Aujourd’hui une multitude de logiciels de recrutement s’est développée. Il s’avère donc de plus en plus difficile de faire le bon choix.
Chaque type de logiciel (SIRH, multiposting, gestion des candidatures, CVthèque…) a été créé pour faciliter le recrutement mais pas pour répondre aux mêmes besoins.
La première étape, pour vous recruteur, consiste donc à déterminer vos besoins premiers et annexes pour trouver la perle rare qui s’adaptera à votre processus de recrutement. L’objectif étant de trouver outil qui deviendra votre réflex quotidien pour tous vos recrutements.

Les Besoins

Vos besoins principaux sont ceux qui vous permettront de savoir quel profil de recruteurs vous êtes. Ceci vous permettra de savoir, par la suite, quel type de logiciel est fait pour vous. Cette étape d’analyse des besoins est primordiale, elle vous permettra de choisir un logiciel qui s’ancrera facilement dans votre entreprise. Comme vous le savez certainement, en entreprise, l’importance n’est pas de choisir le meilleur logiciel mais celui qui sera le plus adapté. Il doit être facile d’utilisation et intuitif pour une adhésion complète par toute votre équipe.

Les besoins principaux que vous devez classifier sont :

  • La multi-diffusion : postez-vous beaucoup d’offres d’emploi ? Sur combien de jobboards ?
  • La gestion du vivier : possédez-vous une base de CV importante que vous aimeriez pouvoir réutiliser pour vos prochains recrutements ?
  • La gestion avancée des candidatures : le flux de candidatures à vos annonces est-il important ? Arrivez-vous à gérer facilement toutes les candidatures dans les délais impartis ? Arrivez-vous à facilement trier les candidatures par dossier de recrutement ?
  • La conformité RGPD : avez-vous besoin de changer de processus de recrutement pour être conforme au règlement européen sur la protection des données ?
  • Le Sourcing : les profils que vous recherchez sont-ils rares ? ou trop sollicités ?
  • Le mode Collaboratif : êtes-vous plusieurs à recruter ? Recrutez-vous pour un organisme tiers ? Avez-vous besoin d’une traçabilité précise sur tous vos recrutements ?
  • Un accès facile et cloud : Faites vous beaucoup de déplacement impliquant d’avoir votre outil de recrutement où que vous soyez ?

D’autres fonctionnalités, proposées par les logiciels de gestion de recrutement, peuvent vous être utiles :

  • La marque employeur : l’image de votre entreprise passe en priorité, vos offres doivent être mise à jour en temps réel.
    Une validation de vos annonces doit-être faite par votre service Communication ou un tiers ? Un site carrière doit-il être créé ? Vos offres doivent s’intégrer en temps réel sur votre site actuel ? Envoyez-vous une réponse systématique à tous vos candidats sans perdre de temps et en étant le plus précis possible. (Modalité de refus, etc.)
  • Moderniser votre processus :
    • Dématérialiser vos recrutements ?
    • Tester de nouvelles méthodes de contact des candidats ? envoi d’offres ou de réponse à offre par SMS ? Poster vos annonces sur vos réseaux sociaux professionnels ?
    • Tester de nouvelles méthodes d’entretien ? Entretien vidéo en direct ou en différé ?
    • Tester de nouvelles méthodes de sélection des candidats ? Envoi de questionnaires candidat ? Analyse et gestion des compétences ? Création de test de validation de compétences techniques ?

Ces besoins “annexes” ne sont pas à négliger. Ils vous permettront de choisir quel logiciel choisir précisément parmi ceux de la grande catégorie définie par vos besoins principaux.

