Tutoriel

Guide de démarrage

Introduction

Organiser son recrutement

Gérer une CVthèque

Publier une annonce

Gérer les candidatures

Communiquer avec les candidats

Clôturer ou suspendre un recrutement

Analyser vos recrutements

Introduction

Tour d’horizon de Beetween

Commençons par prendre en main votre nouvelle plateforme de recrutement digital. Faisons un petit tour d’horizon des différents menus.

Mes recrutements

Menu Mes RecrutementsDès votre connexion sur Beetween, vous arrivez sur cette page. Il s’agit de votre tableau de bord principal.

Qu’est-ce qu’un recrutement ?

Les Recrutements sont des campagnes mises en place dans le but d’embaucher. Chaque recrutement peut accueillir 1 ou plusieurs annonces.
Dans votre tableau de bord, les recrutements sont classés par ordre de priorité. Dans chaque priorité, les recrutements sont classés par ordre alphabétique.

Les priorités

Chaque recrutement se voit associer, dès sa création, un niveau de priorité allant de 1 (le plus important) à 5.
Vous pouvez modifier ces niveaux de priorités à tout moment en sélectionnant la ligne (ou plusieurs lignes) puis en cliquant sur “Changer de priorité”.
Pour information, les priorités de niveau 5 ne sont pas comptabilisées dans vos statistiques. Nous reviendrons sur les priorités dans le chapitre ‘Organiser son recrutement’.

Le processus de recrutement

Un recrutement se déroule sur plusieurs étapes, allant de la réception de la candidature à l’embauche.
Toutes les étapes sont déjà prévues dans votre workflow.

Ma CVthèque

Menu Ma CVthèqueLa CVthèque reprend l’intégralité des talents enregistrés dans votre plateforme, qu’ils aient été importés manuellement ou enregistrés suite à une candidature à une offre d’emploi.
Dans cette vue, vous accédez en un clin d’oeil aux informations principales de chaque talent : photo de profil, nom et prénom, e-mail et téléphone, documents principaux, notes en bref.
Vous pouvez également, sans entrer dans la fiche, consulter les documents en cliquant sur le petit oeil et interagir avec eux.
En cas de doublon de fiches, une petite icône orange sera visible à côté du nom. Nous reviendrons plus tard sur la gestion des doublons.

Statistiques

Menu StatistiquesBeetween met à votre disposition plusieurs statistiques pour vous aider à mieux gérer vos recrutements.
Vous retrouvez notamment :

  • Une vue d’ensemble sur vos recrutements en cours
  • Une analyse des sources de CVs
  • Votre délai moyen de recrutement
  • La typologie des candidats embauchés

Besoin d’aide

Menu Besoin d'aideDans notre rubrique “Besoin d’aide”, vous pouvez activer (ou désactiver) des bulles d’informations sur les différents items de chaque vue. Nous vous conseillons de l’activer afin de vous guider dans vos premiers pas sur Beetween.
Vous pouvez également interroger notre base de données d’aide en ligne par ce biais ainsi qu’accéder à nos tutoriels vidéos.

Paramètres

Dans le menu Paramètres, vous pourrez enregistrer plusieurs personnalisations.

Menu Paramètres

Profil

Vous pouvez ici modifier vos nom et prénom, le nom de votre société, votre pays de résidence, la langue de votre interface (français ou anglais) ainsi que que votre mot de passe. A noter que la modification du mot de passe ne peut se faire que si vous connaissez le mot de passe actuel du compte. Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, déconnectez-vous et cliquez sur “Mot de passe oublié”.

Vous ne pourrez effectuer aucune modification sur votre adresse e-mail ou sur votre type de compte. Seul un administrateur peut effectuer cette manipulation.

NDS : Pour les formules FREE, START et PRO, la modification de votre adresse e-mail utilisateur ne pourra se faire que par notre support technique.

Réponses automatiques

Votre logiciel de recrutement Beetween prévoit de base des accusés de réception automatique. Dans cet onglet vous pouvez les personnaliser.

Une bonne pratique est de personnaliser ces e-mails afin qu’ils reflètent votre marque employeur. Afin de pousser la personnalisation de l’e-mail, vous pouvez utiliser des variables :

  • {{firstname}} : Prénom du candidat
  • {{lastname}} : Nom de famille du candidat
  • {{job}} : Poste candidaté
  • {{recruitment}} : Nom de votre dossier de recrutement

Le ton utilisé dans ces e-mails doit être en accord avec le ton utilisé dans vos offres, sur votre espace carrière, et sur tous vos autres supports de communication pour que votre marque employeur garde toute sa cohérence.

CNIL/RGPD

Le RGPD (Règlement Européen pour la Protection des Données) vous demande de fournir aux candidats la possibilité d’exercer leur droit d’accès, de rectification et de suppression sur toutes les données que vous possédez les concernant.
A ce titre, vous devez leur fournir un contact afin d’en faire la demande. L’e-mail enregistré par défaut est celui de votre compte. Vous pouvez ici le modifier pour un autre.

Expiration des profils

Une autre obligation du RGPD est la suppression automatique des données passé un délai de 24 mois pour un candidat considéré comme inactif (délai préconisé par la CNIL).

Carnet d’adresses

Le carnet d’adresses reprend l’ensemble des adresses e-mail précédemment utilisées sur votre compte Beetween. Ainsi, vous retrouvez dans la liste votre e-mail de connexion mais également toutes les adresses e-mail utilisées lors d’un ‘Faire suivre’ sur une candidature.
Modèles d’e-mail, Modèles d’annonces & Trame de prise de notes
Vous pouvez ici créer, modifier et supprimer vos différents modèles. Nous reviendrons en détail plus tard sur ces items et leur intérêt.

Notifications

Beetween peut générer un bilan de vos recrutements en cours que vous choisissez de recevoir (ou non). Ce bilan peut être quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Recruter avec méthode

Afin de recruter de manière efficace, il est nécessaire d’organiser son activité de recrutement.

Nous allons suivre au cours de cette formation rapide les étapes essentielles :

  1. Créer un recrutement
  2. Gérer une CVthèque
  3. Publier une annonce
  4. Gérer les candidatures
  5. Échanger avec les candidats
  6. Clôturer ou suspendre un recrutement

Au fur et à mesure, nous vous donnerons des bonnes pratiques et des astuces pour que votre expérience sur Beetween soit la plus agréable possible.

Ce tutoriel complet se basera sur le cas pratique d’une agence digitale cherchant à développer son activité, donc ayant des nécessités de recrutement en développeurs et en commerciaux.
Nous ne verrons pas l’intégralité des fonctionnalités de Beetween (elles sont trop nombreuses) dans notre tutoriel, seulement celles qui vous rendront totalement autonome sur la gestion de vos recrutements.

Organiser son recrutement

Créer un recrutement

Lorsque vous vous connectez sur votre plateforme Beetween, vous arrivez automatiquement sur le tableau de bord de vos recrutements.
En 1 clin d’oeil, ce tableau de bord vous fournira un état des lieux complet de vos recrutements en cours. Nous reviendrons sur ce tableau dans le chapitre Gérer les candidatures.

Tous les candidats que vous souhaiterez enregistrer dans Beetween devront obligatoirement être associés à un recrutement.

Pour créer un recrutement, rien de plus simple. Dans la page “Mes recrutements”, cliquez sur “Créer un recrutement”. Donnez le nom souhaité et validez.

Astuce d’utilisation :
Donnez un nom correspondant au type de profil recherché ou au type de poste proposé.

Exemple pratique :
Créons un nouveau recrutement et nommons-le “Développeur Full Stack”.

Créer un recrutement sous Beetween

Bon à savoir !
Afin de vous y retrouver par la suite plus facilement, vous pouvez également déterminer un niveau de priorité. La priorité se met à 1 (le niveau le plus fort) au moment de la création. Pour le modifier, il suffit de sélectionner la ligne et cliquer sur “Modifier la priorité”.

Tableau de bord de votre Recrutement

Détails de la vue Mon recrutementUne fois votre recrutement créé, vous arrivez sur cette page.
Détaillons ensemble les actions possibles.

1- En cliquant sur la à droite du titre (nom de votre recrutement), vous pouvez soit renommer le recrutement, soit l’archiver.
Attention, archiver un recrutement dépubliera toutes les annonces qui lui sont liées ! En effet, archiver revient à clôturer un recrutement.

2- Les notes vous permettent d’attacher une description au recrutement. Elles sont d’autant plus pratiques lorsqu’on travaille en mode collaboratif.

3- Offres d’emploi : il s’agit de la vue par défaut, sur laquelle nous sommes actuellement. Elle reprend la description du recrutement, l’adresse e-mail liée, ainsi que la liste de toutes les annonces incluses dans le recrutement.

4- Import CVs : cet onglet vous permet, par simple glisser-déposer, d’enregistrer des nouveaux candidats dans Beetween. Nous reverrons les différentes manières d’importer les candidats dans le chapitre Gérer sa CVthèque.

5- Transfert de candidature : cet onglet vous permet d’envoyer une copie de toutes les candidatures reçues pour le recrutement sur une boîte e-mail donnée (cette manipulation n’a pas d’effet rétroactif. Les candidatures déjà reçues ne seront par transférées).

6- Questionnaire : cette fonctionnalité demandant une configuration premium, uniquement disponible dans la formule GOLD, nous ne développerons pas cette partie ici.

7- Antispam CVs : aucun recruteur ne souhaite passer du temps à lire une candidature totalement à l’opposé de sa recherche. L’Antispam CVs est fait pour ça ! Déterminez les mots-clés devant obligatoirement apparaître dans la candidature et/ou ceux ne devant absolument pas y figurer, et activez le filtre. Toutes les candidatures filtrées seront automatiquement envoyées dans l’étapes “SPAM” de votre dossier de recrutement.

8- Statistiques : elles vous permettront de bien gérer vos futurs recrutement en étudiant les embauches réalisées et surtout les sources principales de vos candidats (réponse à annonce, par quel site de diffusion, candidature spontanée…).

9- Partage : avec Beetween, vous pouvez travailler en collaboration et donc partager vos recrutements avec une tierce personne. Renseignez son adresse e-mail et donnez-lui le pouvoir souhaité (administrateur, intervenant ou lecture seule).

10- Créer une annonce : nous reviendrons sur ce point au chapitre Publier une annonce.

11- L’adresse e-mail du recrutement : si vous publiez une annonce, cette adresse e-mail sera automatiquement transmise aux sites de diffusion et servira d’e-mail réceptionnaire des candidatures. Avoir accès à cette adresse e-mail est très intéressant si vous paramétrez vous-même un site carrière ou s’il s’agit de votre dossier de candidatures spontanées.

Le travail collaboratif

Si vous recrutez de manière collaborative, il est préférable de donner accès au recrutement concerné à toutes les parties prenantes à la décision concernant la sélection et l’embauche. Cela permettra de centraliser toutes les informations liées au candidat.

Les différents pouvoirs

Lorsque vous partagez un recrutement, vous avez le choix entre différents niveaux de pouvoir :

  • Administrateur : pouvoir de modification et de suppression sur tout le recrutement et ce qu’il contient.
  • Intervenant : pouvoir de modification des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement
  • Lecture seule : pouvoir de consultation seule des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement

2 cas possibles

L’adresse e-mail est celle d’un autre utilisateur de Beetween :

Les candidats présents dans le recrutement seront également visibles dans la CVthèque de cet autre utilisateur.

L’adresse e-mail est inconnue de Beetween :

La plateforme vous en informera et vous proposera de l’enregistrer comme utilisateur gratuit. Ses possibilités seront alors plus limitées mais elle pourra tout de même, si vous lui avez donné les droits Intervenant au minimum, modifier les fiches candidats (documents, notes…).

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #1 : Créer un dossier séparé pour les candidatures spontanées

Vous avez un formulaire de candidature spontanées sur votre site web ? Autant recevoir les candidatures directement dans Beetween !
Pour ce faire, allez dans “Mes recrutements” et cliquez sur le bouton “Créer un recrutement”. Donnez-lui un nom et validez.

Utiliser un recrutement séparé revêt plusieurs avantages :

  • En utilisant l’adresse e-mail du dossier de recrutement, vous recevrez les fiches candidats directement dans Beetween
  • Vous aurez accès aux statistiques liées aux candidatures spontanées

Vous souhaitez que la source de ces candidatures spontanées soit correctement nommée ?
Imaginons que l’adresse email du dossier de recrutement est job-ref-3ar4brmpne@candidature.beetween.com

  1. Avec envoi d’accusé de réception de candidature :
    Si vous ajoutez le code 80 avant le @ (job-ref-3ar4brmpne80@candidature.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée” et votre email d’accusé de réception de candidature sera automatiquement envoyé aux candidats.
  2. Sans envoi d’accusé de réception de candidature :
    Si vous ajoutez le code 81 avant le @ job-ref-3ar4brmpne81@candidature.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée” et aucun email d’accusé de réception de candidature ne sera envoyé automatiquement. Vous pourrez en envoyer un après coup, si intérêt.

