Le guide ultime des messages d’absence : conseils et modèles à utiliser
Mise en ligne le lundi 21, juillet 2025
Mise à jour le lundi 21 juillet 2025
Un bon message d’absence, ça ne s’improvise pas ! Il doit contenir plusieurs informations capitales et, dans l’idéal, être rédigé avec style pour laisser une impression unique à vos lecteurs !
Un message d’absence, mais pour dire quoi au juste ?
Un message d’absence permet de prévenir de votre absence – évidemment ! – d’assurer la continuité du travail lorsque vous n’êtes pas là mais aussi de montrer votre professionnalisme et même de soigner votre marque employeur. Pour cela, vous devrez indiquer :
- Vos disponibilités. Dans votre message d’absence, vous écrirez “aucun accès à mes mails” ou “accès limité à mes mails” selon votre capacité à déconnecter et /ou selon le motif et la durée de votre absence.
- Une personne à contacter. Précisez le nom d’un(e) collègue, ou d’un service de votre entreprise à contacter pour assurer la continuité en votre absence : cela évite aux interlocuteurs d’être bloqués ou frustrés.
Pourquoi c’est important ?
Un message d’absence permet de montrer :
- Votre sérieux. Nous sommes habitués à recevoir des réponses rapides à nos mails. Si vous n’indiquez pas votre absence à vos contacts, ils attendront désespérément un mot de votre part. Ça ne fait pas très pro…
- Votre culture d’entreprise. Un message d’absence bien pensé va au-delà de la simple info : il montre que vous êtes humain, accessible et à l’écoute. Il humanise votre image, contribue à la qualité de vie au travail et valorise votre marque employeur auprès des collaborateurs, clients ou candidats.
Comment programmer un message d’absence sur Outlook ?
La messagerie Outlook offre deux méthodes pour automatiser ses messages d’absence. Voici les étapes à suivre pour les programmer :
La méthode simple :
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Accédez à Fichier → Réponses automatiques.
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Cochez Envoyer des réponses automatiques, spécifiez les dates de début et de fin, puis rédigez deux messages (interne et externe).
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Pour les expéditeurs hors de l’entreprise, privilégiez « Contacts uniquement » pour éviter les réponses à des publicités ou newsletters.
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Une bannière vous permet de désactiver la fonction à tout moment si vous n’avez pas programmé l’arrêt automatique.
La méthode alternative :
Si vous n’avez pas accès au bouton « Réponses automatiques », vous pouvez néanmoins contourner les limites d’Outlook. Pour cela, vous devrez :
- Rédiger un message-type et le sauvegarder comme Modèle Outlook.
- Créer une règle depuis Fichier → Gérer les règles et alertes :
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👉 Appliquer la règle à tous les emails entrants,
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👉 Sélectionner l’option “Répondre en utilisant un modèle spécifique”,
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👉 Choisir votre modèle,
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👉 Activer la règle (Outlook doit rester ouvert pour fonctionner).
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Messages d’absences originaux : 5 exemples pour vous inspirer
Ici, on vous dévoile plusieurs amorces de messages d’absence originaux pour vous aider à trouver l’inspiration.
1/ Le message d’absence sportif
« Bonjour ! En ce moment, je traverse les sommets des Alpes pour une semaine de randonnées en bivouac et en solo. Hors ligne, donc injoignable. »
🪶 Un message percutant qui peut même donner envie d’enfiler ses baskets !
2/ Le message d’absence geek
« ERREUR 404 : Collaborateur·rice introuvable. »
😂 Court, décalé : les amateurs de blagues tech apprécieront !
3/ Le message d’absence moqueur
« Si vous lisez ceci, c’est que je ne suis pas là… et que vous, si. Pas de bol. »
💡 Un peu d’impertinence mais sans méchanceté, ça se tente mais peut-être pas avec tout le monde…
4/ Le message d’absence cinéphile
« Bonjour ! Je suis parti explorer une galaxie lointaine, très lointaine… De retour, je serai. En cas de mission urgente, n’hésitez pas à contacter mon jeune Padawan qui prendra le relais. En attendant, may the force be with you ! »
🎬 Vous pouvez l’adapter à votre culture cinématographique, en allant piocher vos références du côté de Tarantino, Godard ou Besson… C’est selon vos goûts !
5/ Le message d’absence littéraire
« Il n’y a rien d’urgent, il n’y a que des gens pressés. Je m’en remets pour un moment aux vagues et au souffle immobile de l’été. Mes pensées voguent vers des horizons apaisés, loin des clameurs du quotidien, jusqu’au [XXX], date à laquelle je serai de retour parmi les mots et les messages. Durant mon absence, [nom du remplaçant] assurera la continuité — merci de le contacter à [email] pour toute urgence.Le tumulte reprend bientôt ; en attendant, recevez mes salutations en toute tranquillité. »
🪶 Un peu de poésie n’a jamais fait de mal à personne.
Messages d’absence : les pratiques à bannir
Voici quelques faux pas à éviter lors de la rédaction de votre message d’absence :
- Ne pas avoir le sens du timing. Certains annoncent leurs congés trop tôt. Il ne sert à rien d’indiquer un mois à l’avance vos congés. Il faut rédiger votre message juste avant votre départ.
- Donner trop d’informations. « Pour le budget, contactez Marc ; pour les factures, Sophie ; pour le planning, Thomas ; pour les urgences RH, contactez notre DRH direct ; pour tout ce qui concerne le bureau ML, contactez Jean-Paul… »
- Oublier de désactiver son message d’absence. Et continuer de recevoir mi-décembre une réponse automatique indiquant votre retour de congés le 25 août dernier…
