Aujourd’hui, nous avons eu la chance de rencontrer Sandrine Perhirin, responsable du recrutement au CHRU de Brest, qui utilise l’ATS Beetween depuis un peu plus d’un an.

Le CHRU de Brest est un établissement, de plus de 500 millions d’euros de budget, qui emploie environ 6500 salariés et 600 médecins. Le «Turn over» naturel des professionnels de l’établissement induit, chaque année, environ 300 recrutements nouveaux, hors contrats saisonniers.

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Pour gérer cette structure, les recruteurs se répartissent les 4 grands secteurs d’activité :

  • Le recrutement des administratifs
  • Le recrutement des personnels logistiques
  • Le recrutement du pôle médico-technique, regroupant les professions réglementées et diplômantes (infirmières, kinés, et autres professions pour lesquelles on ne peut pas exercer sans le diplôme spécifique)
  • Le recrutement du pôle soignant qui est le plus grand pourvoyeur de recrutements qui représente à peu près 50% des effectifs.

Sept gestionnaires s’occupent de ces recrutements tout au long de l’année et Mme Perhirin supervise l'ensemble de ces équipes.

Qui est Sandrine Perhirin ?

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Dans la logique d’un second parcours professionnel orienté vers le développement des Ressources Humaines, j’occupe mes fonctions de chargée de recrutement et de suivi des effectifs au CHRU de Brest depuis maintenant 4 ans et demi.

De formation initiale plutôt scientifique, et ayant exercé un métier où les innovations technologiques et informatiques avaient une place fondamentale (Manipulatrice en électroradiologie médicale), le développement des outils numériques faisait partie de mon quotidien. Je pense que cela n’est pas étranger à ma réflexion sur l’évolution nécessaire des pratiques de recrutement et en particulier ma volonté de mettre en place la dématérialisation.”

Pourquoi avoir choisi un logiciel de recrutement ?

Dématérialisation

L’innovation, qu’elle soit médicale, scientifique, organisationnelle, ou encore par les services rendus, constitue l’ADN du CHRU de BREST.
Le recrutement ne pouvaient échapper à cette logique, et la modernisation des processus s’imposait aussi comme une évidence !

A mon arrivée sur la DRH, j’ai pu constater que des piles de CV de plusieurs mètres de hauteur se trouvaient dans les locaux, et qu’aucun système de classification ne permettait d’exploiter correctement ces données.

De plus, internet et les réseaux sociaux font maintenant partie intégrante des process de recrutement. Les candidats, de plus en plus connectés, consultent de moins en moins les médias «papier». Ils veulent avoir accès à l’information en temps réel, et pouvoir postuler de façon dématérialisée via smartphone, tablette, PC …

La dématérialisation du recrutement est un process assez nouveau dans la fonction publique hospitalière. Le CHRU de Brest a été l’un des premiers établissements à se lancer sur le numérique avec l’appui de Mme Perhirin.
Un challenge ambitieux mais nécessaire, car cette organisation avait de nombreuses conséquences.

  • “En effet, au delà de ces piles inexploitables, l’optimisation du foncier est un point clef qui nous a décidé, les locaux n’étant pas extensibles.”
  • Certains candidats n’avaient pas de réponses à leur candidature car tout fonctionnait par voie postale, une perte de temps, un coût important et un impact écologique inquiétant en découlaient. La nouvelle stratégie met donc en avant, l’importance de recevoir une réponse qu’elle soit positive ou négative, en prenant un engagement de 100% de réponse aux candidats.
  • Des frais d’affranchissement très importants sans réelle plus value. En effet, tout passait par voie postale, chacun envoyait son dossier papier.
  • Des frais de publication, pas toujours optimisés, car contractés et gérés par des secteurs de recrutements différents et parfois cloisonnés.
  • Des conséquences écologiques dues à cette surabondance de papier.

“Tout ça mis bout à bout, j’ai alors décidé de réfléchir sur les différentes solutions qui pouvaient exister.”

“Avec Beetween, on a une assurance d’une qualité qui a été éprouvée avec d’autres entreprises.”