Bonne pratique #2 : Créer des dossiers de recrutements

Vous pouvez créer des dossiers afin de ranger vos recrutements par type.

Si vous nommez des recrutements avec des [], il se rangeront automatiquement en dossiers !
Pour que différents recrutements se retrouvent dans un dossier, il faut que le contenu entre crochets soit identique sur tous les recrutements concernés.

Exemple pratique :
Notre agence recherche un Développeur Front et un Développeur Full Stack.
En nommant nos 2 dossiers comme suit, ils se regrouperont automatiquement dans le dossier [Développeur] :

  • [Développeur] Développeur Front
  • [Développeur] Développeur Full Stack

Pour ce faire, nous allons renommer notre recrutement Développeur Full Stack et créer notre recrutement [Développeur] Développeur Front.

Tableau de bord des recrutements

Gérer une CVthèque

Importer des CV

Pour importer des CVs, vous devez en tout premier lieu vous rendre dans un recrutement.

Exemple pratique :
Utilisons notre recrutement [Candidature Spontanée] créé en début de formation.
Allez dans le recrutement et cliquez sur Import CVs (en haut à droite).

Importer un CV dans Beetween
Plusieurs choix d’imports s’offrent à vous : la création manuelle de la fiche, l’import par drag and drop (glisser-déposer) ou l’import par e-mail. Dans tous les cas, chaque fiche candidat sera créée dans l’étape Boîte de réception.

La création manuelle d’une fiche candidat

Création manuelle d'une fiche candidat dans Beetween
Cliquez sur le lien “Créer une fiche candidat manuellement”
Renseignez l’identité et les coordonnées du candidat, importez les documents (CV, lettre de motivation, diplômes…) et cliquez sur Ajouter

L’import manuel

Vous pouvez soit ouvrir l’explorateur de fichiers (en cliquant sur la zone bleue) et sélectionner le fichier, soit glisser-déposer le fichier directement sur la zone bleue.
Importer manuellement un CV par glisser-déposer dans Beetween
Une nouvelle fiche candidat se créera automatiquement. Vous pourrez ainsi la modifier directement.

L’import par e-mail

Importer un candidat

Vous pouvez créer un candidat en important plusieurs documents dans un seul email.
Attention : Cette méthode ne vaut que pour l’import d’un seul candidat !

Envoyez un e-mail à l’adresse d’import du dossier de recrutement. Vous la trouverez sous l’encart bleu.

Retrouver l'e-mail d'import d'un dossier de recrutementVous pouvez mettre autant de pièces jointes que votre e-mail peut envoyer.

Notre conseil :
Mettez le CV en 1er dans vos pièces jointes. Ainsi, il sera visible en 1er sur la fiche candidat.
En effet, cela facilite le parsing, autrement dit, le remplissage automatique de votre fiche candidat.

Importer plusieurs candidats simultanément

Cette méthode permet d’importer plusieurs CVs simultanément dans un même recrutement. Le poids des pièces jointes d’un e-mail étant limitée, vous ne pourrez pas importer plus d’une dizaine de CVs en seule fois.
Attention, chaque pièce jointe sera considérée comme un CV différent. Il y aura donc autant de fiches candidat de créées que de pièces jointes.
Importer des CV (plusieurs candidats) simultanément dans Beetween avec un e-mail
Adresse e-mail destinataire : adresse e-mail d’import du dossier de recrutement xxxxxxxxx@candidature.beetween.com (dans notre exemple : import-sm2qpdk83f@candidature.beetween.com)
Objet de l’e-mail : @multi import beetween

Le processus de recrutement

Prise en main du workflow

Les différentes étapes d'un recrutement
Un recrutement suit plusieurs étapes. Nous allons détailler ensemble les plus utilisées :

    • Boîte de réception : candidatures reçues pour le recrutement
    • Sélectionné : candidats pré-sélectionnés pour être reçus en entretien
    • En attente RDV : candidats en attente d’un rdv (physique ou vidéo)
    • Embauché : candidats embauchés par votre société
    • Archivé : candidats non sélectionnés pour le recrutement mais conservés en base de données (CVthèque)
    • Corbeille : candidats non sélectionnés pour le recrutement et non conservés en base de données (CVthèque). La fiche candidat n’est pas supprimée de la base de données (en cas d’erreur de déplacement)
    • Spam : candidatures mises automatiquement de côté
Configuration du dossier Spam

Beetween propose un filtre AntiSpam CVs. Il permet de mettre de côté automatiquement des candidatures ne correspondant pas à votre recherche.
Pour paramétrer le filtre, rendez-vous dans le recrutement concerné :
Sélectionnez Antispam Cvs en haut à droite.
Activez le filtre Antispam et remplissez les mots-clés
Cliquez sur Enregistrer

Exemple pratique :
Prenons notre recrutement Développeur Front. Nous souhaitons que nos candidats maîtrisent obligatoirement les langages CSS et Javascript, ainsi que le framework ReactJS.
Comme Javascript peut être écrit JS de manière abrégée, nous allons écrire les 2 expressions sur la même ligne, séparées d’une virgule. L’Antispam comprendra que ce sont des expressions se valant l’une l’autre.

Attention :
Activez le filtre avant de publier une annonce ou d’importer des CVs. Le filtre ne peut agir de manière rétroactive sur les candidats déjà présents dans le recrutement.

Prise en main d’une fiche candidat

Vous avez 2 chemins pour accéder à une fiche candidat :
A partir de Mes recrutements :

  1. Repérez la ligne de votre recrutement
  2. Cliquez sur le chiffre de l’étape désirée pour afficher la liste des candidats présents dans l’étape en question
  3. Cliquez sur le nom du candidat désiré

A partir de Ma CVthèque :

  1. Cliquez sur le nom du candidat désiré
  2. Voyons ensemble les onglets principaux d’une fiche.

Détails d'une fiche candidat

Identité

Elle est renseignée automatiquement à la réception de la candidature ou à l’upload du CV si vous avez importé le CV vous-même. Cliquer sur le nom vous permettra de modifier l’identité et les coordonnées.

Documents

Tous les documents fournis par le candidat sont historisés ici. Avec les icônes au bout de la ligne, vous pouvez effectuer diverses opérations :
: télécharger le document
: voir le document en aperçu
: menu déroulant avec plusieurs choix possible :

  • : enregistrer le document sur votre Google Drive
  • : personnaliser le document
  • : modifier le document
  • : supprimer le document

Astuce : « Blinder » un CV
Blinder un CV revient à rendre un CV anonyme. Le moyen le plus simple est d’effacer le nom et les coordonnées du candidat du document. Cette action est très utile quand vous souhaitez demander un avis impartial à un tiers sur un CV.
Pour anonymiser le CV :
Allez sur
Cliquez sur le carré dans les Outils d’édition et déplacez l’encart blanc sur le nom et les coordonnées.
Vous pouvez redimensionner le bloc blanc, ou en générer plusieurs.

Comment anonymiser un CV avec Beetween

Astuce : Mettre une photo de profil à la fiche candidat
Importer une photo à mettre en profil (.jpg, .jpeg ou .png)
Allez sur « Modifier »
Sélectionnez le type « Photo de profil » et validez

Mettre une photo de profil sur une fiche candidat Beetween

Notes

Vous pouvez prendre différents types de notes dans Beetween. Cependant, seul le contenu de ‘En bref’ (sur le côté droit de votre fenêtre) sera utilisé en cas de requête dans la barre de recherche.
Ces notes En bref sont également visibles dans la vue ‘listée’ des candidats.

Message

Dans cet onglet, vous pouvez échanger des e-mails avec les candidats. Nous reviendrons plus en détail sur cet onglet à l’étape Communiquer avec les candidats.

Entretien et Vidéo

Ces 2 onglets ont un fonctionnement similaire.
Ils ont tous les 2 pour objectif de convier le candidat à un entretien. Dans le 1er cas, il s’agira d’un entretien physique et dans le 2nd d’un entretien vidéo en visioconférence. Nous reviendrons plus en détail sur cet onglet à l’étape Communiquer avec les candidats.

Faire suivre

La fonctionnalité “Faire suivre” vous permet d’envoyer la fiche candidat à une tierce personne afin qu’elle puisse vous donner son avis sur la candidature.

Todo

La pop-up Todo vous permet de noter des tâches à faire sur un dossier de candidature.
Vous pouvez donner une date et heure de rappel.
Lorsque la tâche sera due, vous aurez une notification dans votre plateforme Beetween pour vous rappeler l’action à faire.
Tâches à faire sur une dossier candidat : l'utilisation du TODO

Emplacement

Cet onglet vous rappelle où est accessible la fiche candidat (Recrutement et étape de sélection). Vous pouvez ici choisir de déplacer (ou copier) le candidat dans une autre étape ou recrutement.

En bref

Les notes en bref sont les notes synthétiques les plus importantes sur une fiche candidat, principalement pour 2 raisons :

  • Elles sont accessibles dans la vue générale où les différents candidats sont listés
  • Leur contenu est pris en compte dans la recherche
Historique

Toutes les actions sur une fiche candidat sont enregistrées ici, qu’il s’agisse d’une modification de la fiche, ou de l’envoi/réception d’un e-mail.
Petite astuce, vous pouvez lire les e-mails échangés directement dans cette vue en cliquant sur l’e-mail en question !

Les actions groupées

Certaines actions sont possibles sur plusieurs fiches candidats simultanément.
Pour les utiliser, sélectionnez les différentes fiches candidat dans la liste.
Déplacer/Copier, Messagerie et Faire suivre sont les mêmes fonctionnalités que vous retrouvez à l’intérieur de la fiche candidat.

Retirer

Cette action retire le candidat du recrutement en cours mais conserve la fiche dans votre CVthèque. Il s’agit d’un équivalent en terme d’usage à l’étape Archivé. Cependant, en utilisant la fonction Retirer, vous supprimez de la fiche toutes les informations renseignées concernant le recrutement (notes, comptes-rendus d’entretien…).

Supprimer

Cette action supprime définitivement la fiche candidat et toutes les informations qu’elle contient de Beetween. Cette action est définitive.

Fusionner

Au fur et à mesure de l’enrichissement de votre CVthèque, vous serez certainement confronté à des cas de doublons de fiche candidat.
Les fiches reconnues en doublon seront signalées par une petit icône orange à côté du nom du candidat.

En cliquant sur l’icône, vous pourrez choisir de consulter les fiches similaires ou d’ignorer l’alerte de doulon (ce qui supprimera l’icône).
En sélectionnant les fiches et en cliquant sur Fusionner, vous supprimerez les doublons et conserverez la fiche la plus ancienne. Les informations clés telles que les documents et les notes seront fusionnées au sein de la fiche conservée.
Attention, cette action est définitive !

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #3 : Créer des viviers

Prenez l’habitude d’organiser votre CVthèque dès le départ.
La meilleure méthode est d’organiser les talents conservés en base en viviers. La méthode la plus facile est d’utiliser les recrutements.
En effet, vous n’êtes pas dans l’obligation de publier une annonce dans un Recrutement.
Ainsi, si vous recherchez régulièrement des développeurs full stack et des commerciaux, créer des Recrutements pour ces 2 types de métier est une bonne idée.
Ainsi, les candidatures non retenues pour un recrutement en cours et les candidatures spontanées qui pourraient s’avérer intéressantes dans l’avenir seront à déplacer dans les Recrutements créés à cet effet.

Créer des viviers de talents avec Beetween

Publier une annonce

Rédiger une annonce

Pour rédiger une annonce, allez dans le recrutement concerné et cliquez sur “Créer une annonce”.
Tous les champs avec une * sont obligatoires car nécessaires pour tous les jobboards. Par défaut, vous bénéficiez d’une vue “allégée”. S’il vous manque des éléments, vous pouvez, en haut à droite, cliquer sur “avancé”. Vous aurez beaucoup plus de champs à s’afficher.

Exercice pratique :
Rédigeons notre 1ère annonce pour notre développeur Front. Attention aux termes que vous utilisez, il existe des règles légales strictes sur le contenu autorisé.

Publier une annonce

Vous pouvez choisir de publier vos annonces de 2 manières différentes.

