Onboarding : la checklist pour réussir vos recrutements
Mise en ligne le mardi 08, novembre 2022
Mise à jour le jeudi 16 mai 2024
Vous avez trouvé le candidat idéal ? Il ou elle a confirmé son envie de rejoindre votre société ? L’expérience candidat n’est pas terminée pour autant ! A présent que cette nouvelle recrue est embauchée, elle va rapidement se confronter à la réalité de votre entreprise et décider au cours de sa période d’essai si elle souhaite y rester ou non. Son intégration est donc un moment charnière qui va grandement influencer son choix. Découvrez comment retenir et fidéliser vos nouveaux éléments grâce à la dernière étape de votre stratégie d’inbound recruiting : l’onboarding et l’expérience collaborateur.
Qu’est-ce que le processus d’onboarding ?
« Onboarding » est un terme anglais que l’on peut traduire par « embarquement ». Il englobe toutes les actions de marketing RH et autres procédures mises en place par les entreprises pour accueillir et intégrer les nouveaux arrivants au sein des équipes. C’est la continuité logique de l’expérience candidat, lors de laquelle candidats et recruteurs se découvrent et s’apprivoisent pour (potentiellement) aboutir à une embauche.
Ainsi, le processus d’onboarding désigne la phase d’intégration des nouveaux collaborateurs. L’objectif est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée de la nouvelle recrue au sein de l’entreprise. Celle-ci doit pouvoir se familiariser avec son nouvel environnement de travail et créer des liens avec les membres de l’équipe avant de prendre ses fonctions. Il est donc important de soigner le bien-être de votre nouvelle recrue en veillant à ce qu’elle dispose du nécessaire pour pouvoir travailler sereinement.
Onboarder un nouveau collaborateur répond à trois principaux enjeux :
- Créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
- Soigner sa marque employeur.
- Permettre au collaborateur d’être opérationnel rapidement.
Ce qu’il faut retenir : Le processus d’onboarding est une période cruciale, autant pour votre société que pour votre nouvelle recrue. Au cours des entretiens d’embauche, vous avez forcément véhiculé une certaine image de l’entreprise en échangeant avec les candidats : ambiance, environnement de travail, équipements… De leur côté, les candidats s’efforcent généralement de paraître sous leur meilleur jour afin de réunir toutes les chances de leur côté : compétences, savoir-être, qualités et défauts… Toutes les promesses faites pendant la phase de recrutement se vérifient par le concret au cours de l’onboarding.
En savoir plus sur l’expérience candidat
Les grandes étapes du processus d’onboarding
De nombreuses entreprises mettent tout en œuvre pour offrir la meilleure expérience possible à leurs candidats et relâchent leurs efforts une fois qu’elles ont trouvé la perle rare.
Pourtant, l’intégration d’un nouveau collaborateur est déterminante. D’après une étude partagée par Easyrecrue, 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise ont pensé à en changer dès le premier jour, à cause d’un mauvais accueil, de cafouillages administratifs ou de déficiences matérielles. Cette phase d’intégration d’un nouveau salarié, aussi appelée onboarding, est primordiale. Il s’agit de montrer à votre nouvelle recrue que la réalité correspond à ses attentes et d’instaurer les bases d’une bonne expérience collaborateur. Si vous laissez votre nouveau collègue livré à lui-même une fois le contrat signé, vous augmentez la probabilité d’un départ précipité.
Voici les 5 étapes pour réussir votre processus d’onboarding.
1. La préparation avant l’arrivée du nouvel employé
Le plus capital, c’est de préparer le processus d’intégration en amont du recrutement. Un onboarding réussi est un onboarding qui a été préparé. Avant même de lancer la campagne de recrutement pour un poste, vous pouvez déjà définir les modalités d’accueil du futur collaborateur. Matériel nécessaire, intégration dans les équipes, formations… Plus vous anticipez son arrivée, plus vous facilitez son adaptation à un environnement de travail qui lui est encore inconnu. De plus, sensible au soin apporté à son intégration, il se sentira rassuré autant avec votre entreprise qu’avec son choix de la rejoindre.
Autrement dit, avant même l’arrivée du nouvel employé, une préparation minutieuse est essentielle pour garantir un onboarding réussi. Cela inclut :
- La mise en place de l’environnement de travail : attribuer un bureau au nouveau collaborateur. Vous pouvez aussi attribuer à chaque nouveau talent un parrain ou marraine ou interlocuteur privilégié pour toutes les questions que la nouvelle recrue pourrait avoir.