Collaboratif

Le CHRU de Brest est un établissement qui sort d’un plan de retour à l’équilibre.
Afin de continuer à garantir la maitrise nécessaire de la masse salariale, et éviter des recrutements peut être inutiles, l’idée était de ne disposer que d’une seule licence recruteur, afin de permettre à une seule personne, d’avoir une vision transversale avant que l’annonce ne soit publiée.

De plus, de par la nature pénible de certains métiers exercés dans les hôpitaux, de agents nécessitent d’un accompagnement spécifique afin de pouvoir être maintenus dans l’emploi.
D’un nouveau périmètre de poste prenant en compte de  nouvelles possibilités et limites physiques à la nécessité d’un repositionnement professionnel, il faut chaque fois réussir à décloisonner les secteurs de recrutements et dépasser la notion parfois limitative de grade afin de permettre une reprise d’activité professionnelle productive, voire réparatrice ; sans oublier, les profils en fin de contrat, qui ont donné satisfaction, afin de leur proposer de nouveaux postes.

"Le capital humain du CHRU est une mine d'or à partir du moment où vous avez «la bonne personne au bon endroit» : c’est ce que nous permet la transversalité de Beetween ! ... Ce poste unique nous permet de trouver les solutions les plus efficientes, chaque fois que possible, et de ne recruter vers en externe que lorsque le besoin est réel."

Sandrine Perhirin occupe ce poste clef. C’est elle qui reçoit toutes les offres de recrutement (après analyse de la pertinence du besoin par chaque chargé de recrutement) et publie l’offre si  le besoin de recruter en externe est validé.

De plus, les 4 secteurs avaient des pratiques très disparates: “Chaque pôle ayant constitué son propre processus de recrutement avec ses propres trames de courrier, de plus les CVthèques étant en version papier, elles n’étaient pas exploitées.”

Les recruteurs n’avaient aucune visibilité sur les recrutements des autres secteurs. Il fallait donc décloisonner ces cellules, en créant un process commun et évaluer les besoins en terme de jobboards pour optimiser les packages sur les sites d’emploi payants.

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Comment le CHU de Brest s’est-il lancé dans ce projet ?

1 ) L’harmonisation du processus de recrutement

"Nous avons tout d’abord  travaillé en équipe sur une démarche qualité et formalisé notre trame de recrutement : quels étaient les pré-requis, les étapes indispensables… Ce processus a duré quelques semaines, le temps de se mettre d’accord.”

Suite à l’élaboration d’une charte qualité (le process de recrutement), l’équipe a décidé de reprendre, étape par étape, tous les supports techniques et modes opératoires nécessaires.

“Cette formalisation est aussi en lien avec les démarches d’accréditation et de certification attendues des établissements de santé de la fonction publique, engagés dans une démarche qualité."

2) L’harmonisation du discours aux candidats

Dans la suite logique, une harmonisation du discours a été mise en place, via la création de modèles types de lettres aux candidats, pour toutes les équipes.

3) La répartition des rôles pour les recrutements

Mme Perhirin centralise les besoins d’embauche, elle rédige l’annonce, la diffuse, partage les dossiers de recrutements entre les différents pôles et les candidatures qui y sont automatiquement rattachées.
Chaque pôle de recrutement gère ensuite le dossier de recrutement : consultation, tri des CV, entretiens...

Une réunion hebdomadaire a lieu entre les équipes pour faire un point sur les bilans de recrutement. Un échange sur la pertinence d’un besoin a également lieu à lors de cette réunion, durant laquelle, les équipes se mettent d’accord pour recruter vers l’extérieur avec Beetween.

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Quel est le premier bilan à tirer d’un an d’utilisation du logiciel de recrutement Beetween ?

• Un gain de temps important

La multidiffusion d’annonces et la centralisation des candidatures, sur la plateforme Beetween permet au CHU un gain de temps réparti sur tout le process de recrutement.

“Nous nous sommes recentrés sur la recherche de talents, le sourcing, sur tout ce qui fait l’expertise d’un responsable RH et avons pu nous affranchir de missions administratives sans réelle plus-value.”

