et permettre une montée en compétences des collaborateurs (sans pour autant mettre en place une formation institutionnelle)

La gestion des carrières

• Recueillir le besoin et accompagner la gestion des carrières
• Accompagner les collaborateurs dans la réalisation de leur passeport formation ou de leur passeport compétences

Quels outils pour un partage réussi de la fonction RH ?

Le SIRH pour une gestion coordonnée des ressources humaines

A mesure que la fonction RH évolue, certaines tâches administratives deviennent de plus en plus chronophages et l’organisation RH quotidienne se trouve inévitablement ralentie. Les interactions entre recruteurs et managers deviennent alors plus compliquées.

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) propose une première réponse à cette problématique en permettant de gérer et d’automatiser une partie des activités RH :

• La gestion de la paie : rassembler les informations relatives à la paie (nombre d’heures travaillées, absences, congés, cotisations sociales etc.), et générer les fiches de salaire ;
• La gestion des prestations de travail : gérer le planning de présence des employés, optimiser la répartition du travail et automatiser le processus de gestion des congés et des absences ;
• La gestion des prestations sociales : simplifier la gestion des différentes prestations sociales (Assurance Maladie, pensions complémentaires, assurance accidents de travail etc.) ;
• La gestion de l’humain : regrouper toutes les informations relatives au salarié (identité, diplômes, compétences, salaire etc.) et tous les services liés aux ressources humaines (recrutement, gestion des carrières, formation etc.).

En centralisant des outils RH partagés, un SIRH permet aux managers d’avoir en accès direct aux informations et de faciliter ainsi les interactions avec le service des ressources humaines. Les managers peuvent également utiliser ces outils et renseigner eux-mêmes certaines informations dans le système, pour une meilleure fluidité des process. C’est donc un bon moyen d’accompagner les managers dans leurs missions et d’homogénéiser les pratiques RH dans leur ensemble

L’ATS pour une gestion collaborative des recrutements

Difficile de mettre de côté la notion de recrutement quand on parle de gestion des ressources humaines ! L’une des clés d’un partage de la fonction RH réussi passe en effet par la gestion collaborative des recrutements.

C’est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise qui nécessite de se poser en tant qu’expert pour recruter des profils qualifiés en fonction des différents corps de métiers.

Or, dans le contexte actuel de transformation digitale, il est de plus en plus compliqué de confier l’entière responsabilité du recrutement d’une nouvelle recrue aux seuls spécialistes RH. C’est un travail d’équipe qui doit impliquer les managers concernés par les postes recherchés, ne serait-ce que pour déterminer si le profil choisi a les compétences requises pour le poste !

Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de gestion des candidatures, ou ATS (Application Tracking System), facilite grandement l’implication des managers dans les processus de recrutement. C’est le cas par exemple de notre logiciel de recrutement Beetween qui, via ses nombreuses fonctionnalités, favorise le travail collaboratif entre recruteurs et managers à travers une plateforme de recrutement et une CVthèque commune.

Dans la pratique, différents profils utilisateurs peuvent interagir via l’ATS tout au long du processus de recrutement :

• Le recruteur peut publier des offres d’emploi et coordonner le recrutement dans son ensemble ;
• Le manager peut notamment valider (ou refuser) des profils de candidat directement sur la plateforme.

L’ATS permet ainsi de travailler en équipe sur un outil commun autour des différentes étapes d’un recrutement :

• Multidiffusion des offres d’emploi ;
• Gestion des CV et candidatures spontanées ;
• Traitement des candidatures ;
• Gestion d’un vivier de talents ;
• Gestion du suivi des processus de recrutement ;
• Organisation des entretiens etc.

Le logiciel de recrutement permet également aux services RH d’améliorer leur stratégie de recrutement ainsi que leurs process et/ou dépenses grâce à l’analyse des datas (nombre de recrutements effectués, durée des processus, statistiques des sites d’emplois en fonction des annonces diffusées etc.). C’est une étape nécessaire pour optimiser l’organisation et le partage des tâches de la fonction RH avec les managers.

By Camille Bataille, Content Manager

Véritable food trotteuse et grande amoureuse des livres, quand je n'écris pas sur l'univers RH, je partage mon temps entre le marque-page et la fourchette !🍴