Logiciel ATS : Tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer
S’équiper d’un logiciel dédié est le meilleur moyen de digitaliser ses recrutements. Mais savez-vous vraiment ce qu’est un logiciel ATS (Applicant Tracking System) ? En quoi digitaliser vos recrutements vous permettra d’améliorer à la fois votre marque employeur et la productivité de vos recruteurs ?
Faisons ensemble un tour d’horizon de tout ce que vous devez absolument savoir avant de prendre la décision de vous équiper.
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Partie 1
Pourquoi digitaliser vos recrutements ?
- Logiciel de recrutement
- ATS
- Productivité
Voici la 1ère question à se poser : à quoi sert la digitalisation des recrutements ?
Que vous soyez des Ressources Humaines ou dirigeant d’entreprise, qu’avez-vous à gagner à investir dans un logiciel ATS ?
Commençons par enfoncer une porte ouverte : un logiciel ATS se doit d’être respectueux du RGPD. Mais à part ça, pourquoi digitaliser vos recrutements ?
Réduisez de 50% le temps alloué au recrutement
Gagnez en productivité et perfectionnez vos recrutements
- Publiez vos offres sur de multiples sites en un seul clic
- Automatisez vos tâches répétitives et recentrez-vous sur la gestion humaine
- Économisez sur le coût de vos publications en optimisant le choix des jobboards grâce aux outils de reporting intégrés
- Améliorez la collaboration entre Managers et Recruteurs
- Centralisez toutes vos données liées au recrutement dans un seul et même outil
Améliorez votre marque employeur et le parcours de vos candidats grâce à votre logiciel ATS
- Soyez visible là où vos talents se trouvent
- Communiquez avec les candidats sur toutes les plateformes par mail, SMS, visio...
- Simplifiez et fluidifiez le parcours candidat avec une gestion collaborative du recrutement et l'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée
- Approfondissez votre connaissance des comportements candidats avec le reporting personnalisé
- Mettez votre marque employeur en avant avec un site carrière personnalisé
Recevez 34% de candidatures en plus en moyenne
25% des salariés sont inquiets du traitement de leur données personnelles par leur employeur
Gérez efficacement votre activité recrutement en toute sécurité
- Suivez les ROI de vos offres sponsorisées
- Calculez la performance des jobboards que vous utilisez
- Suivez l'activité de vos équipes de recrutement
- Obtenez en un clic vos taux et délais de conversion à chaque étape du recrutement
- Anticipez vos besoins de recrutement grâce à une meilleure connaissance de votre activité
- Centralisez toutes les données candidats dans un outil sécurisé
Encore quelques freins à la digitalisation de vos recrutements ?
"S'équiper est un coût important pour mon entreprise."
Nous concevons votre formule sur-mesure afin de nous adapter à vos besoins et votre budget. Avec Beetween, vous pouvez économiser jusqu'à 10 fois le montant investi !
"Je vais devoir former mes collaborateurs, cela prend beaucoup trop de temps."
Nous offrons à nos clients de nombreuses modalités de formation initiale et continue : formation sur site, à distance, guide utilisateur, tutoriels, ... Pour tous les budgets et tous les emplois du temps !
"Je ne sais pas comment paramétrer un tel outil, je ne vais pas m'en sortir."
Nous fournissons un outil clé-en-main. Nous nous chargeons du paramétrage de votre compte et nous vous formons à son utilisation.
"Changer nos process pour nous adapter à un logiciel risque de nous désorganiser totalement."
Avec Beetween, c'est le logiciel qui s'adapte à vous et non l'inverse ! Nous configurons notre outil en fonction de vos process, de vos outils RH et de vos besoins.
Ce sont eux qui en parlent le mieux...
Des piles de CV de plusieurs mètres de hauteur s’accumulaient dans les locaux, et aucun système de classification ne permettait d’exploiter correctement ces données. Beetween permet au CHU un gain de temps réparti sur tout le process de recrutement !
Beetween nous permet d’améliorer au quotidien la relation de HR BP avec les opérationnels et de gagner en réactivité et efficacité !
La relation de confiance avec les équipes technique et commerciale de beetween est un vrai bénéfice pour nous accompagner dans la qualité du service rendu au sein de l’entreprise dans un souci d’amélioration continu !
Beetween a transformé notre suivi candidat : plus qualitatif tout en permettant un suivi quantitatif, notre équipe Recrutement a grandement amélioré la gestion des besoins en recrutements et les retours aux candidats.
