La nouvelle loi européenne concernant le RGPD oblige toutes les entreprises à prendre des mesures concernant la conservation des données : une étape importante dans le recrutement.
Vous retrouverez dans cet article quelques astuces pour respecter cette réglementation au sein des ressources humaines de votre entreprise.

Le RGPD en quelques points

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD est le Règlement général sur la protection des données. On peut également entendre parler de GDPR qui est la traduction anglaise de ce nouveau terme qui fait grand bruit : General Data Privacy Regulation. Cette nouvelle réglementation va devenir le référentiel sur la protection des données dans les années à venir.
Elle vise à assurer la libre circulation des données dans l’Union Européenne tout en améliorant la sécurité. Ce texte doit permettre à tous les états européens de s'adapter aux nouvelles réalités du numérique.
Retrouvez le guide d’accompagnement des PME édité par la CNIL et la BPI (Banque publique d'investissement) (BPI) ainsi que leur mini-guide en quelques fiches.

Quand rentre-t-il en application?

Voté en 2016, le RGPD sera mis en application dans l’Union européenne à partir du 25 mai 2018. Les autorités mettent en oeuvre de nombreux documents afin de permettre à tous de comprendre, de s’adapter et de mettre en place des mesures afin de s’y soumettre.

Soyez prêts avant le 25 mai, pour pouvoir anticiper et ajuster les traitements si besoin !

RGPD : frein ou levier pour mon entreprise ?

Le RGPD n’a pas été instauré pour imposer un règlement contraignant aux entreprises, bien au contraire. A l’heure où les citoyens du monde entier sont de plus en plus frileux de partager leurs données personnelles, être conforme au RGPD ne peut être qu’un atout pour une entreprise. En effet, ce respect de la réglementation implique une organisation et optimisation des processus de traitement des données qui rassure tout consommateur.
Le RGPD doit donc être considéré comme une réelle opportunité pour sécuriser ses données et pour mettre en place un projet technique et juridique de transformation digitale.

Mon entreprise est-elle concernée ?

Le règlement RGPD s’applique à tout établissement traitant des données à caractère personnel de citoyens européens. Sont concernées, les structures responsables du traitement des données et les sous-traitants qui ont un établissement dans l’Union européenne ou qui proposent une offre de biens ou services visant des personnes se trouvant sur le territoire de l’Union européenne.
Le RGPD est donc une réglementation importante à prendre en compte dans la gestion des recrutements et plus particulièrement des candidats !

Quelles sont les étapes clés pour être conforme ?

1. Nommez votre DPO

Le DPO (Data Protection Officer ou délégué à la protection des données personnelles) sera la personne en charge de la construction et du suivi de votre projet de mise en conformité au RGPD. Cette personne sera donc le chef d’orchestre chargé de conseiller et informer le responsable des traitements des données afin d’assurer le respect du RGPD.

2. Construisez votre registre des données

Cette étape est certainement la plus importante : elle consiste à lister tous les traitements de données à caractère personnel de l’entreprise afin d’avoir une vue globale de vos traitements :
- Finalité
- Type de donnée
- Sécurité et droit d’accès à la donnée
- Durée de conservation

3. Faites le tri

Faites le tri des données personnelles que vous conservez et éliminez les données qui n’ont pas d’intérêt réel pour votre activité.

4. Informez vos utilisateurs et consommateurs

Le RGPD implique le respect du droit des personnes. De ce fait, vous devrez informer les personnes sur le traitement de toutes les données personnelles que vous récoltez (Candidats, clients, salariés, etc.) :
- La finalité de conservation des données
- La durée de conservation
- Le droit d’accès, modification et suppression
- La sécurité de stockage et partage de ces données

5. Sécurisez vos données

Les données que vous stockez doivent être protégées et cryptées en fonction de niveau de risque associé en cas de violation. Mettez en oeuvre tous les processus pour sécuriser le stockage, les droit d’accès et le partage des données.

Le RGPD dans le cadre de mes recrutements

Combien de temps puis-je conserver mes CV ?

La réglementation oblige la mise en place d’un processus de suppression des données personnelles des candidats 24 mois après le dernier contact avec ce dernier. Ce processus de suppression doit être référencé dans le registre des traitements des données, qu’il soit automatisé, ou non.

Comment continuer à conserver les CV plus de 24 mois ?

Avec l’autorisation des candidats bien entendu !

Si toutefois, vous souhaitez conserver un CV de plus de 2 ans, il vous faudra demander l’autorisation du candidat de garder et d’utiliser ces données pour votre entreprise dans le cadre de vos recrutements.

Comment Beetween m’accompagne dans cette étape ?

A partir de mai 2018, Beetween vous permettra bien évidemment d’être conforme à cette réglementation grâce à : 

  • La suppression manuelle des CV

Beetween a mis en place un bouton vous permettant de supprimer définitivement une fiche candidat ainsi que toutes ses données associées.

  • L'envoi d'un e-mail d'accusé de réception de candidatures 

Ce e-mail permettra aux candidats de vous contacter (renseignez votre adresse e-mail par défaut dans les paramètres de votre compte Beetween). Par cette adresse e-mail, le candidat pourra vous demander les informations contenues dans sa fiche candidat, ou vous demander a suppression définitive de toutes ses données.

  • La suppression automatique de tous les CV et données ayant plus de 2 ans d'inactivité

 

Beetween vous permet donc manuellement de supprimer des dossiers candidats à tout instant.

Beetween vous propose également en option d’automatiser certains processus
  • Modification de la date d’expiration automatique des données candidat

Beetween vous permet de définir la durée maximale de conservation d’un CV après le dernier contact avec le candidat. Ainsi, votre logiciel de recrutement Beetween supprimera automatiquement les CV à leur date d’expiration. Cette durée est actuellement fixée à 24 mois.

  • Relance automatique des candidats

Quelques jours avant la suppression automatisée des candidatures arrivant à expiration, Beetween peut vous permettre d’envoyer un e-mail prévenant le candidat que toutes ses données vont être supprimées. Ainsi, si le candidat souhaite que vous conserviez ses données pour de futures opportunités de recrutement, un bouton d’action lui permettra de prolonger la durée de conservation de ses données.

  • Les questionnaires candidats

Un questionnaire candidat peut être envoyé dans l’accusé de réception d’une candidature pour demander plus d’informations.

Le RGPD stipule qu’il faut informer clairement le candidat du traitement qui sera effectué sur ses données. Beetween peut vous permettre également de demander au candidat de choisir s’il souhaite que ses données soient conservées pour d’autres opportunités lorsqu’il vous communique ses données.

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