Les Grands Profils de recruteur

1) Le chasseur de tête

Vos besoins sont :

  • Le Sourcing : vous recherchez des profils rares et la publication d’annonce n’est pas une priorité.
  • La conformité RGPD : vous brassez de nombreux CV quotidiennement et contactez un grand nombre de salariés potentiels par e-mailing ou téléphone. Il vous faut désormais être capable de justifier de la nécessité de garder des données personnelles et une automatisation de la suppression des informations sur les candidats que vous n’avez plus en contact depuis longtemps serait un vrai plus.
  • Le mode Collaboratif : le mode collaboratif peut bien sûr vous aider si vous recrutez en équipe mais est surtout utile pour permettre à vos clients d’obtenir une certaine transparence sur l’avancée de vos projets. Ainsi, vous pourrez, selon le logiciel, choisir votre degré de visibilité de vos recrutements (nombre de candidats contactés, CV sélectionnés, possibilité pour l’entreprise de répondre et donner directement son avis sur les profils depuis la plateforme ou via e-mail...)

Autres besoins :

  • La multi-diffusion peut vous être utile car vous postez tout de même des offres d’emploi mais ne souhaitez pas perdre de temps sur cette tâche.

Quel logiciel est fait pour vous ?
Une CVthèque en ligne est une bonne option pour vous : il s’agit d’un outil de sourcing avancé vous donnant accès à des milliers de candidats potentiels et vous permettra de faire des recherches de profil précis pour trouver la perle rare.
De nombreuses CVthèques en ligne existent comme CVaden, LinkedIn Corporate ou Indeed. Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié aux outils du chasseur de tête

Nous vous conseillons également de vous doter d’un outil de gestion de vos candidatures pour stocker vos fiches candidat, les retrouver facilement par compétence ou expérience, partager vos recrutements et CV à vos collègues ou à l’entreprise destinatrice et rester conforme RGPD.
Découvrez comment Beetween intègre le sourcing LinkedIn à son ATS

Découvrez les outils du chasseur de tête

2) Le gestionnaire de CVthèque ou celui qui voudrait le devenir

Vos besoins sont :

  • La gestion du vivier : vous possédez une base de CV importante et pensez pouvoir optimiser son utilisation grâce à un logiciel pour vos prochains recrutements.
  • La gestion des candidatures : le flux de candidatures à vos annonces est important et êtes à la recherche d’un logiciel vous permettant de gérer facilement toutes les candidatures dans les délais impartis. Certains logiciels sont capables de pré-analyser vos CV pour vous permettre de ne pas voir les spam, et de traiter en priorité les CV sérieux.
  • La conformité RGPD : profitez de cette occasion pour vous équiper d’un logiciel conforme RGPD. Que vous ayez des CV papiers ou une boîte e-mail débordant de CV, vous savez que la gestion des CV anciens et la suppression de toutes les données d’un candidat peut s’avérer ardue. Grâce à un logiciel, vous pourrez même automatiser la gestion des anciennes candidatures et de l’envoi des e-mails de rappel à vos candidats pour garder des données à jour et leur avertir de l’utilisation et de la suppression de leur candidature au sein de votre entreprise, administration ou agence.
  • Le mode Collaboratif : êtes-vous plusieurs à recruter ? Recrutez-vous pour un organisme tiers ?

Autres besoins :

  • L’accompagnement dans votre processus de dématérialisation peut être un vrai plus si vous fonctionnez jusque là majoritairement par CV papier et/ou envoi de candidatures et de réponses par courriers postaux.

Quel logiciel est fait pour vous ?

> Vous êtes à la recherche d’un logiciel vous permettant d’optimiser votre vivier : l’ATS est fait pour vous !
Que vous soyez en plein processus de dématérialisation ou que votre boîte e-mail soit simplement trop pleine, vous perdez un temps précieux à retrouver un candidat ayant postulé ou même abandonnez l’idée de rechercher dans les résultats de vos précédentes campagnes de recrutement lorsqu’un nouveau poste vient à s’ouvrir.
Retrouvez le témoignage de Sandrine Perhirin du CHU de Brest sur la mise en place d’un processus permettant l’exploitation de tous ces CV papiers

> Vous recevez beaucoup de candidatures pour les postes que vous proposez (interim, marketing, restauration, accueil, secrétariat…). Vous avez donc besoin d’un logiciel de multidiffusion d’offres d’emploi renforcée avec un système de tri automatique et de gestion ultra-simplifiée des candidatures. Vous avez également la possibilité de demander à votre ATS de s’interfacer avec un logiciel spécialisé dans le parsing et l’analyse des candidatures (comme HR Match par exemple), ceci vous permettra d’obtenir une pré-notation en fonction de l’expérience et de la formation du candidat ayant postulé à votre annonce.

