Une réunion productive en 6 étapes
Mise en ligne le vendredi 06, septembre 2024
Mise à jour le vendredi 06 septembre 2024
Vous connaissez la loi de futilité de Parkinson ? Cette loi parfois appelée “concept de l’abri à vélo”, affirme que dans une réunion, on passe souvent trop de temps à discuter de détails sans importance, parce qu’ils sont faciles à comprendre, au détriment des sujets plus complexes mais essentiels. Voilà qui pourrait expliquer pourquoi la plupart des réunions auxquelles nous assistons nous semblent inutiles !
71 % des cadres supérieurs estiment que les réunions sont improductives et inefficaces.Sondage du magazine Harvard Business Review
Pour éviter de tomber dans ce piège, voici 6 étapes concrètes pour rendre vos réunions plus productives, avec un credo (ou deux) : Stop à la réunionite aiguë et less is more !
La loi de futilité de Parkinson, explications
Vous l’aurez compris, cette loi part du postulat que nous consacrons plus de temps à parler de questions futiles qu’à traiter des vrais enjeux. Cette loi empirique énoncée en 1957 par Cyril Northcote Parkinson s’appuie sur la métaphore suivante.
Un comité financier a trois points à son ordre du jour :
- Un projet de centrale nucléaire (10 millions de livres).
- Un projet d’abri à vélo (350 livres).
- Un projet de budget “café” (21 livres par an).
Et bien, contre toute logique, ce comité passera beaucoup de temps à parler du budget café, un peu moins à discuter de l’abri à vélo et surtout, ne fera que survoler le projet de centrale nucléaire, complexe mais pourtant crucial.
Comment expliquer ce décalage entre l’importance du propos et son traitement de surface lors de ce comité ? Cyril Northcote Parkinson explique que ce comportement contre productif a pour cause principale notre appréhension à aborder des sujets complexes :
- Connaissances insuffisantes.
- Doutes.
- Risques.
- Prise de décisions.
- Remise en question.
Voilà qui demande beaucoup d’efforts, même (et surtout) si l’enjeu est important. Autrement dit, c’est tellement plus simple de parler de l’abri à vélos, sujet auquel tout le monde peut contribuer !
Alors, comment remédier à ce biais qui n’est pas sans conséquence à l’échelle d’un groupe ou d’une entreprise ?
Une réunion productive en 6 étapes clés
Étape 01 : Préparer un ordre du jour clair
Dès lors que vous organisez une réunion, il vous faut impérativement définir un ordre du jour précis. Cette étape est cruciale pour une réunion de travail efficace.
- Identifiez les sujets à traiter et leur ordre de priorité.
- Envoyez-le aux participants en amont pour qu’ils puissent se préparer efficacement.
Et gardez bien en tête qu’un agenda structuré permet d’éviter les dérives et de concentrer les discussions sur les points essentiels.
👉 Notre conseil : Au lieu de débattre des détails d’un projet en cours, focalisez-vous sur les décisions à prendre ou les obstacles majeurs à surmonter. L’ordre du jour peut être préparé en amont par le facilitateur désigné au préalable. (cf. point 4).
Autre technique de gestion de réunion bien pratique dans la même veine que l’ordre du jour : débutez la réunion en demandant aux participants de répondre en quelques mots à la question suivante : Quel est l’objectif de la réunion ?
Ainsi, vous vous assurez que les réunions restent ciblées, et que les personnes nécessaires sont bien présentes.
Étape 02 : Limiter le nombre de participants
Autre conseil très facile à mettre en place pour améliorer la productivité en réunion : N’invitez que les personnes concernées par les sujets abordés directement.
Et oui, trop de participants peuvent diluer la discussion, générer des interruptions inutiles et rendre la réunion moins productive. Au contraire, moins il y a de monde, plus la discussion reste pertinente et orientée vers l’action. Sans compter que cela peut favoriser la prise de parole à l’oral de chacun des participants. N’oublions pas que la prise de parole en public peut être très stressante pour certains collaborateurs…
👉 Notre conseil : Si un point concerne uniquement l’équipe technique, n’incluez pas les responsables marketing à ce moment précis. Si certains points évoqués lors de cette réunion doivent être partagés avec l’équipe Marketing, un compte rendu sera suffisant. Tant qu’il est bien rédigé ! (cf. point 6)
Étape 03 : Allouer du temps à chaque point
Une bonne gestion du temps en réunion est indispensable si vous voulez qu’elle soit productive ! En même temps, qui voudrait d’une réunion qui n’est pas productive ? 😅
Bref, chaque sujet intégré à l’ordre du jour de la réunion doit avoir une durée définie. Cela aide à respecter les horaires et à ne pas s’éterniser sur un sujet. Un point nécessite plus de temps ? Prévoyez une réunion de suivi. Cela permet de ne pas sacrifier le reste de l’ordre du jour et de maintenir un bon rythme.
👉 Notre conseil : Si un sujet dépasse le temps alloué, prenez note et planifiez un point spécifique plus tard. Cette gestion du temps peut être confiée au facilitateur de la réunion désigné au préalable.
Étape 04 : Désigner un facilitateur
Le facilitateur de réunion veille à ce que l’ordre du jour soit respecté et que les discussions restent centrées sur les sujets principaux. Il intervient pour recentrer les débats si ceux-ci commencent à dériver, évitant ainsi que la réunion ne dévie vers des sujets secondaires.
Un bon facilitateur de réunion a plusieurs qualités clés :
- Organisation : Il prépare l’ordre du jour et s’assure que la réunion reste sur la bonne voie.
- Neutralité : Il reste impartial et gère les conflits de manière équitable.
