1ers pas #2 : Organiser un recrutement de A à Z

par | 20 Août 2020

Organiser son recrutement

Créer un recrutement

Lorsque vous vous connectez sur votre plateforme Beetween, vous arrivez automatiquement sur le tableau de bord de vos recrutements.
En 1 clin d’oeil, ce tableau de bord vous fournira un état des lieux complet de vos recrutements en cours. Nous reviendrons sur ce tableau dans le chapitre Gérer les candidatures.

Tous les candidats que vous souhaiterez enregistrer dans Beetween devront obligatoirement être associés à un recrutement.

Pour créer un recrutement, rien de plus simple. Dans la page “Mes recrutements”, cliquez sur “Créer un recrutement”. Donnez le nom souhaité et validez.

Astuce d’utilisation :
Donnez un nom correspondant au type de profil recherché ou au type de poste proposé.

Exemple pratique :
Créons un nouveau recrutement et nommons-le “Développeur Full Stack”.

Créer un recrutement sous Beetween

Bon à savoir !
Afin de vous y retrouver par la suite plus facilement, vous pouvez également déterminer un niveau de priorité. La priorité se met à 1 (le niveau le plus fort) au moment de la création. Pour le modifier, il suffit de sélectionner la ligne et cliquer sur “Modifier la priorité”.

Tableau de bord de votre Recrutement

Détails de la vue Mon recrutement
Une fois votre recrutement créé, vous arrivez sur cette page.
Détaillons ensemble les actions possibles.

1- En cliquant sur la à droite du titre (nom de votre recrutement), vous pouvez soit renommer le recrutement, soit l’archiver.
Attention, archiver un recrutement dépubliera toutes les annonces qui lui sont liées ! En effet, archiver revient à clôturer un recrutement.

2- Les notes vous permettent d’attacher une description au recrutement. Elles sont d’autant plus pratiques lorsqu’on travaille en mode collaboratif.

3- Offres d’emploi : il s’agit de la vue par défaut, sur laquelle nous sommes actuellement. Elle reprend la description du recrutement, l’adresse e-mail liée, ainsi que la liste de toutes les annonces incluses dans le recrutement.

4- Import CVs : cet onglet vous permet, par simple glisser-déposer, d’enregistrer des nouveaux candidats dans Beetween. Nous reverrons les différentes manières d’importer les candidats dans le chapitre Gérer sa CVthèque.

5- Transfert de candidature : cet onglet vous permet d’envoyer une copie de toutes les candidatures reçues pour le recrutement sur une boîte e-mail donnée (cette manipulation n’a pas d’effet rétroactif. Les candidatures déjà reçues ne seront pas transférées).

6- Questionnaire : cette fonctionnalité demandant une configuration premium, uniquement disponible dans la formule GOLD, nous ne développerons pas cette partie ici.

7- Antispam CVs : aucun recruteur ne souhaite passer du temps à lire une candidature totalement à l’opposé de sa recherche. L’Antispam CVs est fait pour ça ! Déterminez les mots-clés devant obligatoirement apparaître dans la candidature et/ou ceux ne devant absolument pas y figurer, et activez le filtre. Toutes les candidatures filtrées seront automatiquement envoyées dans l’étapes “SPAM” de votre dossier de recrutement.

8- Statistiques : elles vous permettront de bien gérer vos futurs recrutement en étudiant les embauches réalisées et surtout les sources principales de vos candidats (réponse à annonce, par quel site de diffusion, candidature spontanée…).

9- Partage : avec Beetween, vous pouvez travailler en collaboration et donc partager vos recrutements avec une tierce personne. Renseignez son adresse e-mail et donnez-lui le pouvoir souhaité (administrateur, intervenant ou lecture seule).

10- Créer une annonce : nous reviendrons sur ce point au chapitre Publier une annonce.

11- L’adresse e-mail du recrutement : si vous publiez une annonce, cette adresse e-mail sera automatiquement transmise aux sites de diffusion et servira d’e-mail réceptionnaire des candidatures. Avoir accès à cette adresse e-mail est très intéressant si vous paramétrez vous-même un site carrière ou s’il s’agit de votre dossier de candidatures spontanées.

Le travail collaboratif

Si vous recrutez de manière collaborative, il est préférable de donner accès au recrutement concerné à toutes les parties prenantes à la décision concernant la sélection et l’embauche. Cela permettra de centraliser toutes les informations liées au candidat.

Les différents pouvoirs

Lorsque vous partagez un recrutement, vous avez le choix entre différents niveaux de pouvoir :

  • Administrateur : pouvoir de modification et de suppression sur tout le recrutement et ce qu’il contient.
  • Intervenant : pouvoir de modification des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement
  • Lecture seule : pouvoir de consultation seule des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement

2 cas possibles

L’adresse e-mail est celle d’un autre utilisateur de Beetween :

Les candidats présents dans le recrutement seront également visibles dans la CVthèque de cet autre utilisateur.

L’adresse e-mail est inconnue de Beetween :

La plateforme vous en informera et vous proposera de l’enregistrer comme utilisateur gratuit. Ses possibilités seront alors plus limitées mais elle pourra tout de même, si vous lui avez donné les droits Intervenant au minimum, modifier les fiches candidats (documents, notes…).

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #1 : Créer un dossier séparé pour les candidatures spontanées

Vous avez un formulaire de candidature spontanées sur votre site web ? Autant recevoir les candidatures directement dans Beetween !
Pour ce faire, allez dans “Mes recrutements” et cliquez sur le bouton “Créer un recrutement”. Donnez-lui un nom et validez.

Utiliser un recrutement séparé revêt plusieurs avantages :

  • En utilisant l’adresse e-mail du dossier de recrutement, vous recevrez les fiches candidats directement dans Beetween
  • Vous aurez accès aux statistiques liées aux candidatures spontanées

Vous souhaitez que la source de ces candidatures spontanées soit correctement nommée ?
Imaginons que l’adresse email du dossier de recrutement soit job-ref-3ar4brmpne@candidature.beetween.com

  1. Avec envoi d’accusé de réception de candidature :
    Si vous ajoutez le code 80 avant le @ (job-ref-3ar4brmpne80@candidature.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée” et votre email d’accusé de réception de candidature sera automatiquement envoyé aux candidats.
  2. Sans envoi d’accusé de réception de candidature :
    Si vous ajoutez le code 81 avant le @ job-ref-3ar4brmpne81@candidature.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée” et aucun email d’accusé de réception de candidature ne sera envoyé automatiquement. Vous pourrez en envoyer un après coup, si intérêt.

Bonne pratique #2 : Créer des dossiers de recrutements

Vous pouvez créer des dossiers afin de ranger vos recrutements par type.

Si vous nommez des recrutements avec des [], il se rangeront automatiquement en dossiers !
Pour que différents recrutements se retrouvent dans un dossier, il faut que le contenu entre crochets soit identique sur tous les recrutements concernés.

Exemple pratique :
Notre agence recherche un Développeur Front et un Développeur Full Stack.
En nommant nos 2 dossiers comme suit, ils se regrouperont automatiquement dans le dossier [Développeur] :

  • [Développeur] Développeur Front
  • [Développeur] Développeur Full Stack

Pour ce faire, nous allons renommer notre recrutement Développeur Full Stack et créer notre recrutement [Développeur] Développeur Front.

Tableau de bord des recrutements création d'un dossier de recrutement