3) Le multi-diffuseur

Vos besoins sont :

  • La multi-diffusion : postez-vous beaucoup d’offres d’emploi ? Sur combien de sites ?
  • La gestion du vivier : possédez-vous une base de CV importante que vous aimeriez pouvoir réutiliser pour vos prochains recrutements ?
  • La gestion avancée des candidatures : le flux de candidatures à vos annonces est-il important ? Arrivez-vous à gérer facilement toutes les candidatures dans les délais impartis ?
  • La conformité RGPD : avez-vous besoin de changer de processus de recrutement pour être conforme au règlement européen sur la protection des données ?
  • Le mode Collaboratif : êtes-vous plusieurs à recruter ? Recrutez-vous pour un organisme tiers ?

Quel logiciel est fait pour vous ?
Tout comme les cabinets d’interim, vous devez gérer beaucoup d’offres d’emploi.
Vous avez donc besoin d’utiliser un bon logiciel de multidiffusion d’offres d’emploi (aussi appelé multiposting) pour un gain de temps non-négligeable et une visibilité accrue des retours des jobboards pour optimiser vos dépenses en terme de sites d’emploi payants.

Beetween multi-diffuse vos offres d'emploi

4) Le recruteur à la recherche de la digitalisation et modernisation de la gestion des recrutements

Vos besoins sont :

  • La multi-diffusion : gagnez du temps en diffusant vos annonces sur plusieurs sites en même temps ! Cela vous permettra de vous recentrer sur l’humain et de peut-être découvrir de nouveaux sites d’emploi sans perdre du temps en copiant-collant et en adaptant vos offres d’emploi à chaque jobboard.
  • La gestion des candidatures : le flux de vos candidatures peut être important, vous avez un certain nombre de CV que vous aimeriez intégrer à un logiciel pour les retrouver facilement lors de vos futurs recrutements. Une telle automatisation vous permettra de répondre à tous vos candidats en quelques clics. Un taux de réponses de 100% est important pour votre marque employeur.
  • La conformité RGPD : un logiciel vous aidera également à être conforme aux règlementations européennes mises en place cette année : une transparence demandée et appréciée par tous les candidats.
  • Le mode Collaboratif : recrutez en équipe sera facilité par un logiciel de recrutement et vous permettra une visibilité sur les recrutements de vos collaborateurs et d’obtenir des statistiques détaillées de vos jobboards préférés afin de vous permettre d’optimiser vos packages de publication.

Quel logiciel est fait pour vous ?
Un logiciel de recrutement ultra complet sera l’idéal pour vous : un ATS alliant gestion, multi-diffusion d’offres d’emploi et des possibilités d’interfaçage avec d’autres logiciels (comme ceux d’entretiens différés, de parsing, de SIRH, de gestion du personnel…).
Afin de toujours plus améliorer votre marque employeur, pensez au RGPD mais aussi à certaines fonctionnalités en interne vous permettant une plus grande visibilité pour les candidats sur vos recrutements. La marque employeur est aujourd’hui essentielle avec l’importance qu’ont pris les réseaux sociaux dans le recrutement et la concurrence qui s’accroît dans certains domaines d’activité (comme l’IT).

Pour cela, un site carrière présentant des offres mises à jour en temps réelle et une mise en avant de l’entreprise au travers des descriptions des missions candidat est nécessaire.

Site Carrière clef en main, iFrame, XML : découvrez quel modèle est fait pour vous !


Un autre avantage de l’ATS sera la constante disponibilité pour les candidats. En effet, il vous sera facile de répondre à un candidat/collaborateur/client sur l’état d’avancé de sa candidature quelque soit le gestionnaire de recrutement. Une transparence et une réactivité qui aura un impact positif sur votre marque employeur.

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