Publier en privé

Publier une annonce en privé revient à mettre en ligne une annonce de manière non indexée par les moteurs de recherche, l’offre ne sera donc pas retrouvable par une recherche sur les moteurs de recherche tels que Google.
Toutefois, elle sera accessible à toute personne possédant l’URL de l’annonce. Elle sera donc également partageable sur les réseaux sociaux suivants :

  • LinkedIn
  • Viadéo
  • Twitter
  • Facebook
  • Xing

Certains jobboards sont payants. Utiliser la publication privée et partager le lien sur les réseaux sociaux est un bon moyen d’obtenir une bonne visibilité pour votre offre tout en limitant vos coûts.

Publier sur les jobboards

Page de sélection des sites pour multidiffuser une offre d'emploiQuand vous cliquez sur “Publier”, vous arrivez sur une page de sélection des différents sites d’emploi disponibles avec Beetween.
Tous les jobboards avec l’icône sont des jobboards payants, donc disponibles uniquement pour les abonnements GOLD.
Ceux disposant d’un + nécessitent la connexion à un compte utilisateur (ou compte multiposting) de la plateforme concernée.

Une fois vos sites de diffusion sélectionnés, cliquez sur “Suivant”.

La connexion à un jobboard avec un compte multiposting

Cliquez sur le + de la plateforme concernée. Une pop-up apparaît.
Renseignez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Ce sont vos identifiant et mot de passe personnels.

Connexion à un compte multiposring

La connexion à un jobboard avec un compte multiposting / Token demandé

Pour des raisons de sécurité imposées par les partenaires, certains comptes ne peuvent être enregistrés sans le concours de notre support. Dans ce cas, nous vous demanderons d’envoyer votre demande à notre support avec le nom du site de diffusion associé avec votre identifiant pour toute connexion aux jobboards suivants :

  • Pôle Emploi
  • Emploi Interim
  • L’Etudiant
  • APEC
Cas particulier de l’APEC

Afin de diffuser sur l’APEC, vous devez disposer auprès de leurs services d’une convention ADEP.
Si vous n’en disposez pas encore, nous vous invitons à en faire la demande auprès de leur service à adep@apec.fr.
Une fois la convention mise en place, il vous faudra fournir à notre support votre numéro d’identification et prévenir l’APEC que vous utiliserez dorénavant Beetween pour diffuser sur leur plateforme.

Points de précision

Salaire

Le salaire peut être indiqué de 2 manières :

  • Soit en montant fixe
  • Soit une fourchette

Certains jobboards ne prennent pas en compte l’affichage du salaire par fourchette.

Rédaction d'une annonce : inscription du salaire

Notre conseil :
Renseignez les 2 montants, et sélectionnez en préférence d’affichage “Afficher la fourchette” si vous préférez ce mode.

Diffusion sur Pôle Emploi : l’ajout du code ROME

Si vous avez choisi de publier votre offre sur Pôle Emploi, il vous sera demandé de renseigner le code ROME correspondant au métier recherché.
Il s’agit du Répertoire opérationnel des métiers et des emplois (ROME), créé en 1989 par l’Agence nationale pour l’emploi, aujourd’hui Pôle emploi. Il sert à identifier aussi précisément que possible chaque métier. Après sa diffusion, le code ROME sélectionné deviendra le titre de votre annonce sur Pôle Emploi.

Pour connaître le code ROME associé à un métier, faites une recherche par métier sur le site de Pôle Emploi.

Le code ROME est visible en haut de la fiche métier.

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #4 : Respecter les règles de rédaction

Attention lors de la rédaction de votre annonce. Certains termes sont proscrits par la loi : il s’agit de tous les termes à tendance discriminatoire.

Vous retrouverez différents conseils de rédaction de vos annonces sur notre aide en ligne :

Bonne pratique #5 : Utiliser les modèles d’annonce

Certaines parties de vos annonces, telles que la description de votre société, reviennent régulièrement, pour ne pas dire tout le temps. Afin de gagner du temps, nous vous conseillons de vous créer une base de modèles des annonces les plus utiles pour vous.
En fin de publication d’une offre, sur la page de confirmation avant validation, vous aurez la possibilité d’enregistrer l’annonce rédigée comme modèle.

page de récapitulatif de l'offre d'emploi avant validation et diffusion

Exercice pratique :
Enregistrons notre annonce comme modèle et gardons le nom proposé “Développeur Front H/F”.
A la prochaine création d’annonce, nous aurons un nouveau champ en début de page de rédaction nous permettant de sélectionner notre modèle.

Rédaction d'une offre d'emploi avec modèle sur Beetween

Gérer les candidatures

La réception des candidatures

La réception dans Beetween

Nous avons vu dans l’étape 1 que chaque Recrutement possède sa boîte de réception propre (avec une adresse e-mail associée). Chaque candidature reçue sera enregistrée dans l’étape Boîte de réception du Recrutement.
Au fur et à mesure de l’avancée du candidat dans le process de recrutement, déplacez bien sa fiche dans l’étape correspondante. Il vous sera plus facile de gérer votre recrutement ainsi. De plus, utiliser les étapes de recrutement vous permettra de bénéficier de statistiques fiables.

La réception sur une boîte e-mail

Vous recrutez sur un faible volume et préférez recevoir les candidatures sur votre boîte e-mail ? C’est tout à fait possible !

Surtout n’indiquez pas l’adresse e-mail directement dans l’annonce !

En effet, si les candidatures ne sont pas enregistrées dans Beetween, vous ne pourrez pas :

  • Historiser les échanges d’e-mail avec les candidats
  • Centraliser tous les documents liés à un candidat
  • Obtenir des statistiques de recrutement fiables

Pour éviter ces désagréments, nous avons mis en place la fonction Transfert de candidature. Elle vous permettra de recevoir la candidature sur une boîte e-mail donnée dès que cette dernière est reçue dans Beetween.

Recevoir les candidatures sur son adresse e-mail

Les réponses automatiques

Utiliser un logiciel est fait pour gagner du temps. L’un des méthodes efficaces est la mise en place de réponses automatiques. De plus, attester la réception d’une candidature est une étape indispensable pour la gestion d’une marque employeur.
Dans Beetween, chaque candidat reçoit automatiquement un e-mail de confirmation dès réception de sa demande.

Votre plateforme Beetween vous propose 2 modèles déjà enregistrés :

  • Réponse à candidature à une offre en cours
  • Réponse à candidature à une offre expirée (offre archivée, pourvue…)

Vous pouvez bien évidemment modifier et personnaliser ces modèles.
Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Réponses automatiques.

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #6 : Qualifier les fiches candidats

Qualifier la fiche candidat vous permettra par la suite de la retrouver plus facilement grâce à la recherche avancée.
L’utilisation des différentes notes vous permettra de le faire.

Rechercher un talent dans BeetweenVous pouvez organiser votre recherche avec des booléens OR ou AND pour rendre les différents mots-clés cumulatifs ou non.
Une explication détaillée de la recherche est disponible dans notre documentation en ligne.

Communiquer avec les candidats

Communiquer avec un candidat

Communiquer par e-mail

A l’heure où la grande majorité des candidats ont un smartphone, communiquer par e-mail est un moyen sûr et rapide de les joindre.
Comme nous l’avons vu, vous pouvez envoyer des e-mails à un ou plusieurs candidats en quelques clics.
Les fiches candidats conservent en mémoire la totalité des échanges par e-mails.

Vous pouvez choisir de rajouter une tierce personne en copie (CC ou CCI – copie cachée), ainsi que de vous envoyer une copie de l’e-mail sur votre boîte e-mail.

Envoyer un mail candidat avec Beetween

Si vous avez déjà créé des modèles d’e-mail, vous pourrez également partir d’un modèle en le sélectionnant dans la liste. Pour en savoir plus sur les modèles d’e-mails, consultez notre Bonne pratique #7 en fin d’article.

Rédaction d'un mail à partir d'un modèle sur Beetween

Les e-mails peuvent contenir des variables. L’usage des variables rend le contenu dynamique.
Ainsi, par exemple, si j’utilise la variable {{firstname}}, lors de son envoi, l’e-mail sera modifié en remplaçant {{firstname}} par le prénom du candidat.

Liste des variables utilisables :

  • {{firstname}} : Prénom du candidat
  • {{lastname}} : Nom de famille du candidat
  • {{recruitment}} : Nom du dossier de Recrutement sur lequel la fiche candidat est enregistrée
  • {{job}} : Titre de l’annonce à laquelle le candidat a répondu

L’entretien physique

Tout processus d’embauche prévoit, à un moment donné, de convier le candidat à un entretien. L’onglet Entretien vous permet d’envoyer une invitation à un entretien tout en historisant l’échange dans le dossier du candidat.
Le candidat recevra un e-mail dans lequel il pourra valider ou non sa présence à l’entretien.

Email reçu par un candidat suite proposition d'entretien

L’entretien vidéo

La proposition d’entretien vidéo (visioconférence) est envoyée de la même manière qu’une proposition d’entretien physique.
Toutefois, pour que cette fonctionnalité soit opérationnelle, nos services doivent configurer votre compte. En effet, Beetween est partenaire de Whereby pour les entretiens vidéos. Vous devez donc en 1er lieu créer un compte chez WhereBy avant de contacter nos services.

Une fois fait, vous devrez faire la demande au service support qui se chargera de paramétrer votre compte Beetween.

Notes et comptes-rendus d’entretien

Dans les encarts à votre disposition pour chaque candidat et chaque recrutement, vous pouvez annoter les informations importantes du candidat, du poste…

Ces informations ne seront pas visibles par les candidats :
Il s’agit juste de pouvoir annoter des informations qui pourront servir aux recruteurs qui auront accès à ce dossier ou à ce candidat.

Cela vous permettra de retrouver un candidat grâce au contenu de ces annotations lors d’une recherche via la barre de recherche.

Par défaut, Beetween vous met à disposition 4 modèles de prise de notes : Profil, Autres informations, Compte rendu entretien et Avis pour le poste.
Les 4 trames sont entièrement personnalisables dans Paramètres > Trame de prise de notes.
De même, vous pouvez créer d’autres modèles, autant que vous jugerez nécessaire.

Pour revenir aux trames par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.
Attention, cela supprimera TOUTES les trames que vous aurez créées.

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #7 : Créer différents modèles d’e-mail

Une autre manière de rester efficace dans ses communications est de créer des modèles d’e-mails.
Rendez-vous dans Paramètres > Modèles d’e-mail.
Une fois fois votre texte rédigé, cliquez sur “Enregistrer comme modèle”. Donnez un nom au modèle et cliquez sur “Créer le modèle”.
Vous pourrez, dans le même menu, modifier par la suite votre modèle. Pour ce faire, modifiez votre texte et cliquez sur “Mettre à jour”.
Pour supprimer, renommer ou télécharger votre modèle, il vous suffira de cliquer sur la roue dentée.

Exercice pratique :
Créons ensemble 3 modèles qui vous seront particulièrement utiles pour la suite de vos recrutements. N’hésitez pas à les personnaliser !

Candidature Refusée suite à une candidature spontanée

OBJET : Réponse à candidature – My Digital Corp

Cher {{firstname}},

Nous faisons suite à votre candidature spontanée. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à My Digital Corp.

Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande, ne disposant pas dans l’immédiat, de poste correspondant à votre profil.

Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conserver votre curriculum vitae, afin de pouvoir vous contacter si un poste susceptible de vous intéresser venait à se présenter.

Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche. Nous vous prions d’agréer, {{firstname}}, l’expression de nos sentiments respectueux.

L’équipe My Digital Corp

Candidature Refusée suite réponse à une offre d’emploi

OBJET : Réponse à candidature – {{job}} – My Digital Corp

Cher {{firstname}},

Vous avez candidaté pour le poste de {{job}} et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à My Digital Corp.

Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande.

Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conserver votre curriculum vitae, afin de pouvoir vous contacter si un poste susceptible de vous intéresser venait à se présenter.

Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche. Nous vous prions d’agréer, {{firstname}}, l’expression de nos sentiments respectueux.

L’équipe My Digital Corp

Candidature Refusée suite réponse à une offre d’emploi

OBJET : Candidature à {{job}} – Proposition d’entretien – My Digital Corp

Cher {{firstname}},

Votre candidature au poste de {{job}} au sein de notre société a retenu toute notre attention et nous souhaiterions vous rencontrer.

Afin de faire plus ample connaissance, nous vous proposons un entretien dans nos locaux situés :
1 place de la Mairie
35000 Rennes

Nous vous prions de bien vouloir nous confirmer votre présence à ce rendez-vous par les boutons ci-dessous.