Parfaitement accompagnés nous avons pu faire les développement nécessaires spécifiques à notre activité qui nous ont permis d'encore mieux travailler main dans la main avec les managers.
Après quelques mois d’utilisation, force est de constater que le choix était le bon ! Outre le fait d’une installation simple et rapide, le logiciel ATS s’adapte parfaitement à notre organisation interne. Au vu du temps gagné par chaque dossier de recrutement, c’est un outil incontestablement performant en matière de recrutement en CHRU.
Toutes nos annonces sont centralisées en un seul endroit et sont diffusées automatiquement sur nos différents jobcorner et sur notre nouveau site RH. Plutôt que recréer de A à Z un site internet RH, nous avons pu bénéficier d’un espace RH responsive complet et à nos couleurs .
Beetween nous permet de faciliter le traitement des candidatures, qui était très chronophage auparavant. Globalement, l’outil est facile à prendre en main, très intuitif et flexible, et nous permet de gagner beaucoup de temps !
Bien que notre activité soit spécifique, Beetween répond parfaitement à nos besoins. Grâce à cet outil, nous notons une amélioration significative de la réussite des recrutements pour notre réseau d’agents du Mercato de l’Emploi. Nous avons gagné un temps important pour nous concentrer sur l’humain et la rencontre candidat-entreprise.
Nous sommes très satisfaits de Beetween. L’outil est performant et la relation prestataire est positive. Le support technique est réactif, et une fois que l’outil a été correctement paramétré pour nos besoins, les contacts se sont faits rares. Ce qui veut dire que tout se passe bien !
Lorsque nous avons assisté à la démonstration du logiciel, nous avons rapidement constaté sa simplicité d’utilisation, ainsi que la qualité de la relation client. Grâce à l’accompagnement des équipes Beetween, toutes les peurs, tous les freins en lien avec la mise en place d’un nouvel outil de recrutement ont été levées. La relation est simple, rapide et efficace !
La qualité de service de Beetween, leur réactivité, ainsi que l'envie d'avancer dans une direction humaine en fait un ATS qui mérite de devenir un des futurs acteurs majeurs.
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Partie 2
Comment digitaliser vos recrutements avec un logiciel ATS ?
- Marque employeur
- Inbound recruiting
- Parcours candidat
Le logiciel ATS améliore vos process de A à Z !
De l’expression de votre besoin à l’embauche du futur collaborateur, le logiciel ATS optimise et automatise un ensemble de tâches chronophages tout en vous permettant de gagner du temps ! Un réel avantage pour fluidifier votre gestion interne des recrutements, réduire vos coûts d’embauche et améliorer l’intégralité de votre service ressources humaines.
Voyons comment un ATS recrutement s’utilise à chaque étape de l’Inbound Recruiting.
1ère étape : Attirer les candidats avec un ATS de recrutement
La première étape d’une stratégie d’inbound recruiting consiste à attirer les candidats pour sélectionner le bon profil !
Attirer des candidats est une mission complexe dans le quotidien d’un recruteur, d’autant plus face à un contexte de pénurie de talents et de concurrence accrue ! Pour palier aux difficultés, la notion de marque employeur est de nos jours omniprésente et constitue l’une des clés pour favoriser la volumétrie et la qualité des candidatures.
Une fois les candidatures reçues, il reste à les présélectionner correctement et rapidement pour conserver un parcours candidat fluide.
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des candidats font des recherches sur une entreprise avant d'y postuler
Source Glassdoor
Top 3 des raisons de s’équiper d’outils pour attirer les candidats (en %)
Source Statista
Quels outils notre ATS met à votre disposition pour attirer les candidats ?
- Site carrière personnalisé pour la marque employeur
- Recherche avancée dans votre vivier de talents
- Tags personnalisables pour optimiser la recherche avancée dans la CVthèque
- Sourcing sur les réseaux sociaux
- Sourcing sur des CVthèques publiques ou partenaires
- Multidiffusion sur plus de 150 jobboards en une seule opération
- Republication / Dépublication d'une offre d'emploi sur tous les supports de diffusion en une seule opération
- Moteur de suggestion pour la sélection des jobboards à la diffusion d'une annonce
2ème étape : Convertir les talents
La seconde étape d’une stratégie d’inbound recruiting consiste à convertir les candidats en collaborateurs. Pour ce faire, il est primordial que l’expérience candidat soit optimale !
