L’évolution de Beetween vu par le CMS Francis Lefebvre Avocats

L’évolution du logiciel de recrutement Beetween vur par N. Chabernaud du CMS Francis Lefebvre Avocats

Aujourd’hui, nous avons eu la chance de rencontrer Nathalie Chabernaud, responsable des Ressources Humaines du cabinet d’avocats CMS Francis Lefebvre Avocats, qui utilise l’ATS Beetween depuis sa création en 2013.

Le recrutement de CMS Francis Lefebvre Avocats est géré par 3 recruteurs du service RH. Ces derniers sont supervisés par la DRH et épaulés par des assistants RH. Chacun est en charge d’un profil type à recruter :

• Les fonctions support (c’est-à-dire les métiers au service des équipes opérationnelles)
• Les avocats
• Les stagiaires (environ 200 stagiaires chaque année)

Nathalie Chabernaud est responsable RH du cabinet d’avocats CMS Francis Lefebvre Avocats depuis 2010. N. Chabernaud est, à ce titre, en charge de la gestion de carrière de l’ensemble de la population (avocats et fonctions supports), de leur rémunération,  des projets RH  et des reportings RH.

En 2013, N. Chabernaud était également impliquée dans le recrutement. C’est elle qui, à cette époque, a initié le projet d’équiper le cabinet d’un logiciel de recrutement. Beetween, en pleine création de son ATS, a répondu à ce besoin et a su s’adapter au cahier des charges du cabinet.

CMS Francis Lefebvre Avocats : les débuts de Beetween

C’est en effet en 2013 que l’ATS Beetween a vu le jour. CMS Francis Lefebvre Avocats est donc parmi les premiers recruteurs à avoir fait confiance à Beetween. En contact direct avec nos développeurs, Nathalie Chabernaud a pu voir évoluer le logiciel Beetween au quotidien.

La génèse du projet est venue de là.

On a toujours eu une réponse quasi instantanée de la part de Beetween.

Avant Beetween, la gestion des candidatures était entièrement manuelle chez CMS Francis Lefebvre Avocats. Ce qui posait problème car le volume de CV reçus ne cessait d’augmenter.
Toutes les candidatures étaient centralisées en 2 boîtes e-mail : une recueillant les candidatures des avocats et des fonctions support, et une autre dédiée aux stagiaires. Les CV étaient imprimés, triés et les réponses à y apporter gérées manuellement.

Le cabinet a toujours tenu à répondre à toutes les candidatures. Pour ce faire, une personne venait une journée par semaine pour  apporter une réponse personnalisée à chaque candidature.

Très vite, je me suis aperçue qu’il fallait que l’on trouve une solution pour rationaliser notre process et gagner du temps.

CMS Francis Lefebvre Avocats : Un cahier des charges unique pour un besoin en recrutement unique

Le cahier des charges du cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats était complexe et Beetween a su y répondre avec de nouvelles mises à jour et le développement de fonctionnalités exclusives :

• Beetween s’est interfacé avec le jobboard Village de la Justice pour automatiser la diffusion d’offres d’emploi sur ce site.
• Une automatisation des e-mails de réception de candidatures.
• Des modèles pré-enregistrés de réponses aux candidats avec la possibilité de faire des envois groupés.
• Le cabinet reçoit de très nombreuses candidatures spontanées. Pour faciliter le tri des candidatures issues du site carrière de CMS Francis Lefebvre Avocats, un formulaire est à compléter par le candidat avant le dépôt de sa candidature sur la plateforme permettant de filtrer et d’orienter la candidature en fonction de sa nature :
  • Avocat
  • Stagiaire
  • Fonctions Support

Le cabinet d’avocats a fait le choix du 100% réponses mais aussi celui de la transparence : toutes les personnes chargées du recrutement ont accès à tous les recrutements, tous les CV, toutes les « boîtes aux lettres ».

Ce qui a surtout été très apprécié, lors de la mise en place de Beetween, c’est la possibilité de générer des réponses groupées.

Il a fallu changer nos habitudes de travail, notre process … C’est un outil qui a été révolutionnaire pour nos recruteurs.
Trois recruteurs utilisent Beetween au quotidien. Notre DRH, Charlotte Rigal-Provot, a accès à tous les recrutements via une licence manager.
Les recruteurs se sont très bien adaptés et les nouveaux utilisateurs se sont auto-formés. L’avantage c’est que c’est un outil qui se prend en main très facilement.
On voulait gagner en productivité et simplifier la gestion.

2018 : RGPD et SIRH, de nouveaux questionnements

RGPD

Un RDV RGPD a été organisé entre le DPO de CMS Francis Lefebvre Avocats, leur service RH et Beetween. Le DPO a ainsi pu être rassuré sur le fonctionnement de Beetween et le traitement des données.
En effet, Beetween a toujours voulu se conformer à la directive européenne de 1995 sur la protection des données à caractère personnel. Pour que son outil de recrutement permette aux recruteurs de respecter le RGPD, Beetween a donné la possibilité à l’utilisateur de changer la date de mise à jour du vivier et également mis en place l’automatisation de ce service

On avait déjà la clause “Informatique et Libertés” avec Beetween bien avant la question du RGPD

SIRH

Quand nous avons étudié les SIRH pour notre important projet de digitalisation, nous n’avons pas trouvé bon de laisser tomber Beetween au profit d’une solution intégrée, et avons privilégié Beetween qui répond totalement à nos attentes.