• Des offres d’emploi de plus en plus dynamiques

Grâce au gain de temps et aux statistiques proposés par Beetween, les recruteurs peuvent améliorer  l’attractivité des annonces diffusées.
“En intégrant des vidéos en fonction du poste que l’on recherche, des campagnes publicitaires ou de communication qui ont été faites sur le sujets, des articles, des interviews de personnes du secteur… nous essayons de rendre l‘annonce assez dynamique et je trouve que nous avons des candidatures de bien meilleure qualité que celles que nous avions auparavant. “

• 100% de réponses aux candidats

“Je trouvais que c’était un plus en terme d’image de l’établissement.”
En effet, en répondant à chaque candidature, le CHU de Brest a pu améliorer sa marque employeur.
La gestion des doublons et l’historique des dossiers permis par le logiciel Beetween, permet également de mieux cerner les candidats et de savoir s’ils ont déjà postulé à plusieurs offres. Ces informations, permettent aux recruteurs de mieux les orienter et de répondre à leurs attentes.

• Un mode collaboratif permettant un suivi facile de tous les recrutements

• La multidiffusion des offres d’emploi

“Auparavant,  lorsque nous souhaitions  mettre une offre en ligne, il fallait nous rendre sur l’APEC, puis Indeed, puis Pôle emploi… aujourd’hui, on fait tout cela en UNE fois : Beetween multidiffuse en un clic et cela fait un gain de temps énorme.”
La multidiffusion a également permis à l’équipe de diffuser sur plus de sites que précédemment. En effet, chaque site ayant son format d’annonce, les équipes n’avaient pas le temps de tester de nouveaux supports.

• Une plus grande visibilité

Une diffusion sur de nombreux sites d’emploi, mais aussi sur les réseaux sociaux et sur leur propre site grâce à l’intégration d’un iFrame, permet au CHU de Brest, de toucher plus de candidats potentiels.
“Le fait d’être plus visible nous a permis d’attirer des candidatures pour lesquelles nous étions  en situation pénurique : je pense notamment aux kinés, aux infirmières de bloc opératoire… nous nous sommes rendus plus visibles et avons donc peut être plus donné envie de travailler dans l’établissement.

• Utilisation de la CVthèque

“Aujourd’hui, nous pouvons utiliser notre CVthèque et retrouver facilement les candidats : il nous suffit de taper des mots clefs pertinents, comme telle certification ou tel permis, et les candidats correspondants à ces critères sont automatiquement filtrés par Beetween.

• Les avis managers

La fonctionnalité “avis manageur” permet à ces derniers de noter ou commenter un CV pour aider ou orienter un recruteur. Les recruteurs ont, grâce à cette fonctionnalité, pu inclure les managers au process d’embauche.

• Un logiciel relié à nos agendas Outlook

Cela permet à l’équipe de programmer des entretiens, en bloquant les créneaux directement dans leur agenda professionnel.

• Outil statistiques

“Chaque année nous faisons un bilan important. Grâce à Beetween, nous parvenons à identifier précisément les grandes phases de l’année où il y a plus de recrutements que d’autres, ce que nous ne faisions pas de façon si fine  auparavant. Nous avons également travaillé sur la pertinence des supports, leur rentabilité afin de pouvoir les optimiser.

"Sur une année seulement d’utilisation, nous avons déjà fait un tri important !"

Notre inquiétude était : “Puisque c’est un gain de temps, est-ce que l’on va nous supprimer des postes en RH ?

Le CHU de Brest a fait le choix de garder l’intégralité de ces postes RH.
Les gestionnaires ont pu se recentrer sur leur expertise, à savoir le recrutement. Un regain de motivation s’est fait ressentir dans les équipes qui ont pu se recentrer sur la qualité des candidatures et des entretiens :
“On a eu plus de temps pour retravailler l’annonce, pour bien expliquer ce que l’on cherche, on obtient ainsi une meilleure qualité de publication de l’offre parce qu’on a eu plus de temps à y consacrer. Donc l’un dans l’autre, on y a tous gagné :

  • les équipes: parce que les candidats sont de meilleurs qualités
  • les candidats : parce que plus motivés parce qu’ils ont choisi le CHU de Brest”

Le petit plus de l’équipe Beetween :

“Ce qui m’a plu aussi, c’est la relation que l’on peut avoir avec les collaborateurs de Beetween : réactifs et me donnant la possibilité d’avoir une démonstration de la plateforme Beetween, sur place à Rennes. Nous avons également pu bénéficier d’une formation par visioconférence qui s’est très bien passée.”

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