L’optimisation de l’expérience candidat et la conversion de nouvelles recrues est l’une des problématiques les plus importantes aux yeux des professionnels RH et pourtant pas des plus simple à accomplir ! Avec ce nouveau contexte de concurrence et un parcours candidat toujours plus axé sur le côté humain, il devient complexe de s’adapter aux attentes des talents en matière de recrutements et donc de trouver le profil idéal !
Bonne nouvelle, le logiciel de recrutement est conçu pour automatiser un certain nombre de tâches fastidieuses en veillant à assurer une bonne qualité d’échange entre recruteur et candidat. D’une grande utilité dans la pré-qualification et qualification des candidatures, le logiciel ATS propose une panoplie de fonctionnalités pour fluidifier votre processus de recrutement.
Avec un tel gain de temps, aucun talent ne vous échappera !
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des candidatures seulement sont lues en moyenne
Source Zety
Durée moyenne d’un recrutement en France (en semaines)
Sources : Independant.io, Pôle Emploi, Apec
Quels outils notre ATS de recrutement met à votre disposition pour convertir les talents ?
- Centralisation des candidatures
- Tri automatique des candidatures dans des dossiers correspondant aux différents recrutements
- Création et envoi (automatique ou manuel) de questionnaire candidat et/ou autre test de recrutement
- Accusés de réception de candidature automatisés et personnalisable
- Complétion automatisée de la fiche candidat à partir des candidatures ou des actions de sourcing (Parsing)
- Communication candidat multi-supports : mail, SMS, visioconférence, vidéo différée...
- Communication automatisée et personnalisable en fonction de l'étape du parcours de recrutement
- Notation de correspondance entre le profil et l'offre à pourvoir (Matching)
3ème étape : Fidéliser les salariés
La fidélisation du collaborateur est l’ultime étape d’une stratégie d’inbound recruiting pour intégrer et faire adhérer la nouvelle recrue à votre enseigne ! En effet, un recrutement coûte en moyenne plus de 5300€. Ne pas fidéliser ses salariés revient à investir à perte.
Pour y parvenir, l’onboarding du nouvel arrivant tient un rôle clé dans ce processus, afin qu’il s’identifie à vos valeurs ainsi qu’à votre culture d’entreprise.
Accueil personnalisé, communication réactive, attribution d’un mentor ou encore suivi du talent, nombreuses sont les dispositions pour que le candidat se sente comme chez lui !
Au-delà de l’onboarding, l’engagement du salarié dans les diverses activités de l’entreprise, y compris le recrutement de nouveaux collaborateurs, est essentiel pour maintenir son sentiment d’appartenance tout au long de sa vie au sein de votre structure.
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des CDI sont rompus dans la première année suivant l'embauche
Source Zety
Top 4 des causes de démissions (en %)
Source Humanize
Quels outils Beetween met à votre disposition pour fidéliser les salariés ?
- Différents niveaux de licences (administrateur, recruteur, manager, invité)
- Affectation de tâches avec rappel à soi-même ou à un autre utilisateur
- Notification utilisateur et historisation des contacts et actions sur une fiche candidat
- Avis et notation manager
- Parcours de validation de demande de recrutement (DAR/DDR)
- Gestion des cooptations
- Bourse à l'emploi (site carrière interne)
- Interconnexion avec tous vos autres outils RH (SIRH, Gestion de paie,...)
Plus de 600 entreprises digitalisent leurs recrutements avec Beetween !
Partie 3
Choisir son logiciel ATS : les bonnes pratiques
- Questions à se poser
- Comparatif
- Logiciel ATS
Analyser ses besoins fonctionnels, c’est la clé pour augmenter les chances de succès d’un recrutement.
#1 Évaluez vos besoins fonctionnels
Le nombre de recrutements influe sur les besoins d’automatisation et donc sur le montant de votre abonnement à un ATS recrutement. De plus, on estime qu’en-dessous de 20 recrutements annuels, l’utilisation d’un logiciel ATS n’est pas rentable.
La multidiffusion est la brique de base d’un ATS de recrutement.
Vérifiez bien que les logiciels ATS que vous sélectionnez répondent bien à cette demande. N’hésitez pas à contacter directement un commercial sur ce point, beaucoup d’ATS ne communiquent pas sur l’intégralité des jobboards avec lesquels ils sont connectés.