Dans l’attente de vous rencontrer,

Nous vous souhaitons une excellente fin de journée.

L’équipe My Digital Corp

Clôturer ou suspendre un recrutement

Clôturer un recrutement

Vous y êtes, vous avez trouvé votre perle rare ! Vous pouvez maintenant clôturer votre recrutement…

Sélectionnez le recrutement à clôturer dans votre tableau de bord et cliquez sur Archiver.

Les recrutements archivés disparaissent de votre tableau de bord par défaut.
Pour les faire réapparaître, vous disposez d’un petit menu “ouvert/archivé” :
Cliquez 1 fois sur archivé pour faire apparaître tous les recrutements (ouverts et archivés) et une 2nde fois pour ne conserver que les archivés à l’écran.
Pour revenir à la vision des recrutements ouverts seuls, faites la même opération en cliquant sur “Ouvert”.

Un recrutement archivé peut être restauré, et ainsi revenir parmi les recrutements ouverts.

Astuce pratique :
Archiver un recrutement ne fera pas disparaître les candidats de votre CVthèque. Cependant, l’opération dépubliera automatiquement toutes les annonces contenues dans le recrutement.

Suspendre un recrutement

Il peut arriver que vous deviez mettre en suspens une campagne de recrutement (changement de priorité dans votre entreprise, impossibilité temporaire de mener à bien le recrutement…).
Pour éviter de clôturer un recrutement, puis de le restaurer le moment venu, vous pouvez tout simplement mettre hors ligne les annonces qui le composent. Pour ce faire, dans le recrutement concerné, sélectionnez toutes les annonces d’un même clic en cochant la case devant Publier et cliquez sur Mettre hors-ligne.

Pourquoi suspendre le recrutement plutôt que de le clôturer puis le restaurer ?
Tous les recrutements ouverts dans votre tableau de bord représentent vos besoins en recrutement. Si vous mettez en suspens un recrutement pour des questions financières par exemple, votre besoin de recrutement, lui, est toujours présent.
Garder le recrutement ouvert vous donnera une meilleure visibilité de vos besoins.
De plus, ne pas clôturer le recrutement évitera de fausser vos statistiques.

A vous de jouer

Vous avez maintenant toutes les clefs en main. Nous espérons que ce guide vous a plu et nous vous souhaitons une bonne diffusion !
Pour les questions dont vous n’auriez pas les réponses dans ce guide, n’hésitez pas à contacter notre support !

Analyser vos recrutements

Les statistiques étant totalement personnalisables en configuration premium, nous n’allons aborder ici que les statistiques par défaut.

Vue d’ensemble des statistiques

L’accès à la vue d’ensemble des statistiques se fait par le menu latéral.
Au milieu de la page, vous avez des informations qui concernent l’ensemble de vos recrutements sur une période donnée. Libre à vous de définir cette période et Beetween vous sortira automatiquement les données.

vue d'ensemble des statistiquesRecrutement en cours : nombre de postes actuellement ouverts
CVs en attente : nombre de CVs en attente d’étude (CVs contenus dans les différentes boîtes de réception de vos recrutements)
Recrutements inactifs : nombre de recrutements sans activité depuis plus de 15 jours.

Vous pouvez aisément filtrer la période que vous souhaitez consulter en modifiant les dates. Par défaut, Beetween vous affichera les 30 derniers jours.
Attention, ces dates correspondent aux dates d’enregistrement des CVs dans Beetween !

filtre de date pour les statistiquesCe filtre mettra automatiquement à jour les statistiques développées en-dessous :

bases statistiquesChaque graphique peut être affiché selon différents modes d’affichages en fonction de votre préférence.
Vous retrouvez sur ces vues détaillées les données suivantes :
Typologies de CV : Type de source de candidatures sur les CV reçus (Réponse à annonce, Identification / CVthèque, sourcing, etc.)
Sources des CV : Nom de la source des CV reçus
Flux de CV reçus : Nombre de CV reçus

Il est très probable que le nombre de CV reçus ne soit pas équivalent à la somme des sources de CV si des fiches candidats sont créées sans nom de source.

Une dernière partie vous donnera une vue d’ensemble des différentes embauches.

statistiques ensemble des embauches

Analyse des sources et des flux de CV

Analyse des sources de CV

Pour avoir plus d’informations sur la source des CV, il suffit de cliquer sur le bouton “détails” présent dans le graphique vu précédemment ou sur l’onglet “Analyse des sources de CV” présent à gauche sous le bouton Statistiques.

Attention, seuls les CVs enregistrés dans Beetween dans la période sélectionnée (par défaut les 30 derniers jours) sont visibles.

sources de CVUn message vous informe ici que seules les sources exactes sont prise en compte dans le tableau.
Si vos CVs ont été enregistrés suite à une candidature à une annonce postée par Beetween, cette source est automatiquement renseignée. Cependant, si vous importez manuellement un CV dans votre CVthèque, ce ne sera pas le cas.
Pour y remédier, veillez bien à mettre à jour manuellement la source. Pour ce faire, rendez-vous dans le recrutement où votre candidat a été importé.

source de CV sur une fiche candidatPar défaut, la source est enregistrée sous le nom “Identification / CVthèque”. Cliquez sur ce lien pour faire apparaître la pop-up.

modifier la source d'un CV 1Pour que les statistiques ne soient pas corrompues, pensez à bien renseigner les 2 champs.
Partons du principe que José Carlito nous a envoyé une candidature spontanée directement par l’email de contact de l’entreprise. Nous pouvons ainsi renseigné les champs comme suit :

modifier la source d'un CV 2

Analyse des flux de CV

Pour accéder à cette interface, il suffit de cliquer sur l’onglet “Flux de CV” présent à gauche sous le bouton statistiques après avoir cliqué dessus.
L’onglet « Flux de CV » correspond aux statistiques de flux, c’est à dire que cela permet de mesurer le « taux de conversion » sur une période de temps précise.

Comme pour les sources de CV, les CVs utilisés pour ces statistiques sont uniquement ceux de la période sélectionnée. Attention, la date de fin est toujours exclue des données !

Flux et Sources de CV : compréhension du tableau

Chaque recrutement est subdivisé en étapes. Par défaut, les étapes sont :

  • Boîte de réception
  • En attente
  • Sélectionné
  • Contacté
  • Envoyé au client
  • En attente RDV
  • En attente retour client
  • Embauché
  • Archivé
  • Corbeille
  • Spam

Le tableau d’analyse des sources, comme celui d’analyse des flux, est établi sur ce workflow. De fait :

  • La colonne « Total » correspond au nombre de candidatures totales reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées
  • La colonne « Contactés » correspond au nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnée et déplacées au moins une fois dans une des colonnes suivantes :
    Contacté | Envoyé au client | En attente RDV | En attente retour client | Embauché
  • La colonne « Rencontrés » correspond au nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées et déplacées au moins une fois dans une des colonnes suivantes :
    En attente RDV | En attente retour client | Embauché
  • La colonne « Embauchés » correspond au nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées et déplacées au moins une fois dans la colonne :
    Embauché

Suite à l’export du flux de CV en fichier CSV, grâce au bouton « flèche vers le bas » présent au dessus à droite du tableau du flux de CV, vont apparaître les colonnes supplémentaires suivantes :

  • Total (current) : Il s’agit du nombre de candidatures totales reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnée et encore présentes dans :
    Boîte de réception ou Spam
  • Contactés (current) : Il s’agit du nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées et encore présentes dans une des colonnes suivantes :
    Contacté | Envoyé au client
  • Rencontrés (current) : Il s’agit du nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnée et encore présentes dans une des colonnes suivantes :
    En attente RDV | En attente retour client

Bien sûr si un candidat est déplacé de l’étape « Boîte de réception » directement à « En attente RDV », cela incrémente contactés ET rencontrés.
De même, si un candidat est déplacé de l’étape « Boîte de réception » directement à « Embauché », cela incrémente contactés ET rencontrés ET embauché.
En revanche, si un candidat est déplacé de l’étape « Boîte de réception » directement à « Archivé » ou « Corbeille », seule la colonne « Total » comptabilisera la candidature dans le flux de CV.

Flux et Sources de CV : focus sur l’indice de qualité

L’indice qualité correspond par défaut au calcul suivant :
Contactés (total) / [Total (total) – Total (current)]
Soit le nombre de candidats contactés par rapport au nombre de candidatures traitées parmi les candidatures reçues sur la période.

Comment faire si j’ai déplacé une fiche candidat dans une étape par erreur, et je souhaite annuler l’action pour éviter de fausser les statistiques ?

Dès lorsque vous déplacez un candidat dans une étape, l’événement lié au déplacement est enregistré dans l’historique de sa fiche candidat comme ci-dessous :

historique des déplacementsLe fait de déplacer une fiche candidat dans l’étape initiale n’annule pas le déplacement. Par conséquent, cela ne permettra pas de corriger les statistiques.
Pour annuler un déplacement, il suffit de se rendre dans le détail de la fiche du candidat, puis de cliquer sur le bouton « Annuler » sur l’événement souhaité dans l’historique.
La fiche candidat retombera dans l’étape avant le déplacement et les statistiques ne seront pas faussées.

Analyse des embauches

La consultation des détails liés aux embauches vous permet de suivre les embauchés ainsi que connaître la personne qui s’est chargée du recrutement.

statistiques des embauches

  • Date d’embauche : date à laquelle le déplacement de la fiche candidat dans l’étape “embauché” a été réalisée.
  • Candidat : Nom et prénom du candidat embauché (avec un lien vers sa fiche candidat)
  • Date de création du recrutement : Date de création du dossier de recrutement dans lequel se trouve le candidat.
  • Recrutement : Nom du dossier de recrutement dans lequel se trouve le candidat.
  • Source : Nom de la source de candidature (et type de source de candidature)
  • Recruteur : Nom du recruteur qui a réalisé le déplacement de la fiche candidat dans l’étape “embauché”
  • Délai avant embauche : Nombre de jours passés entre la date de création du dossier de recrutement et la date d’embauche.
  • Durée de l’embauche : Nombre de jours passés entre la date d’arrivée de la candidature dans le dossier de recrutement dans lequel le candidat a été embauché, et sa date d’embauche.

Statistiques d’activité

Les statistiques d’activité correspondent au nombre de candidatures déplacées dans telle ou telle étape entre 2 dates (basées sur la date de déplacement des candidatures).
Ces statistiques d’activités sont disponibles dans Beetween sous la forme d’un export CSV, avec des résultats par semaine, et par dossier de recrutement.

Pour les récupérer, il faut passer par le bouton « Activité hebdomadaire » présent au dessus du tableau des recrutements.

Une pop-up s’affiche. Il faut alors choisir une date de début et date de fin d’export ainsi qu’un jour de début de semaine. Ainsi, l’export CSV contiendra des statistiques d’activité par semaine et par recrutement entre la période sélectionnée.

Étudier les statistiques d’un recrutement

Afin de vous aider dans la prise en main des statistiques d’activité, nous vous avons préparé un tableau pré-formaté. Ce document a pour vertu de mettre en valeur les éléments-clés d’un recrutement en particulier.
Ainsi, l’export des données devra être fait pour un recrutement (et non plusieurs).

Sélectionnez le recrutement concerné et cliquez sur “Activité hebdomadaire”.
Dans la pop-up, sélectionnez la date de création du recrutement en date de début et la date du lendemain (par rapport au jour où vous faites l’export des données) en date de fin. De cette manière, toutes les activités enregistrées dans le cadre de ce recrutement (activités du jour incluses) seront prises en compte.
Ouvrez notre tableau préformaté en cliquant sur ce lien et faites-en une copie (Fichier → Créer une copie).
Dans votre copie, cliquez sur la 1ère cellule du tableau de la feuille appelée “Import des données”. Cette action est très importante !
Puis sur Fichier → Importer et importez le fichier téléchargé (de type .csv).

importer le fichier csv Sélectionnez votre fichier téléchargé (il commence par “Beetween-activity-”) et validez

Une nouvelle pop-up s’ouvre alors. Renseignez bien les éléments comme ci-dessous.

réglages de l'import

  • Emplacement de l’importation : “Remplacer les données à partir de la cellule sélectionnée”
  • Type de séparateur : “Personnalisé : ;” (bien mettre un point-virgule “;” dans la case)
  • Cliquez sur Importer les données

Vous pourrez ainsi bénéficier des éléments clés des statistiques sous format graphique.

 

A vous de jouer

Vous avez maintenant toutes les clefs en main. Nous espérons que ce guide vous a plu et nous vous souhaitons une bonne diffusion !
Pour les questions dont vous n’auriez pas les réponses dans ce guide, n’hésitez pas à contacter notre support !