- La préparation des outils et équipements nécessaires : ordinateur, casque, souris, clavier, un deuxième écran, etc. Cela peut aussi être une tenue de sécurité à la taille du nouveau collaborateur.
- La création des comptes informatiques et l’attribution des autorisations appropriées : bien voir en amont avec votre administrateur pour valider la nouvelle adresse mail professionnelle, ouvrir les accès à vos outils internes (slack, teams…etc.)
☝️ Pensez à bien communiquer sur les détails logistiques tels que l’heure et le lieu de rendez-vous le premier jour.
2. Maintenez une communication (ré)active avec le candidat/collaborateur jusqu’à son arrivée
Entre le moment où vous confirmez à un postulant son recrutement et celui où il prend effectivement ses fonctions au sein de l’entreprise, celui-ci est encore dans une posture de candidat. Surtout s’il est encore en poste au moment du recrutement. C’est notamment le cas dans le secteur informatique, entre autres, où les profils de cadres et de développeurs sont parfois contraints d’aller au bout de leurs 2 ou 3 mois de préavis.
Toutefois, il ne faut pas oublier que durant ce laps de temps, ils continuent d’être courtisés par d’autres sociétés. Vous avez trouvé votre perle rare et êtes parvenu à le convaincre de « rejoindre le navire » ? Ne le laissez donc pas partir ! En effet, il n’est pas rare de voir des candidats retenus « délaissés » par leur entreprise une fois la promesse d’embauche ou le contrat de travail signé. Pour les retenir et préserver leur motivation, il est donc essentiel de poursuivre la communication et de conserver le lien avec eux jusqu’à leur entrée dans l’organisation.
Prenez des nouvelles régulièrement par e-mail ou téléphone et informez-les au fur et à mesure que leur arrivée se prépare au sein des équipes. Il est aussi possible de démarrer le processus d’onboarding en télétravail grâce aux outils vidéo.
Par exemple, vous pouvez intégrer les nouveaux collaborateurs aux réunions de service en visioconférence afin qu’ils prennent leurs marques rapidement. Vous créez ainsi le lien entre la nouvelle recrue et ses futur(e)s collègues avant même son entrée dans la société, et sécurisez son recrutement.
3. L’accueil et intégration lors du premier jour
Le premier jour, offrez un accueil personnalisé en adéquation avec la culture d’entreprise.
Le premier jour au sein de l’entreprise est certainement le jour le plus important de l’expérience collaborateur. Nous avons abordé ce point précédemment : c’est à ce moment précis que votre nouvelle recrue va pouvoir juger de la cohérence entre le discours et la réalité de votre entreprise. Il est donc essentiel d’accompagner pas à pas son entrée dans l’organisation afin qu’elle ne se sente pas « abandonnée » dans ce nouvel environnement et vive par là une expérience négative.
Rappelez-vous qu’elle ne connaît pas encore les locaux, les équipes ou même la teneure réelle de ses missions. Le programme d’intégration que vous avez défini en amont permettra de rassurer votre nouvel employé et de faciliter sa prise de poste. Procédez par étapes :
- Présentation de l’entreprise et des équipes : commencez par lui présenter ses nouveaux collègues et faites le tour des locaux afin qu’il puisse se repérer rapidement au sein de l’entreprise. Il aura plus de difficultés à comprendre votre organisation s’il ne connaît pas les visages de ses interlocuteurs ni l’agencement des bureaux/ateliers/etc.
- Règlement des derniers points administratifs : Contrat de travail, mutuelle, tickets restaurant, règlement intérieur… S’il reste des points administratifs qui ont été abordés en entretien mais qui n’ont pas été officialisés, veillez à les régler rapidement. Votre nouvelle recrue sera rassurée de voir les promesses faites pendant le recrutement se vérifier rapidement.
- Rencontre avec le(s) manager(s) : Faites en sorte que les managers du nouvel employé soient disponibles dès le premier jour pour approfondir ses missions, leurs attentes en matière de performances et de savoir-être. Les managers sont la voix de leurs subordonnés : votre salarié sera rassuré de savoir précisément à qui s’adresser en cas de besoin. C’est aussi l’occasion de lui indiquer ses premières tâches. L’ennui ou l’inactivité peuvent mener à un sentiment d’inutilité et d’impuissance !