- Communication claire : Il explique les objectifs, les attentes et les décisions de manière concise.
- Gestion du temps : Il veille à ce que la réunion respecte le temps imparti et que chaque sujet soit couvert.
- Engagement : Il encourage la participation de tous les membres et veille à ce que chacun ait l’opportunité de s’exprimer.
- Suivi : Il assure le suivi des décisions prises et des actions à réaliser après la réunion.
Ces compétences permettent de rendre les réunions plus productives et efficaces.
👉 Notre conseil : Le facilitateur désigné est chargé de rappeler à l’équipe de rester concentrée sur la décision à prendre, plutôt que de s’attarder sur des considérations techniques non prioritaires.
Étapes 05 : Conclure avec des actions claires
Rien de pire que de terminer une réunion en laissant des zones de flou sur les attendus !
À la fin de chaque réunion :
- Identifiez les actions concrètes à réaliser.
- Nommez les responsables de ces actions.
- Clarifiez les délais associés à chaque tâche/action.
Car sans un plan d’action précis, non seulement la plupart des sujets abordés risquent de tomber dans les limbes, et les réunions peuvent alors donner l’impression d’être des discussions stériles. Bonjour l’angoisse ! 🥵
Par exemple, pour une réunion de brainstorming autour du lancement d’un nouveau produit, vous devriez ressortir de la réunion avec :
- Une liste de 10 idées de produits potentiels.
- L’identification de l’audience cible.
- Un plan de recherche avec des responsabilités réparties au sein de l’équipe.
- Des dates limites pour chaque tâche.
Étape 06 : Rédiger un compte rendu de chaque réunion
Dernier conseil, et pas des moindres, c’est d’ailleurs sans doute le plus important : Formalisez un résumé et envoyez-le rapidement à tous les participants.
Voici un modèle de compte rendu de réunion efficace :
- Titre : Réunion [Objet] – [Date].
- Présents : Liste des participants.
- Ordre du jour : Points abordés.
- Décisions prises : Résumé des décisions principales.
- Actions à mener :
- Action 1 – Responsable – Échéance.
- Action 2 – Responsable – Échéance.
- Prochaines étapes : Indication de la date et des sujets à traiter lors de la prochaine réunion (si applicable).
Essayez dès aujourd’hui de formaliser vos comptes rendus avec ce modèle. Vous verrez une différence immédiate dans le suivi des actions.
Panorama des réunions (utiles) possibles
Les réunions d’intégration des nouveaux collaborateurs
Lorsque vous recrutez un nouveau collaborateur, celui-ci a beaucoup à apprendre ! Il lui faut un petit temps d’adaptation pour se familiariser avec son nouvel environnement de travail. Une bonne façon de rendre ce processus d’intégration le plus fluide possible, c’est d’organiser des réunions d’intégration.
Voici quelques exemples de réunions d’intégration que vous pouvez mettre en place dans votre entreprise :
- Planifiez des one-to-one : dès le premier jour, organisez de courtes réunions avec toutes les personnes avec lesquelles le nouveau salarié serait amené à travailler : responsables directs, chefs d’équipe, experts internes…
- Organisez une rencontre avec l’équipe : au cours des premiers jours, pensez à organiser une réunion d’équipe. Vos nouvelles recrues pourront ainsi rencontrer et saluer leurs nouveaux collègues. Imaginez cette réunion de préférence dans un contexte convivial (restaurant, repas, verre…).
- Pensez à la formation aux outils internes : prévoyez des moments pour former les nouveaux membres de votre équipe à tous les outils, systèmes ou logiciels dont ils auront besoin pour réaliser leurs tâches, ainsi qu’aux processus internes divers et variés.
- Informez sur les Ressources humaines : vos nouvelles recrues doivent se familiariser le plus vite possible avec le pôle Ressources Humaines.
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Les sessions de réflexion ou brainstorming réguliers
Les entreprises prospèrent grâce à l’innovation et la créativité, essentielles pour fidéliser les clients et surpasser la concurrence. Pour maintenir ce dynamisme, les sessions de réflexion ou brainstorming sont indispensables.
Elles permettent de générer rapidement des idées sans se focaliser sur les résultats immédiats.
Les réunions de lancement
Vous lancez un nouveau projet ? Informer votre équipe est essentiel, et une réunion est l’occasion idéale. Pour favoriser au maximum la réussite du projet, les membres doivent connaître les objectifs à long terme et leur rôle pour s’aligner et s’engager pleinement. Cette implication est cruciale pour améliorer la qualité des produits ou services et, en fin de compte, accroître la satisfaction des clients.
Les réunions rétrospectives et retours d’expérience
Si au début d’un projet, une réunion de lancement est cruciale, mais une réunion rétrospective l’est tout autant, voire plus, pour tirer des enseignements. Cela permet d’identifier les axes d’amélioration et d’accroître l’efficacité future.
Comme le dit un héros de série télévisée bien connu…
J’adore quand un plan se déroule sans accroc !
Les rétrospectives ou REX (retours d’expérience) offrent l’occasion d’échanger en équipe :
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
- Quelles difficultés avons-nous rencontrées ?
- Quels ajustements pour le prochain projet ?
Les réunions au sujet du budget et des finances
Les questions d’argent génèrent souvent des tensions, au travail comme à la ville ! D’où l’importance pour le management de tenir des réunions régulières sur les finances.
Pour une réunion financière efficace, les points suivants doivent être clairs :
- Le budget alloué.
- Son utilisation prévue.
- Le retour sur investissement attendu.
- Un accord clair sur ces aspects réduit les conflits et aide à mieux contrôler les dépenses.
Prêts à révolutionner la manière dont vous organisez vos réunions ? 🤓