Introduction

Tour d’horizon de Beetween

Commençons par prendre en main votre nouvelle plateforme de recrutement digital. Faisons un petit tour d’horizon des différents menus.

Mes recrutements

Menu Mes Recrutements

Dès votre connexion sur Beetween, vous arrivez sur cette page. Il s’agit de votre tableau de bord principal.

Qu’est-ce qu’un recrutement ?

Les Recrutements sont des campagnes mises en place dans le but d’embaucher. Chaque recrutement peut accueillir 1 ou plusieurs annonces.
Dans votre tableau de bord, les recrutements sont classés par ordre de priorité. Dans chaque priorité, les recrutements sont classés par ordre alphabétique.

Les priorités

Chaque recrutement se voit associer, dès sa création, un niveau de priorité allant de 1 (le plus important) à 5.
Vous pouvez modifier ces niveaux de priorités à tout moment en sélectionnant la ligne (ou plusieurs lignes) puis en cliquant sur “Changer de priorité”.
Pour information, les priorités de niveau 5 ne sont pas comptabilisées dans vos statistiques. Nous reviendrons sur les priorités dans le chapitre ‘Organiser son recrutement’.

Le processus de recrutement

Un recrutement se déroule sur plusieurs étapes, allant de la réception de la candidature à l’embauche.
Toutes les étapes sont déjà prévues dans votre workflow.

Ma CVthèque

Menu Ma CVthèque

La CVthèque reprend l’intégralité des talents enregistrés dans votre plateforme, qu’ils aient été importés manuellement ou enregistrés suite à une candidature à une offre d’emploi.
Dans cette vue, vous accédez en un clin d’oeil aux informations principales de chaque talent : photo de profil, nom et prénom, e-mail et téléphone, documents principaux, notes en bref.
Vous pouvez également, sans entrer dans la fiche, consulter les documents en cliquant sur le petit oeil et interagir avec eux.
En cas de doublon de fiches, une petite icône orange sera visible à côté du nom. Nous reviendrons plus tard sur la gestion des doublons.

Statistiques

Menu Statistiques

Beetween met à votre disposition plusieurs statistiques pour vous aider à mieux gérer vos recrutements.
Vous retrouvez notamment :

  • Une vue d’ensemble sur vos recrutements en cours
  • Une analyse des sources de CVs
  • Votre délai moyen de recrutement
  • La typologie des candidats embauchés

Besoin d’aide

Menu Besoin d'aide

Dans notre rubrique “Besoin d’aide”, vous pouvez activer (ou désactiver) des bulles d’informations sur les différents items de chaque vue. Nous vous conseillons de l’activer afin de vous guider dans vos premiers pas sur Beetween.
Vous pouvez également interroger notre base de données d’aide en ligne par ce biais ainsi qu’accéder à nos tutoriels vidéos.

Paramètres

Dans le menu Paramètres, vous pourrez enregistrer plusieurs personnalisations.

Menu Paramètres

Profil

Vous pouvez ici modifier vos nom et prénom, le nom de votre société, votre pays de résidence, la langue de votre interface (français ou anglais) ainsi que que votre mot de passe. A noter que la modification du mot de passe ne peut se faire que si vous connaissez le mot de passe actuel du compte. Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, déconnectez-vous et cliquez sur “Mot de passe oublié”.

Vous ne pourrez effectuer aucune modification sur votre adresse e-mail ou sur votre type de compte. Seul un administrateur peut effectuer cette manipulation.

NDS : Pour les formules FREE, START et PRO, la modification de votre adresse e-mail utilisateur ne pourra se faire que par notre support technique.

Réponses automatiques

Votre logiciel de recrutement Beetween prévoit de base des accusés de réception automatique. Dans cet onglet vous pouvez les personnaliser.

Une bonne pratique est de personnaliser ces e-mails afin qu’ils reflètent votre marque employeur. Afin de pousser la personnalisation de l’e-mail, vous pouvez utiliser des variables :

  • {{firstname}} : Prénom du candidat
  • {{lastname}} : Nom de famille du candidat
  • {{job}} : Poste candidaté
  • {{recruitment}} : Nom de votre dossier de recrutement

Le ton utilisé dans ces e-mails doit être en accord avec le ton utilisé dans vos offres, sur votre espace carrière, et sur tous vos autres supports de communication pour que votre marque employeur garde toute sa cohérence.

CNIL/RGPD

Le RGPD (Règlement Européen pour la Protection des Données) vous demande de fournir aux candidats la possibilité d’exercer leur droit d’accès, de rectification et de suppression sur toutes les données que vous possédez les concernant.
A ce titre, vous devez leur fournir un contact afin d’en faire la demande. L’e-mail enregistré par défaut est celui de votre compte. Vous pouvez ici le modifier pour un autre.

Expiration des profils

Une autre obligation du RGPD est la suppression automatique des données passé un délai de 24 mois pour un candidat considéré comme inactif (délai préconisé par la CNIL).

Carnet d’adresses

Le carnet d’adresses reprend l’ensemble des adresses e-mail précédemment utilisées sur votre compte Beetween. Ainsi, vous retrouvez dans la liste votre e-mail de connexion mais également toutes les adresses e-mail utilisées lors d’un ‘Faire suivre’ sur une candidature.

Modèles d’e-mail, Modèles d’annonces & Trame de prise de notes

Vous pouvez ici créer, modifier et supprimer vos différents modèles. Nous reviendrons en détail plus tard sur ces items et leur intérêt.

Notifications

Beetween peut générer un bilan de vos recrutements en cours que vous choisissez de recevoir (ou non). Ce bilan peut être quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Recruter avec méthode

Afin de recruter de manière efficace, il est nécessaire d’organiser son activité de recrutement.

Nous allons suivre au cours de cette formation rapide les étapes essentielles :

  1. Créer un recrutement
  2. Gérer une CVthèque
  3. Publier une annonce
  4. Gérer les candidatures
  5. Échanger avec les candidats
  6. Clôturer ou suspendre un recrutement

Au fur et à mesure, nous vous donnerons des bonnes pratiques et des astuces pour que votre expérience sur Beetween soit la plus agréable possible.

Ce tutoriel complet se basera sur le cas pratique d’une agence digitale cherchant à développer son activité, donc ayant des nécessités de recrutement en développeurs et en commerciaux.
Nous ne verrons pas l’intégralité des fonctionnalités de Beetween (elles sont trop nombreuses) dans notre tutoriel, seulement celles qui vous rendront totalement autonome sur la gestion de vos recrutements.

Organiser son recrutement

Créer un recrutement

Lorsque vous vous connectez sur votre plateforme Beetween, vous arrivez automatiquement sur le tableau de bord de vos recrutements.
En 1 clin d’oeil, ce tableau de bord vous fournira un état des lieux complet de vos recrutements en cours. Nous reviendrons sur ce tableau dans le chapitre Gérer les candidatures.

Tous les candidats que vous souhaiterez enregistrer dans Beetween devront obligatoirement être associés à un recrutement.

Pour créer un recrutement, rien de plus simple. Dans la page “Mes recrutements”, cliquez sur “Créer un recrutement”. Donnez le nom souhaité et validez.

Astuce d’utilisation :
Donnez un nom correspondant au type de profil recherché ou au type de poste proposé.

Exemple pratique :
Créons un nouveau recrutement et nommons-le “Développeur Full Stack”.

Créer un recrutement sous Beetween

Bon à savoir !
Afin de vous y retrouver par la suite plus facilement, vous pouvez également déterminer un niveau de priorité. La priorité se met à 1 (le niveau le plus fort) au moment de la création. Pour le modifier, il suffit de sélectionner la ligne et cliquer sur “Modifier la priorité”.

Tableau de bord de votre Recrutement

Détails de la vue Mon recrutementUne fois votre recrutement créé, vous arrivez sur cette page.
Détaillons ensemble les actions possibles.

1- En cliquant sur la à droite du titre (nom de votre recrutement), vous pouvez soit renommer le recrutement, soit l’archiver.
Attention, archiver un recrutement dépubliera toutes les annonces qui lui sont liées ! En effet, archiver revient à clôturer un recrutement.

2- Les notes vous permettent d’attacher une description au recrutement. Elles sont d’autant plus pratiques lorsqu’on travaille en mode collaboratif.

3- Offres d’emploi : il s’agit de la vue par défaut, sur laquelle nous sommes actuellement. Elle reprend la description du recrutement, l’adresse e-mail liée, ainsi que la liste de toutes les annonces incluses dans le recrutement.

4- Import CVs : cet onglet vous permet, par simple glisser-déposer, d’enregistrer des nouveaux candidats dans Beetween. Nous reverrons les différentes manières d’importer les candidats dans le chapitre Gérer sa CVthèque.

5- Transfert de candidature : cet onglet vous permet d’envoyer une copie de toutes les candidatures reçues pour le recrutement sur une boîte e-mail donnée (cette manipulation n’a pas d’effet rétroactif. Les candidatures déjà reçues ne seront par transférées).

6- Questionnaire : cette fonctionnalité demandant une configuration premium, uniquement disponible dans la formule GOLD, nous ne développerons pas cette partie ici.

7- Antispam CVs : aucun recruteur ne souhaite passer du temps à lire une candidature totalement à l’opposé de sa recherche. L’Antispam CVs est fait pour ça ! Déterminez les mots-clés devant obligatoirement apparaître dans la candidature et/ou ceux ne devant absolument pas y figurer, et activez le filtre. Toutes les candidatures filtrées seront automatiquement envoyées dans l’étapes “SPAM” de votre dossier de recrutement.

8- Statistiques : elles vous permettront de bien gérer vos futurs recrutement en étudiant les embauches réalisées et surtout les sources principales de vos candidats (réponse à annonce, par quel site de diffusion, candidature spontanée…).

9- Partage : avec Beetween, vous pouvez travailler en collaboration et donc partager vos recrutements avec une tierce personne. Renseignez son adresse e-mail et donnez-lui le pouvoir souhaité (administrateur, intervenant ou lecture seule).

10- Créer une annonce : nous reviendrons sur ce point au chapitre Publier une annonce.

11- L’adresse e-mail du recrutement : si vous publiez une annonce, cette adresse e-mail sera automatiquement transmise aux sites de diffusion et servira d’e-mail réceptionnaire des candidatures. Avoir accès à cette adresse e-mail est très intéressant si vous paramétrez vous-même un site carrière ou s’il s’agit de votre dossier de candidatures spontanées.

Le travail collaboratif

Si vous recrutez de manière collaborative, il est préférable de donner accès au recrutement concerné à toutes les parties prenantes à la décision concernant la sélection et l’embauche. Cela permettra de centraliser toutes les informations liées au candidat.

Les différents pouvoirs

Lorsque vous partagez un recrutement, vous avez le choix entre différents niveaux de pouvoir :

  • Administrateur : pouvoir de modification et de suppression sur tout le recrutement et ce qu’il contient.
  • Intervenant : pouvoir de modification des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement
  • Lecture seule : pouvoir de consultation seule des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement

2 cas possibles

L’adresse e-mail est celle d’un autre utilisateur de Beetween :

Les candidats présents dans le recrutement seront également visibles dans la CVthèque de cet autre utilisateur.

L’adresse e-mail est inconnue de Beetween :

La plateforme vous en informera et vous proposera de l’enregistrer comme utilisateur gratuit. Ses possibilités seront alors plus limitées mais elle pourra tout de même, si vous lui avez donné les droits Intervenant au minimum, modifier les fiches candidats (documents, notes…).

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #1 : Créer un dossier séparé pour les candidatures spontanées

Vous avez un formulaire de candidature spontanées sur votre site web ? Autant recevoir les candidatures directement dans Beetween !
Pour ce faire, allez dans “Mes recrutements” et cliquez sur le bouton “Créer un recrutement”. Donnez-lui un nom et validez.

Utiliser un recrutement séparé revêt plusieurs avantages :

  • En utilisant l’adresse e-mail du dossier de recrutement, vous recevrez les fiches candidats directement dans Beetween
  • Vous aurez accès aux statistiques liées aux candidatures spontanées

Vous souhaitez que la source de ces candidatures spontanées soit correctement nommée ?
Imaginons que l’adresse email du dossier de recrutement est job-ref-3ar4brmpne@candidature.beetween.com

  1. Avec envoi d’accusé de réception de candidature :
    Si vous ajoutez le code 80 avant le @ (job-ref-3ar4brmpne80@candidature.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée” et votre email d’accusé de réception de candidature sera automatiquement envoyé aux candidats.
  2. Sans envoi d’accusé de réception de candidature :
    Si vous ajoutez le code 80 avant le @ job-ref-3ar4brmpne81@candidature.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée” et aucun email d’accusé de réception de candidature ne sera envoyé automatiquement. Vous pourrez en envoyer un après coup, si intérêt.