- Mise en place logistique et matérielle : présentez lui ensuite son espace de travail. Idéalement, son équipement et ses potentiels accès doivent être prêts pour une prise de fonctions immédiate: ordinateur, badges et/ou codes d’accès, téléphone… De cette façon, votre nouveau collaborateur aura la preuve que son arrivée a été préparée. Il sera ainsi autonome et opérationnel plus rapidement.
- Rencontre informelle: Emmenez votre nouvelle recrue au restaurant pour son premier jour ! C’est un aspect souvent négligé dans les processus d’intégration en entreprise. Votre nouveau salarié n’est pas encore familier avec ses collègues et peut être impressionné. Brisez la glace en lui accordant un moment d’échange plus informel.
4. Le suivi et développement durant les premiers mois
Assurez un suivi de l’intégration tout au long de la période d’essais.
L’onboarding ne s’arrête bien évidemment pas à la fin de la première journée. D’après une étude menée en 2013 par le groupe Aberdeen, 80% des recrutés prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois. Ce qui signifie que pendant cette période, votre salarié peut à tout moment quitter l’entreprise si son expérience collaborateur ne répond pas à ses attentes !
Pour éviter tout échec de votre recrutement, assurez-vous de la bonne intégration de votre employé non seulement au sein des équipes, mais aussi en matière de missions. Est-ce que son poste ses missions correspondent à ce qu’il était venu chercher en rejoignant votre société ? Organisez des points réguliers avec lui pour vous en assurer. Vous pourrez ainsi évaluer son état d’esprit, jauger sa motivation et identifier les points d’amélioration éventuels.
Cela peut passer par :
- Des séances de formation supplémentaires.
- Des réunions régulières avec le responsable pour fixer des objectifs et fournir des retours d’information.
- Des opportunités de réseautage avec d’autres membres de l’entreprise : connexion Linkedin, point pour présenter les différents pôles de l’entreprise (missions, domaine d’expertise…) etc.
5. Le suivi continu après la période d’essai, ou mentoring
Le mentoring, ou mentorat en français, est une pratique qui nous vient des pays anglosaxons. Le principe est d’attribuer à chaque nouvel arrivant un ou une mentor pour les accompagner dans leur prise de fonction.
L’objectif de ce mentor n’est pas de les former sur leurs missions ou métier, mais plutôt de les aider à développer les savoir-être propres à la culture de l’entreprise. C’est donc un bon moyen pour permettre aux nouveaux collaborateurs de découvrir les aspects sociétaux de l’entreprise et ses normes culturelles. Le mentor étant souvent issu d’un service différent de celui des nouveaux salariés, c’est aussi l’opportunité pour ces derniers de rencontrer des collaborateurs vers lesquels ils ne seraient peut-être pas allés naturellement.
De candidat à salarié, comment fidéliser ?
Votre checklist clé en main pour un onboarding efficace
Etape 1 : La préparation avant l’arrivée du nouvel employé
- Créer un plan d’onboarding personnalisé : Élaborez un document détaillant les étapes clés de l’onboarding, y compris les activités de formation, les réunions avec les membres de l’équipe et les objectifs à court terme.
- Préparer l’espace de travail et les équipements : Configurer le bureau du nouvel employé avec un ordinateur, un téléphone et tout autre équipement nécessaire. Assurer que l’espace est propre et prêt à être utilisé dès son arrivée.
- Informer les équipes concernées de l’arrivée du nouvel employé : Envoyer un e-mail à l’équipe pour annoncer l’arrivée du nouvel employé, en fournissant des informations de base sur son rôle et son département. Encourager les membres de l’équipe à accueillir le nouvel arrivant chaleureusement.
- Maintenir une communication régulière avec les futurs collaborateurs : Envoyer des e-mails réguliers avant l’arrivée du nouvel employé pour partager des informations utiles telles que des détails sur l’entreprise, des ressources internes, ou même des anecdotes sur la culture d’entreprise. Organiser une visioconférence préalable à l’arrivée pour permettre au nouvel employé de poser des questions et de se familiariser avec ses futurs collègues.
Etape 2 : Accueil et intégration lors du premier jour
- Accueillir chaleureusement le nouvel employé : Assigner un collègue pour accueillir le nouvel employé à son arrivée, lui donner une visite des locaux et répondre à ses premières questions.
- Présenter l’entreprise, sa culture et ses valeurs : Organiser une présentation sur l’histoire de l’entreprise, sa mission, ses valeurs et sa culture d’entreprise. Mettre en avant des exemples concrets de projets et de réussites passées.