De plus, chez Beetween, nous étudions toutes les demandes de connexion à un nouveau jobboard mais ce n’est pas le cas de tous les logiciels ATS.
En fonction du type de profil recherché, vous pouvez vous retrouver dans 2 situations opposées :
- Gestion de très forts volumes de candidatures : des fonctionnalités tel que le parsing et le matching seront alors très précieuses voire nécessaires
- Pénurie de candidatures : des fonctionnalités de sourcing et de gestion avancée de CVthèque sont alors indispensables
Ici, il convient de lister toutes les personnes qui interviennent dans le processus de recrutement et de quelle manière. En effet, avec le logiciel ATS Beetween, nous configurons plusieurs types de licences différentes afin de mieux adapter les accès de chacun en fonction de son rôle. La bonne pratique consiste à répondre aux questions suivantes :
- Combien de personnes interviennent dans le recrutement ?
- Quel est leur rôle dans le processus de recrutement ?
- Quelles actions doivent-elles faire dans le recrutement ?
Temps perdu dans la diffusion de vos offres sur divers sites d’emploi, tri des CVs… Listez ici tout ce qui vous pose problème dans votre gestion actuelle des recrutements. Cela vous permettra de mieux hiérarchiser vos besoins après-coup.
Vous gérez plusieurs marques ? Plusieurs entités ? Vous avez besoin de gérer un ou plusieurs process de recrutement différents sur le même outil ? Vous devez intégrer un ou plusieurs parcours de validation avant de pouvoir commencer un recrutement ?
Ces éléments tiennent de l’ultra-personnalisation du logiciel. Tous les ATS recrutement n’offrent pas ce niveau d’adaptation.
La plupart des logiciels ATS proposent aujourd’hui des pages carrière, mais tous ne proposent pas des sites carrières personnalisés mettant en avant votre marque employeur.
Quels sont vos besoins en la matière ? Une simple page vous satisfait-elle ? Ou, au contraire, avez-vous besoin d’un véritable travail sur-mesure pour mettre en avant votre marque employeur ?
Un des points les plus appréciables de la digitalisation est l’interconnexion des outils. Le logiciel ATS peut-il se connecter avec les outils que vous utilisez déjà ? Doit-il les remplacer ?
#2 Déterminez le cadre de votre projet de digitalisation
Maintenant que vous vous êtes posé toutes les bonnes questions fonctionnelles, il vous faut hiérarchiser vos besoins afin de trouver le meilleur équilibre entre budget, ergonomie, intuitivité et fonctionnalités.
Nous vous conseillons de faire plusieurs catégories et de reprendre tous vos besoins afin de les classer par catégorie, et de noter leur importance par des items simples, tels que :
- Indispensable
- Très utile
- Bonus
Vos recruteurs ont-ils déjà eu l’occasion d’utiliser un logiciel ATS ? Sont-ils à l’aise avec les outils informatiques de manière générale ?
Devez-vous prévoir de former aussi des managers ?
L’ATS de recrutement Beetween propose plusieurs types de formations : sur site, en visio conférence, des formations débutants mensuelles accessibles à tous les clients, des tutoriels vidéos, une documentation utilisateur en ligne…
Plus vos besoins fonctionnels et vos nécessités de personnalisation seront importants, plus les besoins de paramétrages seront élevés, et par conséquent le coût du logiciel ATS sélectionné également.
Définissez votre budget idéal, mais aussi votre budget maximal. Cela vous aidera pour rapidement établir une shortlist lors de vos recherches.
Le choix d’un logiciel ATS SaaS, comme Beetween, réduit considérablement la livraison de l’outil car il ne nécessite aucune installation sur les postes de travail.
Cependant, un autre facteur entre en ligne de compte : la personnalisation de vos comptes. Plus les personnalisations seront nombreuses, plus le délai de configuration sera long. Prenez ce point en compte lors de vos demandes de personnalisation.
Le cadrage de votre projet est votre meilleur ami pour identifier la valeur ajoutée du projet tout en alignant les besoins nécessaires pour son déploiement.
#3 Comparez les solutions ATS de manière objective
Pour comparer objectivement différents logiciels ATS, rien ne vaut un document récapitulatif ! Pour vous aider, nous vous avons préparé un tableau prêt à l’emploi.
Comparer les solutions ATS facilement !
Suivez le guide et comparez facilement les solutions ATS pour choisir celle qui vous correspond le mieux.