Bonne pratique #2 : Créer des dossiers de recrutements

Vous pouvez créer des dossiers afin de ranger vos recrutements par type.

Si vous nommez des recrutements avec des [], il se rangeront automatiquement en dossiers !
Pour que différents recrutements se retrouvent dans un dossier, il faut que le contenu entre crochets soit identique sur tous les recrutements concernés.

Exemple pratique :
Notre agence recherche un Développeur Front et un Développeur Full Stack.
En nommant nos 2 dossiers comme suit, ils se regrouperont automatiquement dans le dossier [Développeur] :

  • [Développeur] Développeur Front
  • [Développeur] Développeur Full Stack

Pour ce faire, nous allons renommer notre recrutement Développeur Full Stack et créer notre recrutement [Développeur] Développeur Front.

Tableau de bord des recrutements

Gérer une CVthèque

Importer des CV

Pour importer des CVs, vous devez en tout premier lieu vous rendre dans un recrutement.

Exemple pratique :
Utilisons notre recrutement [Candidature Spontanée] créé en début de formation.
Allez dans le recrutement et cliquez sur Import CVs (en haut à droite).

Importer un CV dans Beetween
Plusieurs choix d’imports s’offrent à vous : la création manuelle de la fiche, l’import par drag and drop (glisser-déposer) ou l’import par e-mail. Dans tous les cas, chaque fiche candidat sera créée dans l’étape Boîte de réception.

La création manuelle d’une fiche candidat

Création manuelle d'une fiche candidat dans Beetween
Cliquez sur le lien “Créer une fiche candidat manuellement”
Renseignez l’identité et les coordonnées du candidat, importez les documents (CV, lettre de motivation, diplômes…) et cliquez sur Ajouter

L’import manuel

Vous pouvez soit ouvrir l’explorateur de fichiers (en cliquant sur la zone bleue) et sélectionner le fichier, soit glisser-déposer le fichier directement sur la zone bleue.
Importer manuellement un CV par glisser-déposer dans Beetween
Une nouvelle fiche candidat se créera automatiquement. Vous pourrez ainsi la modifier directement.

L’import par e-mail

Importer un candidat

Vous pouvez créer un candidat en important plusieurs documents dans un seul email.
Attention : Cette méthode ne vaut que pour l’import d’un seul candidat !

Envoyez un e-mail à l’adresse d’import du dossier de recrutement. Vous la trouverez sous l’encart bleu.

Retrouver l'e-mail d'import d'un dossier de recrutement

Vous pouvez mettre autant de pièces jointes que votre e-mail peut envoyer.

Notre conseil :
Mettez le CV en 1er dans vos pièces jointes. Ainsi, il sera visible en 1er sur la fiche candidat.
En effet, cela facilite le parsing, autrement dit, le remplissage automatique de votre fiche candidat.

Importer plusieurs candidats simultanément

Cette méthode permet d’importer plusieurs CVs simultanément dans un même recrutement. Le poids des pièces jointes d’un e-mail étant limitée, vous ne pourrez pas importer plus d’une dizaine de CVs en seule fois.
Attention, chaque pièce jointe sera considérée comme un CV différent. Il y aura donc autant de fiches candidat de créées que de pièces jointes.
Importer des CV (plusieurs candidats) simultanément dans Beetween avec un e-mail
Adresse e-mail destinataire : adresse e-mail d’import du dossier de recrutement xxxxxxxxx@candidature.beetween.com (dans notre exemple : import-sm2qpdk83f@candidature.beetween.com)
Objet de l’e-mail : @multi import beetween

Le processus de recrutement

Prise en main du workflow

Les différentes étapes d'un recrutement
Un recrutement suit plusieurs étapes. Nous allons détailler ensemble les plus utilisées :

    • Boîte de réception : candidatures reçues pour le recrutement
    • Sélectionné : candidats pré-sélectionnés pour être reçus en entretien
    • En attente RDV : candidats en attente d’un rdv (physique ou vidéo)
    • Embauché : candidats embauchés par votre société
    • Archivé : candidats non sélectionnés pour le recrutement mais conservés en base de données (CVthèque)
    • Corbeille : candidats non sélectionnés pour le recrutement et non conservés en base de données (CVthèque). La fiche candidat n’est pas supprimée de la base de données (en cas d’erreur de déplacement)
    • Spam : candidatures mises automatiquement de côté
Configuration du dossier Spam

Beetween propose un filtre AntiSpam CVs. Il permet de mettre de côté automatiquement des candidatures ne correspondant pas à votre recherche.
Pour paramétrer le filtre, rendez-vous dans le recrutement concerné :
Sélectionnez Antispam Cvs en haut à droite.
Activez le filtre Antispam et remplissez les mots-clés
Cliquez sur Enregistrer

Exemple pratique :
Prenons notre recrutement Développeur Front. Nous souhaitons que nos candidats maîtrisent obligatoirement les langages CSS et Javascript, ainsi que le framework ReactJS.
Comme Javascript peut être écrit JS de manière abrégée, nous allons écrire les 2 expressions sur la même ligne, séparées d’une virgule. L’Antispam comprendra que ce sont des expressions se valant l’une l’autre.

Attention :
Activez le filtre avant de publier une annonce ou d’importer des CVs. Le filtre ne peut agir de manière rétroactive sur les candidats déjà présents dans le recrutement.

Prise en main d’une fiche candidat

Vous avez 2 chemins pour accéder à une fiche candidat :
A partir de Mes recrutements :

  1. Repérez la ligne de votre recrutement
  2. Cliquez sur le chiffre de l’étape désirée pour afficher la liste des candidats présents dans l’étape en question
  3. Cliquez sur le nom du candidat désiré

A partir de Ma CVthèque :

  1. Cliquez sur le nom du candidat désiré
  2. Voyons ensemble les onglets principaux d’une fiche.

Détails d'une fiche candidat

Identité

Elle est renseignée automatiquement à la réception de la candidature ou à l’upload du CV si vous avez importé le CV vous-même. Cliquer sur le nom vous permettra de modifier l’identité et les coordonnées.

Documents

Tous les documents fournis par le candidat sont historisés ici. Avec les icônes au bout de la ligne, vous pouvez effectuer diverses opérations :
: télécharger le document
: voir le document en aperçu
: menu déroulant avec plusieurs choix possible :

  • : enregistrer le document sur votre Google Drive
  • : personnaliser le document
  • : modifier le document
  • : supprimer le document

Astuce : « Blinder » un CV
Blinder un CV revient à rendre un CV anonyme. Le moyen le plus simple est d’effacer le nom et les coordonnées du candidat du document. Cette action est très utile quand vous souhaitez demander un avis impartial à un tiers sur un CV.
Pour anonymiser le CV :
Allez sur
Cliquez sur le carré dans les Outils d’édition et déplacez l’encart blanc sur le nom et les coordonnées.
Vous pouvez redimensionner le bloc blanc, ou en générer plusieurs.

Comment anonymiser un CV avec Beetween

Astuce : Mettre une photo de profil à la fiche candidat
Importer une photo à mettre en profil (.jpg, .jpeg ou .png)
Allez sur « Modifier »
Sélectionnez le type « Photo de profil » et validez

Mettre une photo de profil sur une fiche candidat Beetween

Notes

Vous pouvez prendre différents types de notes dans Beetween. Cependant, seul le contenu de ‘En bref’ (sur le côté droit de votre fenêtre) sera utilisé en cas de requête dans la barre de recherche.
Ces notes En bref sont également visibles dans la vue ‘listée’ des candidats.

Message

Dans cet onglet, vous pouvez échanger des e-mails avec les candidats. Nous reviendrons plus en détail sur cet onglet à l’étape Communiquer avec les candidats.

Entretien et Vidéo

Ces 2 onglets ont un fonctionnement similaire.
Ils ont tous les 2 pour objectif de convier le candidat à un entretien. Dans le 1er cas, il s’agira d’un entretien physique et dans le 2nd d’un entretien vidéo en visioconférence. Nous reviendrons plus en détail sur cet onglet à l’étape Communiquer avec les candidats.

Faire suivre

La fonctionnalité “Faire suivre” vous permet d’envoyer la fiche candidat à une tierce personne afin qu’elle puisse vous donner son avis sur la candidature.

Todo

La pop-up Todo vous permet de noter des tâches à faire sur un dossier de candidature.
Vous pouvez donner une date et heure de rappel.
Lorsque la tâche sera due, vous aurez une notification dans votre plateforme Beetween pour vous rappeler l’action à faire.

Tâches à faire sur une dossier candidat : l'utilisation du TODO

Emplacement

Cet onglet vous rappelle où est accessible la fiche candidat (Recrutement et étape de sélection). Vous pouvez ici choisir de déplacer (ou copier) le candidat dans une autre étape ou recrutement.

En bref

Les notes en bref sont les notes synthétiques les plus importantes sur une fiche candidat, principalement pour 2 raisons :

  • Elles sont accessibles dans la vue générale où les différents candidats sont listés
  • Leur contenu est pris en compte dans la recherche
Historique

Toutes les actions sur une fiche candidat sont enregistrées ici, qu’il s’agisse d’une modification de la fiche, ou de l’envoi/réception d’un e-mail.
Petite astuce, vous pouvez lire les e-mails échangés directement dans cette vue en cliquant sur l’e-mail en question !

Les actions groupées

Certaines actions sont possibles sur plusieurs fiches candidats simultanément.
Pour les utiliser, sélectionnez les différentes fiches candidat dans la liste.
Déplacer/Copier, Messagerie et Faire suivre sont les mêmes fonctionnalités que vous retrouvez à l’intérieur de la fiche candidat.

Retirer

Cette action retire le candidat du recrutement en cours mais conserve la fiche dans votre CVthèque. Il s’agit d’un équivalent en terme d’usage à l’étape Archivé. Cependant, en utilisant la fonction Retirer, vous supprimez de la fiche toutes les informations renseignées concernant le recrutement (notes, comptes-rendus d’entretien…).

Supprimer

Cette action supprime définitivement la fiche candidat et toutes les informations qu’elle contient de Beetween. Cette action est définitive.

Fusionner

Au fur et à mesure de l’enrichissement de votre CVthèque, vous serez certainement confronté à des cas de doublons de fiche candidat.
Les fiches reconnues en doublon seront signalées par une petit icône orange à côté du nom du candidat.

En cliquant sur l’icône, vous pourrez choisir de consulter les fiches similaires ou d’ignorer l’alerte de doulon (ce qui supprimera l’icône).
En sélectionnant les fiches et en cliquant sur Fusionner, vous supprimerez les doublons et conserverez la fiche la plus ancienne. Les informations clés telles que les documents et les notes seront fusionnées au sein de la fiche conservée.
Attention, cette action est définitive !

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #3 : Créer des viviers

Prenez l’habitude d’organiser votre CVthèque dès le départ.
La meilleure méthode est d’organiser les talents conservés en base en viviers. La méthode la plus facile est d’utiliser les recrutements.
En effet, vous n’êtes pas dans l’obligation de publier une annonce dans un Recrutement.
Ainsi, si vous recherchez régulièrement des développeurs full stack et des commerciaux, créer des Recrutements pour ces 2 types de métier est une bonne idée.
Ainsi, les candidatures non retenues pour un recrutement en cours et les candidatures spontanées qui pourraient s’avérer intéressantes dans l’avenir seront à déplacer dans les Recrutements créés à cet effet.

Créer des viviers de talents avec Beetween

Publier une annonce

Rédiger une annonce

Pour rédiger une annonce, allez dans le recrutement concerné et cliquez sur “Créer une annonce”.
Tous les champs avec une * sont obligatoires car nécessaires pour tous les jobboards. Par défaut, vous bénéficiez d’une vue “allégée”. S’il vous manque des éléments, vous pouvez, en haut à droite, cliquer sur “avancé”. Vous aurez beaucoup plus de champs à s’afficher.

Exercice pratique :
Rédigeons notre 1ère annonce pour notre développeur Front. Attention aux termes que vous utilisez, il existe des règles légales strictes sur le contenu autorisé.

Publier une annonce

Vous pouvez choisir de publier vos annonces de 2 manières différentes.