- Organiser des rencontres avec l’équipe et les responsables : Programmer des réunions individuelles avec les membres clés de l’équipe et les responsables pour que le nouvel employé puisse mieux comprendre son rôle et ses responsabilités, ainsi que les attentes de l’entreprise.
Etape 3 : Suivi et développement durant les premiers mois
- Planifier des sessions de formation supplémentaires si nécessaire : Identifier les compétences spécifiques que le nouvel employé doit acquérir et planifier des sessions de formation en conséquence. Cela peut inclure des formations sur les produits, les processus internes ou les compétences techniques.
- Fixer des objectifs clairs et mesurables : Définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps) pour le nouvel employé, en s’assurant qu’ils sont alignés sur les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.
- Organiser des réunions régulières de suivi et de rétroaction : Programmer des réunions hebdomadaires ou bimensuelles avec le responsable pour discuter de la progression du nouvel employé, identifier les défis éventuels et fournir des retours d’information constructifs.
Etape 4 : Suivi continu après la période d’essai
- Attribuer à chaque nouvelles recrue un parrain/marraine, pour l’aider à s’intégrer dans l’équipe aussi bien humainement que professionnellement.
- Effectuer des évaluations de performance régulières : Planifier des évaluations formelles de la performance à intervalles réguliers (par exemple, tous les trois ou six mois) pour évaluer les progrès du nouvel employé et identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires.
- Identifier et soutenir les besoins de développement : Encourager le nouvel employé à exprimer ses besoins en matière de développement professionnel et à participer à des activités de formation continue ou à des projets spécifiques pour renforcer ses compétences.
- Maintenir une communication ouverte et constructive : Encourager le nouvel employé à partager ses idées, ses préoccupations et ses suggestions d’amélioration. Organiser des réunions informelles régulières pour discuter de son intégration et de son bien-être au sein de l’entreprise.
Les avantages d’un bon onboarding
L’onboarding : un atout pour votre marque employeur
L’onboarding RH est un pilier de la marque employeur. Une entreprise qui soigne l’intégration de ses nouveaux collaborateurs valorise indéniablement son image. Elle a beaucoup plus de chances d’attirer de nouveaux talents et de les fidéliser. En parallèle, une bonne marque employeur génère un meilleur engagement de la part des collaborateurs dans la durée. Ils auront plus de chance d’adhérer aux valeurs de votre entreprise et de développer un sentiment d’intégration décisif pour leur futur au sein de votre entreprise.
Vous limitez le turn over
Lors d’un recrutement, le candidat se renseigne sur la réputation de l’entreprise avant de postuler. D’où l’intérêt de soigner sa marque employeur. Mais une fois recruté, il est important de lui donner l’envie de rester. Or, la mauvaise intégration d’un salarié déteint inévitablement sur l’image qu’il se fait de votre entreprise, mais aussi sur sa volonté de s’engager ou non auprès de vous. Les coûts de recrutements étant particulièrement importants pour une entreprise, il serait dommage d’accélérer le turn over en négligeant votre processus d’onboarding. Un sondage réalisé par Korn Ferry montre en effet que 98% des dirigeants considèrent que l’onboarding est un moyen efficace de réduire le turn-over. Il est donc primordial d’apporter une attention particulière au processus d’onboarding, au risque de voir partir vos nouvelles recrues.
Vous gagnez en productivité
Les premiers instants au sein d’une entreprise sont cruciaux. Un collaborateur accueilli avec soin trouvera plus facilement ses marques qu’une recrue qui n’a bénéficié d’aucune intégration. C’est pourquoi il est important de fournir au nouveau salarié toutes les clés d’une intégration réussie afin qu’il puisse évoluer dans son nouvel environnement dans les meilleures conditions possibles. Accueil, conseils, ou encore matériel informatique, sont autant d’éléments qui doivent être préparés avant l’arrivée de vos nouvelles recrues. Cette anticipation permet aux nouveaux venus d’apprivoiser plus facilement leur environnement de travail et d’être opérationnels rapidement. Un collègue bien intégré c’est aussi un collaborateur investi dans son travail et dans ses relations professionnelles.
En définitive, l’onboarding s’inscrit dans la continuité du parcours candidat. Il s’agit d’une étape essentielle qui vous permet d’intégrer et fidéliser vos nouveaux collaborateurs. Vous avez donc tout intérêt à investir dans une stratégie d’onboarding, au même titre que l’apprentissage et la formation de vos nouveaux collaborateurs.
Retour en infographie sur les enjeux d’un onboarding réussi
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