Publier en privé

Publier une annonce en privé revient à mettre en ligne une annonce de manière non indexée par les moteurs de recherche, l’offre ne sera donc pas retrouvable par une recherche sur les moteurs de recherche tels que Google.
Toutefois, elle sera accessible à toute personne possédant l’URL de l’annonce. Elle sera donc également partageable sur les réseaux sociaux suivants :

  • LinkedIn
  • Viadéo
  • Twitter
  • Facebook
  • Xing

Certains jobboards sont payants. Utiliser la publication privée et partager le lien sur les réseaux sociaux est un bon moyen d’obtenir une bonne visibilité pour votre offre tout en limitant vos coûts.

Publier sur les jobboards

Page de sélection des sites pour multidiffuser une offre d'emploiQuand vous cliquez sur “Publier”, vous arrivez sur une page de sélection des différents sites d’emploi disponibles avec Beetween.
Tous les jobboards avec l’icône sont des jobboards payants, donc disponibles uniquement pour les abonnements GOLD.
Ceux disposant d’un + nécessitent la connexion à un compte utilisateur (ou compte multiposting) de la plateforme concernée.

Une fois vos sites de diffusion sélectionnés, cliquez sur “Suivant”.

La connexion à un jobboard avec un compte multiposting

Cliquez sur le + de la plateforme concernée. Une pop-up apparaît.

Renseignez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Ce sont vos identifiant et mot de passe personnels.

Connexion à un compte multiposring

La connexion à un jobboard avec un compte multiposting / Token demandé

Pour des raisons de sécurité imposées par les partenaires, certains comptes ne peuvent être enregistrés sans le concours de notre support. Dans ce cas, nous vous demanderons d’envoyer votre demande à notre support avec le nom du site de diffusion associé avec votre identifiant pour toute connexion aux jobboards suivants :

  • Pôle Emploi
  • Emploi Interim
  • L’Etudiant
  • APEC
Cas particulier de l’APEC

Afin de diffuser sur l’APEC, vous devez disposer auprès de leurs services d’une convention ADEP.
Si vous n’en disposez pas encore, nous vous invitons à en faire la demande auprès de leur service à adep@apec.fr.
Une fois la convention mise en place, il vous faudra fournir à notre support votre numéro d’identification et prévenir l’APEC que vous utiliserez dorénavant Beetween pour diffuser sur leur plateforme.

Points de précision

Salaire

Le salaire peut être indiqué de 2 manières :

  • Soit en montant fixe
  • Soit une fourchette

Certains jobboards ne prennent pas en compte l’affichage du salaire par fourchette.

Rédaction d'une annonce : inscription du salaire

Notre conseil :
Renseignez les 2 montants, et sélectionnez en préférence d’affichage “Afficher la fourchette” si vous préférez ce mode.

Diffusion sur Pôle Emploi : l’ajout du code ROME

Si vous avez choisi de publier votre offre sur Pôle Emploi, il vous sera demandé de renseigner le code ROME correspondant au métier recherché.
Il s’agit du Répertoire opérationnel des métiers et des emplois (ROME), créé en 1989 par l’Agence nationale pour l’emploi, aujourd’hui Pôle emploi. Il sert à identifier aussi précisément que possible chaque métier. Après sa diffusion, le code ROME sélectionné deviendra le titre de votre annonce sur Pôle Emploi.

Pour connaître le code ROME associé à un métier, faites une recherche par métier sur le site de Pôle Emploi.

Le code ROME est visible en haut de la fiche métier.

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #4 : Respecter les règles de rédaction

Attention lors de la rédaction de votre annonce. Certains termes sont proscrits par la loi : il s’agit de tous les termes à tendance discriminatoire.

Vous retrouverez différents conseils de rédaction de vos annonces sur notre aide en ligne :

Bonne pratique #5 : Utiliser les modèles d’annonce

Certaines parties de vos annonces, telles que la description de votre société, reviennent régulièrement, pour ne pas dire tout le temps. Afin de gagner du temps, nous vous conseillons de vous créer une base de modèles des annonces les plus utiles pour vous.
En fin de publication d’une offre, sur la page de confirmation avant validation, vous aurez la possibilité d’enregistrer l’annonce rédigée comme modèle.

page de récapitulatif de l'offre d'emploi avant validation et diffusion

Exercice pratique :
Enregistrons notre annonce comme modèle et gardons le nom proposé “Développeur Front H/F”.
A la prochaine création d’annonce, nous aurons un nouveau champ en début de page de rédaction nous permettant de sélectionner notre modèle.

Rédaction d'une offre d'emploi avec modèle sur Beetween

Gérer les candidatures

La réception des candidatures

La réception dans Beetween

Nous avons vu dans l’étape 1 que chaque Recrutement possède sa boîte de réception propre (avec une adresse e-mail associée). Chaque candidature reçue sera enregistrée dans l’étape Boîte de réception du Recrutement.
Au fur et à mesure de l’avancée du candidat dans le process de recrutement, déplacez bien sa fiche dans l’étape correspondante. Il vous sera plus facile de gérer votre recrutement ainsi. De plus, utiliser les étapes de recrutement vous permettra de bénéficier de statistiques fiables.

La réception sur une boîte e-mail

Vous recrutez sur un faible volume et préférez recevoir les candidatures sur votre boîte e-mail ? C’est tout à fait possible !

Surtout n’indiquez pas l’adresse e-mail directement dans l’annonce !
En effet, si les candidatures ne sont pas enregistrées dans Beetween, vous ne pourrez pas :

  • Historiser les échanges d’e-mail avec les candidats
  • Centraliser tous les documents liés à un candidat
  • Obtenir des statistiques de recrutement fiables

Pour éviter ces désagréments, nous avons mis en place la fonction Transfert de candidature. Elle vous permettra de recevoir la candidature sur une boîte e-mail donnée dès que cette dernière est reçue dans Beetween.

Recevoir les candidatures sur son adresse e-mail

Les réponses automatiques

Utiliser un logiciel est fait pour gagner du temps. L’un des méthodes efficaces est la mise en place de réponses automatiques. De plus, attester la réception d’une candidature est une étape indispensable pour la gestion d’une marque employeur.
Dans Beetween, chaque candidat reçoit automatiquement un e-mail de confirmation dès réception de sa demande.

Votre plateforme Beetween vous propose 2 modèles déjà enregistrés :

  • Réponse à candidature à une offre en cours
  • Réponse à candidature à une offre expirée (offre archivée, pourvue…)

Vous pouvez bien évidemment modifier et personnaliser ces modèles.
Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Réponses automatiques.

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #6 : Qualifier les fiches candidats

Qualifier la fiche candidat vous permettra par la suite de la retrouver plus facilement grâce à la recherche avancée.
L’utilisation des différentes notes vous permettra de le faire.

Rechercher un talent dans BeetweenVous pouvez organiser votre recherche avec des booléens OR ou AND pour rendre les différents mots-clés cumulatifs ou non.
Une explication détaillée de la recherche est disponible dans notre documentation en ligne.

Communiquer avec les candidats

Communiquer avec un candidat

Communiquer par e-mail

A l’heure où la grande majorité des candidats ont un smartphone, communiquer par e-mail est un moyen sûr et rapide de les joindre.
Comme nous l’avons vu, vous pouvez envoyer des e-mails à un ou plusieurs candidats en quelques clics.
Les fiches candidats conservent en mémoire la totalité des échanges par e-mails.

Vous pouvez choisir de rajouter une tierce personne en copie (CC ou CCI – copie cachée), ainsi que de vous envoyer une copie de l’e-mail sur votre boîte e-mail.

Envoyer un mail candidat avec Beetween

Si vous avez déjà créé des modèles d’e-mail, vous pourrez également partir d’un modèle en le sélectionnant dans la liste. Pour en savoir plus sur les modèles d’e-mails, consultez notre Bonne pratique #7 en fin d’article.

Rédaction d'un mail à partir d'un modèle sur Beetween

Les e-mails peuvent contenir des variables. L’usage des variables rend le contenu dynamique.
Ainsi, par exemple, si j’utilise la variable {{firstname}}, lors de son envoi, l’e-mail sera modifié en remplaçant {{firstname}} par le prénom du candidat.

Liste des variables utilisables :

  • {{firstname}} : Prénom du candidat
  • {{lastname}} : Nom de famille du candidat
  • {{recruitment}} : Nom du dossier de Recrutement sur lequel la fiche candidat est enregistrée
  • {{job}} : Titre de l’annonce à laquelle le candidat a répondu

L’entretien physique

Tout processus d’embauche prévoit, à un moment donné, de convier le candidat à un entretien. L’onglet Entretien vous permet d’envoyer une invitation à un entretien tout en historisant l’échange dans le dossier du candidat.
Le candidat recevra un e-mail dans lequel il pourra valider ou non sa présence à l’entretien.

Email reçu par un candidat suite proposition d'entretien

L’entretien vidéo

La proposition d’entretien vidéo (visioconférence) est envoyée de la même manière qu’une proposition d’entretien physique.
Toutefois, pour que cette fonctionnalité soit opérationnelle, nos services doivent configurer votre compte. En effet, Beetween est partenaire de Whereby pour les entretiens vidéos. Vous devez donc en 1er lieu créer un compte chez WhereBy avant de contacter nos services.

Une fois fait, vous devrez faire la demande au service support qui se chargera de paramétrer votre compte Beetween.

Notes et comptes-rendus d’entretien

Dans les encarts à votre disposition pour chaque candidat et chaque recrutement, vous pouvez annoter les informations importantes du candidat, du poste…

Ces informations ne seront pas visibles par les candidats :
Il s’agit juste de pouvoir annoter des informations qui pourront servir aux recruteurs qui auront accès à ce dossier ou à ce candidat.

Cela vous permettra de retrouver un candidat grâce au contenu de ces annotations lors d’une recherche via la barre de recherche.

Par défaut, Beetween vous met à disposition 4 modèles de prise de notes : Profil, Autres informations, Compte rendu entretien et Avis pour le poste.
Les 4 trames sont entièrement personnalisables dans Paramètres > Trame de prise de notes.
De même, vous pouvez créer d’autres modèles, autant que vous jugerez nécessaire.

Pour revenir aux trames par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.
Attention, cela supprimera TOUTES les trames que vous aurez créées.

Pour aller plus loin…

Bonne pratique #7 : Créer différents modèles d’e-mail

Une autre manière de rester efficace dans ses communications est de créer des modèles d’e-mails.
Rendez-vous dans Paramètres > Modèles d’e-mail.
Une fois fois votre texte rédigé, cliquez sur “Enregistrer comme modèle”. Donnez un nom au modèle et cliquez sur “Créer le modèle”.
Vous pourrez, dans le même menu, modifier par la suite votre modèle. Pour ce faire, modifiez votre texte et cliquez sur “Mettre à jour”.
Pour supprimer, renommer ou télécharger votre modèle, il vous suffira de cliquer sur la roue dentée.

Exercice pratique :
Créons ensemble 3 modèles qui vous seront particulièrement utiles pour la suite de vos recrutements. N’hésitez pas à les personnaliser !

Candidature Refusée suite à une candidature spontanée

OBJET : Réponse à candidature – My Digital Corp

Cher {{firstname}},

Nous faisons suite à votre candidature spontanée. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à My Digital Corp.

Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande, ne disposant pas dans l’immédiat, de poste correspondant à votre profil.

Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conserver votre curriculum vitae, afin de pouvoir vous contacter si un poste susceptible de vous intéresser venait à se présenter.

Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche. Nous vous prions d’agréer, {{firstname}}, l’expression de nos sentiments respectueux.

L’équipe My Digital Corp

Candidature Refusée suite réponse à une offre d’emploi

OBJET : Réponse à candidature – {{job}} – My Digital Corp

Cher {{firstname}},

Vous avez candidaté pour le poste de {{job}} et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à My Digital Corp.

Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande.

Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conserver votre curriculum vitae, afin de pouvoir vous contacter si un poste susceptible de vous intéresser venait à se présenter.

Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche. Nous vous prions d’agréer, {{firstname}}, l’expression de nos sentiments respectueux.

L’équipe My Digital Corp

Candidature Refusée suite réponse à une offre d’emploi

OBJET : Candidature à {{job}} – Proposition d’entretien – My Digital Corp

Cher {{firstname}},

Votre candidature au poste de {{job}} au sein de notre société a retenu toute notre attention et nous souhaiterions vous rencontrer.

Afin de faire plus ample connaissance, nous vous proposons un entretien dans nos locaux situés :
1 place de la Mairie
35000 Rennes

Nous vous prions de bien vouloir nous confirmer votre présence à ce rendez-vous par les boutons ci-dessous.

Dans l’attente de vous rencontrer,

Nous vous souhaitons une excellente fin de journée.

L’équipe My Digital Corp

Clôturer ou suspendre un recrutement

Clôturer un recrutement

Vous y êtes, vous avez trouvé votre perle rare ! Vous pouvez maintenant clôturer votre recrutement…

Sélectionnez le recrutement à clôturer dans votre tableau de bord et cliquez sur Archiver.

Les recrutements archivés disparaissent de votre tableau de bord par défaut.
Pour les faire réapparaître, vous disposez d’un petit menu “ouvert/archivé” :
Cliquez 1 fois sur archivé pour faire apparaître tous les recrutements (ouverts et archivés) et une 2nde fois pour ne conserver que les archivés à l’écran.
Pour revenir à la vision des recrutements ouverts seuls, faites la même opération en cliquant sur “Ouvert”.

Un recrutement archivé peut être restauré, et ainsi revenir parmi les recrutements ouverts.

Astuce pratique :
Archiver un recrutement ne fera pas disparaître les candidats de votre CVthèque. Cependant, l’opération dépubliera automatiquement toutes les annonces contenues dans le recrutement.

Suspendre un recrutement

Il peut arriver que vous deviez mettre en suspens une campagne de recrutement (changement de priorité dans votre entreprise, impossibilité temporaire de mener à bien le recrutement…).
Pour éviter de clôturer un recrutement, puis de le restaurer le moment venu, vous pouvez tout simplement mettre hors ligne les annonces qui le composent. Pour ce faire, dans le recrutement concerné, sélectionnez toutes les annonces d’un même clic en cochant la case devant Publier et cliquez sur Mettre hors-ligne.

Pourquoi suspendre le recrutement plutôt que de le clôturer puis le restaurer ?
Tous les recrutements ouverts dans votre tableau de bord représentent vos besoins en recrutement. Si vous mettez en suspens un recrutement pour des questions financières par exemple, votre besoin de recrutement, lui, est toujours présent.
Garder le recrutement ouvert vous donnera une meilleure visibilité de vos besoins.
De plus, ne pas clôturer le recrutement évitera de fausser vos statistiques.

A vous de jouer

Vous avez maintenant toutes les clefs en main. Nous espérons que ce guide vous a plu et nous vous souhaitons une bonne diffusion !
Pour les questions dont vous n’auriez pas les réponses dans ce guide, n’hésitez pas à contacter notre support !

Analyser vos recrutements

Les statistiques étant totalement personnalisables en configuration premium, nous n’allons aborder ici que les statistiques par défaut.

Vue d’ensemble des statistiques

L’accès à la vue d’ensemble des statistiques se fait par le menu latéral.
Au milieu de la page, vous avez des informations qui concernent l’ensemble de vos recrutements sur une période donnée. Libre à vous de définir cette période et Beetween vous sortira automatiquement les données.

vue d'ensemble des statistiquesRecrutement en cours : nombre de postes actuellement ouverts
CVs en attente : nombre de CVs en attente d’étude (CVs contenus dans les différentes boîtes de réception de vos recrutements)
Recrutements inactifs : nombre de recrutements sans activité depuis plus de 15 jours.

Vous pouvez aisément filtrer la période que vous souhaitez consulter en modifiant les dates. Par défaut, Beetween vous affichera les 30 derniers jours.
Attention, ces dates correspondent aux dates d’enregistrement des CVs dans Beetween !

filtre de date pour les statistiquesCe filtre mettra automatiquement à jour les statistiques développées en-dessous :

bases statistiquesChaque graphique peut être affiché selon différents modes d’affichages en fonction de votre préférence.
Vous retrouvez sur ces vues détaillées les données suivantes :
Typologies de CV : Type de source de candidatures sur les CV reçus (Réponse à annonce, Identification / CVthèque, sourcing, etc.)
Sources des CV : Nom de la source des CV reçus
Flux de CV reçus : Nombre de CV reçus

Il est très probable que le nombre de CV reçus ne soit pas équivalent à la somme des sources de CV si des fiches candidats sont créées sans nom de source.

Une dernière partie vous donnera une vue d’ensemble des différentes embauches.

statistiques ensemble des embauches

Analyse des sources et des flux de CV

Analyse des sources de CV

Pour avoir plus d’informations sur la source des CV, il suffit de cliquer sur le bouton “détails” présent dans le graphique vu précédemment ou sur l’onglet “Analyse des sources de CV” présent à gauche sous le bouton Statistiques.

Attention, seuls les CVs enregistrés dans Beetween dans la période sélectionnée (par défaut les 30 derniers jours) sont visibles.

sources de CVUn message vous informe ici que seules les sources exactes sont prise en compte dans le tableau.
Si vos CVs ont été enregistrés suite à une candidature à une annonce postée par Beetween, cette source est automatiquement renseignée. Cependant, si vous importez manuellement un CV dans votre CVthèque, ce ne sera pas le cas.
Pour y remédier, veillez bien à mettre à jour manuellement la source. Pour ce faire, rendez-vous dans le recrutement où votre candidat a été importé.

source de CV sur une fiche candidatPar défaut, la source est enregistrée sous le nom “Identification / CVthèque”. Cliquez sur ce lien pour faire apparaître la pop-up.

modifier la source d'un CV 1Pour que les statistiques ne soient pas corrompues, pensez à bien renseigner les 2 champs.
Partons du principe que José Carlito nous a envoyé une candidature spontanée directement par l’email de contact de l’entreprise. Nous pouvons ainsi renseigné les champs comme suit :

modifier la source d'un CV 2

Analyse des flux de CV

Pour accéder à cette interface, il suffit de cliquer sur l’onglet “Flux de CV” présent à gauche sous le bouton statistiques après avoir cliqué dessus.
L’onglet « Flux de CV » correspond aux statistiques de flux, c’est à dire que cela permet de mesurer le « taux de conversion » sur une période de temps précise.

Comme pour les sources de CV, les CVs utilisés pour ces statistiques sont uniquement ceux de la période sélectionnée. Attention, la date de fin est toujours exclue des données !

Flux et Sources de CV : compréhension du tableau

Chaque recrutement est subdivisé en étapes. Par défaut, les étapes sont :

  • Boîte de réception
  • En attente
  • Sélectionné
  • Contacté
  • Envoyé au client
  • En attente RDV
  • En attente retour client
  • Embauché
  • Archivé
  • Corbeille
  • Spam

Le tableau d’analyse des sources, comme celui d’analyse des flux, est établi sur ce workflow. De fait :

  • La colonne « Total » correspond au nombre de candidatures totales reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées
  • La colonne « Contactés » correspond au nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnée et déplacées au moins une fois dans une des colonnes suivantes :
    Contacté | Envoyé au client | En attente RDV | En attente retour client | Embauché
  • La colonne « Rencontrés » correspond au nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées et déplacées au moins une fois dans une des colonnes suivantes :
    En attente RDV | En attente retour client | Embauché
  • La colonne « Embauchés » correspond au nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées et déplacées au moins une fois dans la colonne :
    Embauché

Suite à l’export du flux de CV en fichier CSV, grâce au bouton « flèche vers le bas » présent au dessus à droite du tableau du flux de CV, vont apparaître les colonnes supplémentaires suivantes :

  • Total (current) : Il s’agit du nombre de candidatures totales reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnée et encore présentes dans :
    Boîte de réception ou Spam
  • Contactés (current) : Il s’agit du nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnées et encore présentes dans une des colonnes suivantes :
    Contacté | Envoyé au client
  • Rencontrés (current) : Il s’agit du nombre de candidatures reçues/intégrées dans le dossier de recrutement sur la période sélectionnée et encore présentes dans une des colonnes suivantes :
    En attente RDV | En attente retour client

Bien sûr si un candidat est déplacé de l’étape « Boîte de réception » directement à « En attente RDV », cela incrémente contactés ET rencontrés.
De même, si un candidat est déplacé de l’étape « Boîte de réception » directement à « Embauché », cela incrémente contactés ET rencontrés ET embauché.
En revanche, si un candidat est déplacé de l’étape « Boîte de réception » directement à « Archivé » ou « Corbeille », seule la colonne « Total » comptabilisera la candidature dans le flux de CV.

Flux et Sources de CV : focus sur l’indice de qualité

L’indice qualité correspond par défaut au calcul suivant :
Contactés (total) / [Total (total) – Total (current)]
Soit le nombre de candidats contactés par rapport au nombre de candidatures traitées parmi les candidatures reçues sur la période.

Comment faire si j’ai déplacé une fiche candidat dans une étape par erreur, et je souhaite annuler l’action pour éviter de fausser les statistiques ?

Dès lorsque vous déplacez un candidat dans une étape, l’événement lié au déplacement est enregistré dans l’historique de sa fiche candidat comme ci-dessous :

historique des déplacementsLe fait de déplacer une fiche candidat dans l’étape initiale n’annule pas le déplacement. Par conséquent, cela ne permettra pas de corriger les statistiques.
Pour annuler un déplacement, il suffit de se rendre dans le détail de la fiche du candidat, puis de cliquer sur le bouton « Annuler » sur l’événement souhaité dans l’historique.
La fiche candidat retombera dans l’étape avant le déplacement et les statistiques ne seront pas faussées.

Analyse des embauches

La consultation des détails liés aux embauches vous permet de suivre les embauchés ainsi que connaître la personne qui s’est chargée du recrutement.

statistiques des embauches

  • Date d’embauche : date à laquelle le déplacement de la fiche candidat dans l’étape “embauché” a été réalisée.
  • Candidat : Nom et prénom du candidat embauché (avec un lien vers sa fiche candidat)
  • Date de création du recrutement : Date de création du dossier de recrutement dans lequel se trouve le candidat.
  • Recrutement : Nom du dossier de recrutement dans lequel se trouve le candidat.
  • Source : Nom de la source de candidature (et type de source de candidature)
  • Recruteur : Nom du recruteur qui a réalisé le déplacement de la fiche candidat dans l’étape “embauché”
  • Délai avant embauche : Nombre de jours passés entre la date de création du dossier de recrutement et la date d’embauche.
  • Durée de l’embauche : Nombre de jours passés entre la date d’arrivée de la candidature dans le dossier de recrutement dans lequel le candidat a été embauché, et sa date d’embauche.

Statistiques d’activité

Les statistiques d’activité correspondent au nombre de candidatures déplacées dans telle ou telle étape entre 2 dates (basées sur la date de déplacement des candidatures).
Ces statistiques d’activités sont disponibles dans Beetween sous la forme d’un export CSV, avec des résultats par semaine, et par dossier de recrutement.

Pour les récupérer, il faut passer par le bouton « Activité hebdomadaire » présent au dessus du tableau des recrutements.

Une pop-up s’affiche. Il faut alors choisir une date de début et date de fin d’export ainsi qu’un jour de début de semaine. Ainsi, l’export CSV contiendra des statistiques d’activité par semaine et par recrutement entre la période sélectionnée.

Étudier les statistiques d’un recrutement

Afin de vous aider dans la prise en main des statistiques d’activité, nous vous avons préparé un tableau pré-formaté. Ce document a pour vertu de mettre en valeur les éléments-clés d’un recrutement en particulier.
Ainsi, l’export des données devra être fait pour un recrutement (et non plusieurs).

Sélectionnez le recrutement concerné et cliquez sur “Activité hebdomadaire”.
Dans la pop-up, sélectionnez la date de création du recrutement en date de début et la date du lendemain (par rapport au jour où vous faites l’export des données) en date de fin. De cette manière, toutes les activités enregistrées dans le cadre de ce recrutement (activités du jour incluses) seront prises en compte.
Ouvrez notre tableau préformaté en cliquant sur ce lien et faites-en une copie (Fichier → Créer une copie).
Dans votre copie, cliquez sur la 1ère cellule du tableau de la feuille appelée “Import des données”. Cette action est très importante !
Puis sur Fichier → Importer et importez le fichier téléchargé (de type .csv).

importer le fichier csv Sélectionnez votre fichier téléchargé (il commence par “Beetween-activity-”) et validez

Une nouvelle pop-up s’ouvre alors. Renseignez bien les éléments comme ci-dessous.

réglages de l'import

  • Emplacement de l’importation : “Remplacer les données à partir de la cellule sélectionnée”
  • Type de séparateur : “Personnalisé : ;” (bien mettre un point-virgule “;” dans la case)
  • Cliquez sur Importer les données

Vous pourrez ainsi bénéficier des éléments clés des statistiques sous format graphique.

 

A vous de jouer

Vous avez maintenant toutes les clefs en main. Nous espérons que ce guide vous a plu et nous vous souhaitons une bonne diffusion !
Pour les questions dont vous n’auriez pas les réponses dans ce guide, n’hésitez pas à contacter notre support !

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